Buchhaltung: Welche Möglichkeiten gibt es für KMU?

Möglichkeiten der Buchhaltung Schweizer KMU, Run my Accounts

Die Buchhaltung in der Schweiz kann insbesondere für KMU eine herausfordernde Angelegenheit sein. Kleine und mittlere Unternehmen haben nur begrenzte Ressourcen, müssen aber dennoch eine ordentliche Buchführung vorlegen. Dass der Wunsch nach einfachen Lösungen gross ist, ist somit nicht verwunderlich. Der einfache Weg darf aber keineswegs die gesetzlichen Regelungen umgehen, denn dann drohen Probleme mit dem Fiskus.

Eine intensive Auseinandersetzung mit der Gesetzeslage ist für KMU stets sinnvoll. Zudem sollten sie über das Outsourcing der Buchhaltung nachdenken. Run my Accounts erweist sich als solider Partner für dieses Unterfangen. Die Buchhaltung der Zukunft liegt uns ebenso wie KMU am Herzen. Digitale Komplettlösungen sind unsere Kernkompetenz. So heben Sie die Buchhaltung Ihres Unternehmens auf das nächste Level.

Mit einer professionellen Buchhaltungssoftware aus der Schweiz sind Schweizer KMU bestens beraten. Zunächst tun sie aber gut daran, sich über die verschiedenen Möglichkeiten der Buchhaltung zu informieren. Nachfolgend erfahren Sie viel Wissenswertes und können sich einen Eindruck von den Angeboten von Run my Accounts verschaffen.

Ein KMU hat ganz unterschiedliche Möglichkeiten, mit dem Thema Buchhaltung umzugehen. Zur Erledigung der Buchhaltung gibt es verschiedene Software-Typen, Online- und Offline-Lösungen, aber auch die Auswahl von In- oder Outsourcing-Lösungen, welche in Fragen kommen können. Diese Vielfalt wollen wir in diesem Blog beschreiben, damit Sie über eine gute Entscheidungsgrundlage verfügen und eine für Sie passende Lösung anstreben können.

Verschiedene Möglichkeiten zur Erledigung der Buchhaltung eines Schweizer KMU

Verschiedene Software-Typen

Die Finanzbuchhaltung (FiBu)

Eine FiBu erfüllt einfachste Anforderungen. Die Buchhaltung wird im Modus der «Nacherfassung» geführt. Der Buchhalter geht anhand eines Bankkontoauszuges vor. Zu jeder einzelnen Transaktion wird jeweils das Gegenkonto zum Bankkonto bestimmt und die MWST oder Vorsteuer gebucht. Die Buchhaltung wird nach der vereinnahmten Methode geführt, d.h. es werden ausschliesslich Zahlungsein- und -ausgänge erfasst. Die FiBu erfasst die Geschäftsvorfälle nur in der Dimension des Kontenplans. Der Vorteil einer Finanzbuchhaltung: jeder der einmal in der Schule Buchhaltung gelernt hat, versteht diese sofort, denn es werden klassische Soll-Haben Buchungen erstellt. Die Aussagekraft ist aber auf Auswertungen der Bilanz- und Erfolgsrechnung beschränkt und es fehlen, mangels Erfassung, Kunden-Statistiken und Zahlungseingangskontrollen.

Die in Nebenbüchern geführte Buchhaltung

Nebenbücher (Debitoren, Kreditoren, Lohn, …) dienen dazu, bestimmte Hauptbuchkonten der FiBu detaillierter zu erläutern. Das am meisten verwendete Nebenbuch ist das Debitoren-Nebenbuch, welches für die Fakturierung verwendet wird. In Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltungen werden Rechnungen per Rechnungsdatum erfasst und mit deren Entstehung als offene Position in die Buchhaltung eingebucht. Mit dem Zahlungsein- oder -ausgang wird die offene Position gegen das Debitoren- oder Kreditorenkonto der FiBu sowie gegen das Bankkonto geschlossen. Der Vorteil von Nebenbüchern; die FiBu wird sozusagen im Hintergrund geführt, während die aus- und eingehenden Rechnungen erfasst werden. Der Nachteil: die wesentlich höhere Komplexität und die damit einhergehende fachliche Anforderung an den Anwender der Buchhaltungssoftware. Eine mit Nebenbüchern geführte Buchhaltung verfügt über fast doppelt so viele Buchungen wie eine simple Finanzbuchhaltung.

In- oder Outsourcing

Die “Schuhschachtel Buchhaltung”

Für ein Unternehmen, das keine aktuelle Buchhaltung benötigt, kann eine sogenannte Schuhschachtel Buchhaltung ausreichend sein. Dabei sammelt man die anfallenden Belege und Rechnungen und gibt diese von Zeit zu Zeit an den Treuhänder weiter. Der Treuhänder führt für seinen Mandanten eine Finanzbuchhaltung (siehe oben) und erstellt die MWST-Abrechnungen und Jahresabschlüsse. Weil durch die FiBu bedeutend weniger Erfassungsaufwand anfällt, ist diese Art des Outsourcings in der Regel wesentlich günstiger, als wenn der Treuhänder eine Nebenbücher-Buchhaltung führt.

Flexible Arbeitsteilung: MWST und Abschluss an den Treuhänder auslagern

Als weitere Variante kann man die Buchhaltung im Unternehmen selber vorerfassen und die fachlichen Arbeiten wie Abstimmung, MWST-Abrechnungen, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen bei einem Treuhänder in Auftrag geben.

Wenn mehrere Personen an der gleichen Buchhaltung arbeiten, ist jedoch Vorsicht geboten. Durch die interpersonelle Schnittstelle können vermehrt Fehler entstehen, welche im Nachlauf oft nur aufwändig zu finden sind. Einen Fehler in einer Buchhaltung zu finden, gleicht oft der Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Entscheidend für das Funktionieren einer solchen Zusammenarbeit sind klare Absprachen, wer für was die Verantwortung übernimmt. Denn: Zu viele Köche verderben den Brei. Aber noch wichtiger: Die Kooperation funktioniert nur dann reibungslos, wenn im Unternehmen genügend fachliches Know-how und Zeit zur Verfügung stehen.

Buchhaltung im Unternehmen führen

Die Buchhaltung komplett selber zu erledigen, macht in folgenden Fällen Sinn:

  1. In grösseren Unternehmen, wenn jemand über fundierte Fach- und Allrounder-Kenntnisse im Bereich der Buchhaltung verfügt. Ein Fachausweis (“Fachmann/-frau Finanz- und Rechnungswesen mit eidg. Fachausweis‎”) oder eine gleichwertige Ausbildung bilden dafür die Grundvoraussetzung. Nur grössere Unternehmen werden sich eine eigene Fachkraft leisten können.
  2. In Personengesellschaften oder ganz kleinen Verhältnissen ohne MWST Pflicht.

Möglichkeiten der Buchhaltung für Schweizer KMU, Run my Accounts

Online oder Offline

Offline-Buchhaltungssoftware

Auch heute noch werden viele Buchhaltungen in Offline-Systemen geführt. Die Gründe dafür sind unterschiedlich:

  1. Der Kreis der Nutzer einer Buchhaltungssoftware in einem KMU ist oft limitiert, weil gar nicht jeder Mitarbeiter darauf zugreifen darf. Die Finanzzahlen sind dem Buchhalter und Geschäftsführer vorbehalten.
  2. Buchhaltungssoftware ist sehr umfassend und es ist nicht einfach, die kompletten Funktionalitäten in ein Web-Frontend zu portieren.
  3. Die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten mögen auf den ersten Blick mit dem Internet und dessen öffentliche Zugänglichkeit im Konflikt stehen.
  4. Buchhalter setzen gerne auf bereits bewährte Lösungen.
  5. Es gibt sehr viele Offline-Lösungen auf dem Markt.

Remote-Desktop-Systeme

Viele eigentliche Offline-Buchhaltungs-Lösungen werden mittlerweile auch auf Remote-Desktop Systemen z.B. über Citrix-Technologie angeboten. Hier ist die Buchhaltungssoftware auf einem zentralen Server ausserhalb der Firma in Betrieb und der Nutzer greift über einen Fernzugriff auf die Software zu. Damit entfällt der Betrieb der Software. Solche Systeme werden meist in einem Mietmodell angeboten. In der Anwendung unterscheiden sich diese Lösungen aber nicht von den zugrunde liegenden Offline-Buchhaltungs-Systemen.

Online-Buchhaltungssoftware

Dabei handelt es sich um für’s Internet entwickelte Buchhaltungs-Systeme, welche über den Webbrowser geräte- und ortsunabhängig bedient werden können (SaaS). Solche Systeme folgen modernen Webstandards und bieten den Vorteil, dass sie laufend weiterentwickelt und auf dem neuesten Stand der Technik gehalten werden können. Weil heute generell Online-Software die Normalität ist, erwarten die meisten Nicht-Buchhalter eine Online-Buchhaltungssoftware zur Erledigung der Buchhaltung.

Ein Online-Buchhaltungsprogramm ist gerade dann sinnvoll, wenn mehrere Parteien an einer Buchhaltung arbeiten. Zum Beispiel, wenn eine Arbeitsteilung zwischen Unternehmen und Treuhänder stattfindet.

Warum können KMU bei der Buchhaltung in der Schweiz Erleichterungen in Anspruch nehmen?

online-account

Die moderne Buchhaltung hält heute vielfältige Möglichkeiten für Unternehmen bereit. Darüber hinaus sollten KMU-Inhaber wissen, dass sie gegebenenfalls besondere Regelungen in Anspruch nehmen können. Die Regeln zur Buchhaltung in der Schweiz sehen gewisse Erleichterungen für kleine und mittlere Unternehmen vor. Angesichts der ansonsten strengen Vorgaben stellt sich die Frage, warum das so ist. 

Zunächst ist es wichtig, zu wissen, was in der Schweiz unter einem KMU zu verstehen ist. Dazu sollte die offizielle Definition für KMU genutzt werden. Demnach handelt es sich dabei um Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten. Per Definition haben grosse Unternehmen 250 Mitarbeiter oder mehr. In der Schweiz findet im KMU-Bereich zudem die folgende Differenzierung statt:

  • 1 bis 9 Beschäftigte = Mikrounternehmen
  • 10 bis 49 Beschäftigte = kleine Unternehmen
  • 50 bis 249 Beschäftigte = mittlere Unternehmen

KMU zeichnen sich also im Wesentlichen durch ihre geringe Zahl an Beschäftigten aus. Dementsprechend verfügen sie im Vergleich zu grossen Unternehmen über geringere Ressourcen. Die Bürokratie bedeutet für solche KMU daher einen erheblichen Aufwand, der mitunter unverhältnismässig erscheint. Der Gesetzgeber ist sich dessen bewusst und erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen eine einfache Buchführung für KMU.

Die Erleichterungen in der KMU-Buchhaltung sollen folglich als Entlastung für kleine und mittlere Unternehmen dienen. Diese würden durch die doppelte Buchführung in besonderem Masse belastet. Damit sie die Buchhaltung nicht erhebliche Ressourcen kostet und von ihrem Kerngeschäft abhält, kann gegebenenfalls die einfache Buchführung genutzt werden.

Wie können KMU die Buchhaltung in der Schweiz vereinfachen?

Die einfache Buchführung für KMU kommt in der Schweiz als sogenannte Milchbüechli-Rechnung daher. Sie sorgt für eine erhebliche Vereinfachung der Buchhaltung. KMU, die Personengesellschaften oder Einzelunternehmen sind und einen Jahresumsatz von unter CHF 500’000 haben, können die einfache Milchbüechli-Rechnung nutzen.

Die einfache Buchhaltung in der Schweiz geht mit einem Verzicht auf die doppelte Buchführung einher. Der Vorteil besteht darin, dass bei der Milchbüechli-Rechnung lediglich über die Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch geführt werden muss. Im Gegensatz dazu sieht die doppelte Buchführung eine Jahresrechnung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang vor.

Indem sich KMU für die einfache Milchbüechli-Rechnung entscheiden, können sie die Buchhaltung erheblich vereinfachen. Dazu müssen sie selbstverständlich die betreffenden Voraussetzungen erfüllen. Gleichzeitig darf auch die einfache Buchhaltung in der Schweiz nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Ein professioneller Buchhaltungsservice wie Run my Accounts kommt KMU sehr zugute und gibt ihnen die Möglichkeit, die gesamte Buchhaltung auszulagern.

Wie profitieren KMU von einer professionellen Buchhaltungssoftware aus der Schweiz?

Rechnen

Vor der Entscheidung, die Buchhaltung auszulagern oder selbst durchzuführen, steht jeder Unternehmer irgendwann. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen kann die Buchhaltung eine zusätzliche Last sein, die sie von ihrer Kerntätigkeit abhält. Eine ordentliche Buchhaltung erfordert Zeit und Personal. Beides fehlt gegebenenfalls im Kerngeschäft, wodurch die Geschäftstätigkeit mitunter eingeschränkt sein kann.

Vor allem KMU verfügen über begrenzte Ressourcen, die gezielt und optimal genutzt werden müssen. Eine aufwendige Buchhaltung kann hinderlich sein, deshalb ist das Outsourcing in Betracht zu ziehen. Auf diese Weise müssen Sie kein Personal für die Buchhaltung einplanen oder abseits Ihres Kerngeschäfts anderen Tätigkeiten nachgehen.

Externe Dienstleister verschaffen KMU wichtige Freiräume und verfügen zudem über die erforderliche fachliche Kompetenz. Vornehmlich KMU sollten dies zu schätzen wissen und bedenken, dass ein Treuhänder vielfach die bessere Wahl sein kann. Wenn die Zeit, das Personal und die Kompetenz im eigenen Unternehmen fehlen, ist es gut, auf externe Spezialisten zurückzugreifen. Gegebenenfalls kann auch eine Mischform gewählt werden.

Dass gute Gründe für das Auslagern der Buchhaltung sprechen, liegt auf der Hand. Vor allem KMU ohne eigene Abteilung für das Rechnungswesen tun gut daran, mit einem vertrauenswürdigen und erfahrenen Partner zusammenzuarbeiten. Falls Sie sich noch unsicher sind, finden Sie nachfolgend eine Übersicht der wesentlichen Vorteile des Outsourcings:

  • Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
  • Sie benötigen keine eigenen Fachkräfte für die Buchhaltung.
  • Sie übertragen die buchhalterischen Aufgaben an erfahrene und kompetente Dienstleister.
  • Durch das Auslagern der Buchhaltung verschaffen Sie sich ein Höchstmass an Flexibilität.
  • Das Outsourcing kann die Kosten reduzieren.
  • Indem Sie die Buchhaltung auslagern, müssen Sie keinen hohen Aufwand betreiben und haben Ihre Zahlen dennoch stets im Blick.

Was muss eine gute Buchhaltungssoftware aus der Schweiz können?

Zahlen

Das Angebot entsprechender Programme ist gross, wodurch Interessierte die Qual der Wahl haben. Grundsätzlich ist es wichtig, eine den Bedürfnissen entsprechende Buchhaltungssoftware auszuwählen.

Schweizer KMU sollten eine Buchhaltungssoftware aus der Schweiz einsetzen, da diese optimal auf den hiesigen Markt zugeschnitten ist. Ausserdem muss sie den besonderen Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen gerecht werden. Es bedarf somit einer speziellen Buchhaltungssoftware für Schweizer KMU. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, was diese konkret leisten muss.

Ein gutes Beispiel für eine gelungene Buchhaltungssoftware aus der Schweiz liefert Run my Accounts. Unsere Online-Buchhaltungs-Software ist perfekt auf das Outsourcing zugeschnitten und kommt KMU so in besonderem Masse entgegen. Komplizierte Buchungen sind nicht erforderlich, wodurch ein leichter Zugang zur Buchhaltung ermöglicht wird.

Die Buchhaltungssoftware für die Schweiz von Run my Accounts ist nicht nur dadurch komfortabel, dass sie online zur Verfügung steht. Es sorgen auch die umfangreichen Funktionen und Reports für kontinuierliche und verständliche Übersichten. Ein wesentlicher Faktor ist diesbezüglich das übersichtliche Dashboard, das alle relevanten Kennzahlen präsentiert. Insbesondere in Verbindung mit unserem Treuhandservice haben Sie Ihre Buchhaltung so bestens im Griff.

Ein hoher Automatisierungsgrad steigert den Nutzen einer Buchhaltungssoftware enorm. Die Spesen-App von Run my Accounts macht dies deutlich. Als KMU profitieren Sie davon in besonderem Masse. Ihre Mitarbeiter fotografieren die Spesen-Belege lediglich ab. Nach Ihrer Freigabe erfolgen die erforderlichen Buchungen automatisch. Die digitale Ablage ist ebenfalls integriert und schafft die Basis für die Buchhaltung der Zukunft.

Speziell für KMU ist es wichtig, dass die Buchhaltungssoftware die folgenden Kriterien erfüllt:

  • übersichtlich
  • komfortabel
  • intuitiv bedienbar
  • hoher Grad an Automatisierung
  • sicher
  • für das Outsourcing geeignet
  • flexibel
  • digital
  • effizient

Mithilfe der richtigen Software lässt sich die Buchhaltung einfach und schnell regeln. Vor allem für KMU ist dies immens wichtig, weil sie praktische und simple Lösungen brauchen. In der Schweiz sind wir Ihr zuverlässiger Partner und bieten Ihnen neben einer Buchhaltungssoftware noch einige weitere Services. Entdecken Sie die Möglichkeiten und sichern Sie sich die Unterstützung, die Sie brauchen.

Wo platziert sich die Lösung von Run my Accounts?

Run my Accounts bietet ein Outsourcing der Buchhaltung auf Grundlage einer eigenen Online-Buchhaltungssoftware mit Nebenbüchern an. Wir übernehmen die gesamte Verantwortung über die Buchhaltung unserer Kunden: Vom Einlesen von Spesen, Rechnungen, Banktransaktionen über die MWST-Abrechnung bis zum Jahresabschluss. Run my Accounts hat die Vision, die Buchhaltung von KMU gänzlich für die Kunden zu übernehmen. Dafür arbeiten wir sehr stark prozessorientiert und standardisiert. Belege lesen wir automatisiert, anhand eines eigen entwickelten Algorithmus ein. Zur Sicherstellung der Qualität verfügen wir über ein Service Center. Alle buchhalterischen sowie auch treuhänderischen Arbeiten sind aufeinander abgestimmt und gehen Hand in Hand.

Dadurch erhalten unsere Kunden von uns aktuelle Zahlen Ihrer Buchhaltung zu tiefen Kosten. Unter folgendem Link finden Sie den Ablauf unserer Dienstleistung in sechs Schritten.

Obwohl wir oft mit den erhältlichen Online-Buchhaltungssoftware verglichen werden, sind wir diesen gar nicht so ähnlich. Wir bieten die Erledigung der Buchhaltung (Dienstleistung) gegenüber dem Angebot einer Online Software (Programm), welche Sie bei der Erledigung Ihrer Buchhaltung unterstützt. Diesen Unterschied werden wir im nächsten Blogbeitrag näher beleuchten.

Worauf Sie bei der Wahl Ihrer Lösung achten sollten

Welche Buchhaltungs-Lösung für Sie ideal ist, muss individuell entschieden werden. Für verschiedene Konstellationen sind unterschiedliche Lösungen passend. Generell lässt sich jedoch sagen:

  • Für kleinere Unternehmen eignet sich eine FiBu besser als eine Nebenbücher-Buchhaltung.
  • Unternehmen ab fünf Mitarbeitern sollten die Buchführung über Nebenbücher in Betracht ziehen.
  • Ein Online-Buchhaltungsprogramm ist dann sinnvoll, wenn mindestens teilweise ein Outsourcing der Buchhaltung in Frage kommt.
  • Run my Accounts eignet sich aufgrund tiefer Gesamtkosten sowohl für kleinere als auch für grössere Unternehmen, für welche ein Standard-Prozess in der Buchhaltung passend ist.

Run my Accounts: Ihr Partner in der Schweiz für eine moderne und funktionale Buchhaltung 

Buchhaltungssoftware Schweiz

Wir von Run my Accounts wissen um die Herausforderungen, die KMU in der Schweiz tagtäglich meistern müssen. Zudem kennen wir die geltenden Buchhaltungspflichten und Anforderungen an einen kaufmännischen Betrieb. Fachliche Kompetenz in Sachen Rechnungswesen können wir ebenfalls vorweisen. Wenn Sie die gesamte Buchhaltung auslagern möchten, sind wir Ihr professioneller Partner in Sachen Buchhaltung.

Sie möchten die Buchhaltung Ihres Unternehmens vereinfachen? Dann sollten Sie sich die Buchhaltungs-Lösung von Run my Accounts ansehen. Für den Fall, dass Sie die gesamte Buchhaltung auslagern möchten, sind Sie bei uns an der richtigen Adresse. Individuelle Lösungen für KMU in der Schweiz sind unser zentrales Anliegen.

Entdecken Sie Ihre Möglichkeiten in der Buchhaltung und nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und nehmen Ihnen die Buchhaltung gerne ab. Überzeugen Sie sich jetzt von unseren Dienstleistungen und lassen Sie sich von unseren Buchhaltungs-Beratern rund um das Thema Rechnungswesen gerne beraten.

Darum sollten Sie sich für uns als Partner für die Buchhaltung in der Schweiz entscheiden 

Sie fragen sich, warum Run my Accounts die richtige Anlaufstelle für Ihre Buchhaltung in der Schweiz ist? Dann sollten Sie einen Blick hinter die Kulissen wagen und sich näher mit unserem Unternehmen befassen. Run my Accounts wurde 2008 als moderner Buchhaltungsservice gegründet und fokussierte sich von Anfang an auf den Schweizer Markt. KMU waren und sind dabei ein besonderer Schwerpunkt.

Thomas Brändle hatte bereits Ende der 1990er-Jahre die Vision von einem modernen Buchhaltungsservice. Bis zur Gründung des Unternehmens vergingen allerdings einige Jahre. 2008 war es dann endlich so weit. Seitdem bieten wir umfassende Komplettlösungen in Sachen Buchhaltung an und punkten somit mit jahrelanger Erfahrung. Gleichzeitig gehen wir mit der Zeit und setzen stets auf neueste Technologien.

Bei Run my Accounts ist die Buchhaltung der Zukunft Programm. Software-Entwickler, Treuhänder, Buchhalter und Steuerexperten arbeiten bei uns zusammen und bringen ihre Kompetenzen ein. Unabhängig davon, ob es um die technischen oder organisatorischen Möglichkeiten der KMU-Buchhaltung geht, sind Sie bei uns bestens aufgehoben.

KMU-Inhaber sollten sich in gewissem Umfang über ihre Pflichten bei der Buchhaltung informieren. Zugleich sollten sie aber kompetente Partner an ihrer Seite haben. Wir von Run my Accounts können dies leisten und freuen uns auf Ihre unverbindliche Anfrage.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, damit wir eine massgeschneiderte Offerte erstellen und Sie überzeugen können. So schöpfen Sie alle Möglichkeiten der Buchhaltung in der Schweiz optimal aus.

1 thought on “Buchhaltung: Welche Möglichkeiten gibt es für KMU?”

  1. Grüezi

    Ihr tönt interessant.
    Wir sind ein Kleinbetrieb, welcher mangels Nachfolge am aufhören ist (ich bin 72).
    Eine Sparte, , die Heizungen möchte ich noch weiterführen, den Beschlägehandel soweit, bis ich ggf. einen Nachfolger gefunden habe, die Produktion einstellen. Aktuell sind wir auf der Suche und Evaluation geeigneter Lieferanten.

    Nachdem ich jetzt mehrmals mit Treu- und anderen -händern auf die Nase gefallen bin, suche ich nach einer besseren Alternative. Ihr System ercheint mir intelligent und praktikabel.

    Bitte rufen Sie mich gegen Ende der Woche an (0930 – 1145 und 1430 bis 1730), damit wir uns darüber unteerhalten können, noch besser wäre ein ADMitarbeiter.

    Freundliche Grüsse

    Max Boesch

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