Als Startup-Unternehmer wird es mir selten langweilig: Ich kümmere mich um unsere Kunden, um über 40 Mitarbeiter und treibe die Automatisierung der Buchhaltung von Schweizer KMU voran. Mein Terminkalender ist immer voll. An Wochenende möchte ich mich um meine Familie kümmern. Deshalb muss ich sorgfältig mit meiner eigenen Zeit umgehen – muss versuchen meine Produktivität zu verbessern.
Ich habe zahlreiche Bücher über Selbst-Management gelesen. Viele der Ideen waren für mich praktisch kaum umsetzbar. Die drei Tipps, die ich hier teile, haben mir viel geholfen. Und sie sind erst noch einfach und ohne grundsätzliche Veränderung des Arbeitsstils umsetzbar.
Nr. 1: Wenn Du etwas in 2 Minuten erledigen kannst, mach es sofort
Meine 2 Minuten-Regel habe ich aus dem Buch Getting Things Done von David Allen. Wenn eine Aufgabe reinkommt, die in weniger als 2 Minuten erledigt werden kann, gehe ich diese sofort an. Eine Aufgabe kann zum Beispiel eine E-Mail, eine Slack-Nachricht oder eine Anfrage eines Mitarbeiters sein. Wenn die Aufgabe länger als 2 Minuten dauert, setze ich diese auf meine To Do Liste.
Wieso funktioniert das?
- Man kann meistens 2 Minuten für eine kurze Aufgabe einsetzen.
- Es dauert ca. zwei Minuten, bis ich eine Aufgabe auf meine To-Do Liste gesetzt und diese einsortiert habe – also kann ich diese auch gleich erledigen.
- Sobald ich von etwas unterbrochen werde, brauche ich mindestens 2 Minuten, bis ich wieder in meinem Thema drin bin. Und nachher muss ich mich erneut um die Aufgabe kümmern. Das ist ineffizient.
Nr. 2: Priorisiere Deine To Dos
Alle meine Aufgaben, die länger als 2 Minuten dauern, landen auf meiner To Do Liste. Diese führe ich in der App Remember the Milk. Remember the Milk hat den Vorteil, dass die Aufgaben zwischen allen meinen Geräten in der Cloud synchronisiert werden, sei es auf dem Notebook, iPad oder Handy.
Mein Remember the Milk habe ich so organisiert, dass ich eine To Do Liste namens „Inbox“ führe. Dort kommen alle neuen Aufgaben rein. Mindestens einmal pro Tag schaue ich mir die Inbox an qualifiziere meine neuen Aufgaben:
- Nach Priorität
- Nach Fälligkeit
- Nach Kontext
- Nach Typ
Priorität
Auf der To Do Liste Prioritäten zu setzen, ist entscheidend. Die wichtigsten Aufgaben sind leider nicht immer die einfachsten. Wenn ich keine Prioritäten setze, laufe ich Gefahr, die wichtigsten Aufgaben nach hinten zu schieben.
Fälligkeit
Nur wenn eine Aufgabe eine absolute Deadline hat, dann versetze ich diese mit einem Fälligkeits-Datum. Leider habe ich die Erfahrung gemacht, dass ich mit der Bearbeitung meiner Aufgaben viel zu ambitioniert bin und es nur selten schaffe, meine gesetzten Fälligkeitsdaten zu erreichen. Deshalb bin ich dazu übergegangen, meine Aufgaben zu priorisieren.
Kontext
Mit Remember the Milk lassen sich Aufgaben „taggen“. Die Tags nutze ich für den Kontext, in dem ich eine Aufgabe erledigen muss. Wenn ich zum Beispiel etwas mit Nils, unserem CTO klären muss, dann ordne ich der Aufgabe den Tag „Nils“ zu. Wenn ich mit Nils zusammensitze, dann rufe ich im Remember the Milk alle Aufgaben mit Tag „Nils“ auf und kann diese Punkte klären.
Nach Liste
Ich führe neben der Inbox zwei andere To Do Listen in Remember the Milk: „Geschäft“ und „Privat“. Früher habe ich ca. 10 verschiedene Listen wie z.B. eine für die Geschäftsleitung, eine für Sales & Marketing usw. geführt. Ich bin aber davon weggekommen. Die Vereinfachung auf drei Listen macht mich produktiver.
Nr. 3: Strebe eine leere E-Mail Inbox an.
Seit wir bei Run my Accounts Slack eingeführt haben, ist es mit den E-Mails etwas besser geworden: Wir haben unsere interne Kommunikation vollständig auf diese Chat-Plattform verlagert. Dank dem intensiven Einsatz von Channels werden viele CC E-Mails vermieden.
E-Mails sind für mich aber immer noch ein Fluch: Ich erhalte Tag für Tag ca. 150 E-Mails. Zur Bewältigung dieser Nachrichtenflut setze ich sehr viel (zu viel?) Zeit ein.
Früher habe ich meine E-Mail Inbox als meine To Do Liste missbraucht. Das war keine gute Idee: ich habe mich nur noch um die Mails im oberen Bereich des E-Mail Programms gekümmert und bin gar nie nach unten vorgestossen. Am Ende der langen E-Mail Liste schlummerten teilweise wichtige Aufgaben vor sich her, die mir nicht mehr bewusst waren. Immer mal wieder bin ich auf Mails gestossen, welche ich längst hätte beantworten sollen. Das Problem war, dass ich meine E-Mail Inbox nicht priorisieren konnte. Ich musste meine Inbox immer und immer wieder durchstöbern und nach den nächsten Aufgaben zu suchen. Dabei musste ich mir bei jedem Mail vergegenwärtigen, was dahinter stand. Ich verbrachte zu viel Zeit damit. Ich musste meine Produktivität verbessern.
Heute halte ich mich bei der Bearbeitung meiner E-Mails strikte an die oben beschriebene 2 Minuten-Regel. Was ich sofort beantworten kann, beantworte ich gleich. Alles andere geht auf meine To Do Liste, wo ich die Bearbeitung wieder entsprechend priorisieren kann.
E-Mails, die ich beantwortet oder fertig bearbeitet habe, archiviere ich sofort. Dabei ordne ich diese nicht in eigene Folder ein. Denn mit den heutigen E-Mail Programmen können die Nachrichten mittels Suchfunktion meist schneller wiedergefunden werden, als wenn diese in einem Ordner abgelegt sind.
Mein Ziel ist es jeden Abend mit einer leeren Inbox nach Hause zu gehen – was ich zugegebenermassen nicht ganz immer schaffe.
… und Produktivität verbessern wird einfach
Einige Leute machen exzentrische Dinge, um ihre Produktivität zu verbessern: Steve Jobs soll seinen ganzen Kleiderschrank mit gleichen Kleidern gefüllt haben, damit er sich auf andere Dinge als Kleiderauswahl fokussieren konnten. Elon Musk hat in den letzten 15 Jahren jeweils 100 Stunden pro Woche gearbeitet.
Die meisten von uns wollen sich nicht so extrem verhalten. Produktivität verbessern geht mit meinen drei Tipps auf einfache und nachhaltige Weise. Probieren Sie es aus!
