Skonto ist teuer: 2 % Skonto = 36 % Zins!

Die Zahlungsmoral in der Schweiz hat sich in den letzten Jahren rapide verschlechtert. Dies bringt viele Unternehmer auf die Idee, den Kunden Skonto (Preisnachlass auf den Rechnungsbetrag bei Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist) zu gewähren, um die Debitorenausstände zu verringern. In vielen Branchen (Bau, Gewerbe, …) ist Skonto-Gewährung nach wie vor sehr beliebt.

Dass Skonto jedoch eine enorm teure Finanzierungsform ist, ist leider nur wenigen bewusst. Deshalb möchten wir Ihnen in diesem Artikel vorrechnen, wie viel Sie Skonto kostet.

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Was ist die Saldosteuersatz-Methode?

Firmen in der Schweiz, die der Mehrwertsteuer unterstehen, haben verschiedene Möglichkeiten, die Mehrwertsteuer abzurechnen. Über die effektive Methode und den Unterschied zwischen der vereinnahmten und der vereinbarten Methode haben wir in diesem Blog bereits geschrieben. Als Alternative gibt die eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) Firmen die Möglichkeit, mit Saldosteuersätzen (auch Saldomethode) abzurechnen.

Der Gedanke hinter den Saldosteuersätzen ist es, die administrativen Arbeiten rund um die Mehrwertsteuer für Firmen zu vereinfachen. Dies geschieht einerseits, weil die Vorsteuerabrechnung entfällt und andererseits, indem die MWST-Abrechnung nur einmal im Semester (bei effektiver Methode: einmal im Quartal) erstellt werden muss.
Konkret sieht das so aus, dass Firmen, die mit der Saldosteursatz-Methode abrechnen, jeweils einen gewissen Prozentsatz ihres MWST-pflichtigen Umsatzes an die ESTV abliefern. Die Sätze sind dabei nach Branchen verschieden und basieren auf Erfahrungwerten. So gilt für ein Sanitärgeschäft der Steuersatz von 2.9% oder für eine Anwaltsbüro der Satz von 6,1%. Je nach individuellem Geschäftsmodell und -verlauf kann die abgelieferte Steuer höher oder tiefer als mit der effektiven Methode ausfallen.

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Wie werden Verkehrsbussen korrekt verbucht?

Immer wieder werden wir von unseren Kunden mit Belegen, die aus Übertretungen im Strassenverkehr hervorgehen, konfrontiert: Verkehrsbussen. Die Frage ist jeweils, auf welches Aufwandskonto diese Bussen gebucht werden sollen. Die Antwort ist einfach: Verkehrsbussen dürfen nicht in den Aufwand gebucht werden, da sie nicht geschäftlich begründet werden können. Ordnungsbussen, die wegen Verletzung der Strassenverkehrsregeln entstehen, sollen ein Fehlverhalten sanktionieren und den Täter persönlich treffen. Es ist also nicht legal, Verkehrsbussen in den Aufwand zu buchen. Verkehrsbussen haben in der Buchhaltung nichts verloren! Wer Bussen als Geschäftsaufwand verbucht, begeht eine Falschbeurkundung (da nicht Geschäftsaufwand). Denn die Buchhaltung ist eine Urkunde, wie das Bundesgericht festgestellt hat!

Wenn wir von unseren Kunden eine Verkehrsbusse erhalten gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder wir löschen den Beleg wieder und der Verursacher bezahlt den Betrag privat. Oder die Busse wird vom Firmenkonto bezahlt und dem Kontokorrent des Verursachers belastet. Beide Varianten halten sich an die gesetzlichen Vorgaben und sind vollkommen unbedenklich.

Die Vermietung von Parkplätzen ist mehrwertsteuerpflichtig

MWST-pflichtige Unternehmen vermieten oft Parkplätze an Mitarbeiter oder an Drittpersonen. Dabei wird vielfach angenommen, dass diese Vermietung wie die von Wohn- und Geschäftsräumen generell von der Mehrwertsteuer ausgenommen sei.

Das stimmt aber nicht! Gemäss dem Mehrwertsteuergesetz (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 21 MWSTG) ist die Vermietung von nicht im Gemeingebrauch stehenden Plätzen für das Abstellen von Fahrzeugen sogar ausdrücklich MWST-pflichtig.

Achten Sie darauf, dass Sie bei der Vermietung von Parkplätzen die MWST bereits im Vertrag berücksichtigen (exklusive MWST) und verrechnen Sie die Mieteinnahmen korrekt unter Ausweis der entsprechenden Mehrwertsteuer.

Sozialversicherungsanstalt SVA – Verbuchen einer Gutschrift

Durch eine vermeintlich kundenorientierte Verrechnungsanzeige von Gutschriften und Rechnungen der SVA entsteht bei Arbeitgebenden unnötiger Mehraufwand.

Als Arbeitgebende erhalten unsere Kunden und auch wir selbst die Sozialversicherungsbeiträge (AHV/ALV/IV/EO/FAK) durch die Sozialversicherunganstalten (SVA) oder Verbandsausgleichskassen in Rechnung gestellt. Sehr viele unserer Kunden sind der SVA Zürich angeschlossen und erhalten monatlich oder quartalsweise die entsprechende Abrechnung.

Erhält der Arbeitgeber nun eine Gutschrift, wie zum Beispiel im Zusammenhang mit der  CO2 Rückvergütung oder mit korrigierten Lohnsummen ist es logisch, diese erhaltene Gutschrift mit den fälligen Rechnungen zu verrechnen. Die SVA Zürich und andere Ausgleichskassen haben hier jedoch eine Praxis eingeführt welche bei allen Arbeitgebenden, die Ihre Rechnungen per Fälligkeit begleichen, zu unverständlichem und unnötigem Mehraufwand führt. Nach Erhalt der Rechnungen erhält der Kunde von der SVA ein zweites Schreiben mit dem Titel „Verbuchen einer Gutschrift“. Darin verrechnet die SVA die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Gutschrift. In den meisten Fällen erhält der Arbeitgeber mit dieser Verrechnungsanzeige einen neuen Einzahlungsschein.

Die Arbeitgeber können aufgrund der aufgeführten Rechnungsnummern und dem Inhalt dieser Verrechnungsanzeige auch nach genauem Hinsehen oft nicht erkennen ob die ausgewiesene Differenz nun zu zahlen ist und sind verwirrt, da die eigentliche Rechnung bereits bezahlt wurde. Nicht selten wird daher auch der Differenzbetrag bezahlt, was im Folgemonat (wiederum nach der eigentlichen Fälligkeit der Rechnung) zu einer neuen Verrechnungsanzeige der SVA und weiterer Verwirrung führt. Dieses Spiel hätte ohne Intervention kein Ende und neben allen Rechnungen und Gutschriften erhält der Kunde jeden Monat zusätzlich das Schreiben „Verbuchen einer Gutschrift“.

Gemäss unserer telefonischen Nachfrage bei der SVA Zürich liegt die Ursache dieses Problems darin, dass die Beitragserhebung zeitlich und räumlich getrennt von der Gutschriftenverrechnung erfolgt. Auch der Postversand dieser Verrechnungsanzeigen werde gesammelt und daher eher spät durchgeführt. Wir sind der Meinung, dass die SVA mit dieser Praxis unnötig viel Verwirrung, Papier und administrativen Aufwand produziert. Die Lösung des Problems wird durch einige, wohl etwas durchdachtere Systeme von anderen Ausgleichskassen aufgezeigt. Richtig verstandener Kundenservice findet dann statt wenn auf der Folgerechnung das Guthaben der Vorperiode abgezogen wird.

Bis eine solche Praxis auch bei der SVA Zürich eingeführt wird, bleibt den Kunden der SVA nichts anderes übrig, als den Überblick über die Rechnungen und Gutschriften selbst zu haben. Meist gelingt das nur, wenn man die Belege der SVA nicht allzu schnell verarbeitet oder die Anzeigen „Verbuchen einer Gutschrift“ nicht beachtet und die Rechnungen selbst mit den Gutschriften verrechnet.

Wir empfehlen unseren Kunden den Überblick selbst zu behalten, die Originalrechnungen zu bezahlen und die Gutschriften selbst von der nächsten Abrechnung abzuziehen.

FiBu oder doch Haupt- und Nebenbücher?

Immer wieder werden wir gefragt, was der Unterschied zwischen einer reinen Finanzbuchhaltung (FiBu) und der professionelleren Buchführung mit Haupt- und Nebenbüchern ist. Kurz auf den Punkt gebracht unterscheiden sich die beiden Arten wie folgt:

  • eine nur in der FiBu geführte Buchführung ist trivial lässt neben Erfolgsrechnung und Bilanz keine weiteren Auswertungen zu. Die meisten Treuhänder führen bloss eine solche Buchhaltung. So werden die gesetzlichen Mindestanforderungen zwar erfüllt, darüber hinausgehende Auswertungen sind jedoch in der Regel nicht möglich.
  • Eine mit Nebenbüchern geführte Buchhaltung ist sehr professionell und kann, im Gegensatz zu einer reinen Finanzbuchhaltung mit offenen Posten geführt werden. Auswertungen sind viel detaillierter und vielfältiger, da viel mehr Informationen und Felder erfasst werden. Klar ist der Erfassungsaufwand damit höher. Dafür gibt es aber auch einen beträchtlichen Mehrnutzen aus diesen zusätzlich erfassten Daten.

Mögliche Beispiele für Nebenbücher sind Debitoren-, Kreditoren-, oder auch die Lohnbuchhaltung. In den Nebenbüchern werden umfassende Informationen erfasst, die weit über die normalen Soll- und Haben-Buchungen hinaus gehen.

Das Debitoren-Nebenbuch

Das Debitoren-Nebenbuch ist ein Fakturierungs-Modul: In diesem Modul werden Kundenstämme erfasst. Diese beinhalten neben den Adressdaten auch Informationen zu Zahlungsfristen, zuständigem Verkäufer, bevorzugten Währungen, Bankkonten usw. Neben den Kundenstämmen gibt es meist Artikelstämme. Die von einer Firma verkauften Artikel werden dort systematisch erfasst und mit Preisen, Kontierungs- und MWST Informationen hinterlegt.

Die Hauptaufgabe des Fakturierungs-Moduls ist es, Rechnungen zu schreiben und Zahlungseingänge zuzuordnen. Daneben gibt es meist auch ein integriertes Mahnwesen.

Die darin gesammelten Daten lassen sich detailliert auswerten:

  • Welche Artikel verkaufen sich wie gut?
  • Welche Ihrer Kunden sind die profitabelsten? Welche sind die grössten?
  • Welche Kunden zahlen pünktlich? Welche nicht?
  • Wer hat wann welchen Artikel bestellt?
  • usw.

Das Kreditoren-Nebenbuch

Im Kreditoren-Nebenbuch können die Lieferanten-Daten verwaltet werden. Neben der Adressverwaltung, Bankverbindungsinformationen können auch Währungen und Zahlungsfristen hinterlegt werden.

Üblicherweise werden die darin erfassten Rechnungen auch gleich mit dem Modul zur Zahlung aufbereitet.

Genau gleich wie beim Debitorenmodul können im Kreditorenmodul aufgrund der vorhandenen Daten detaillierte Auwertungen zu den Lieferanten erstellt werden.

Fazit

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist die Buchhaltung mit Nebenbüchern bedeutend sinnvoller. Aus der Buchhaltung können wichtige Schlüsse gezogen werden und sie kann hohe Anforderungen an die Aktualität erfüllen. Eine Buchhaltung im Hauptbuch hingegen erfüllt bloss die gesetzlichen Mindestanforderungen und kann nur nach Zahlungsverkehr nachgebucht werden. Der Vorteil der Buchung übers Hauptbuch liegt klar im Erfassungsaufwand des Treuhänders. Unter Berücksichtigung des Gesamtaufwandes (Separate Aufbereitung von Zahlungen, Liquiditätsplanung, Budgetierung) erweist sich, dass eine Buchhaltung im Hauptbuch meist ineffizienter ist, da es viele Doppelspurigkeiten gibt.

Mit Run my Accounts wird Ihre Buchhaltung professionell mit Nebenbüchern gebucht. Dank den industrialisierten Prozessen häufig einiges günstiger, als ein von einem Treuhänder geführten Hauptbuch. Kontaktieren Sie uns.

Einen ausführlichen Artikel zu Haupt- und Nebenbüchern finden Sie in unserer Buchhaltungs-Hilfe.

Welche Rolle spielt der Kontenplan im KMU?

Im Kontenplan werden die Buchhaltungskonten systematisch gruppiert. Der Kontenplan hat damit eine ganz zentrale Rolle bei der Auswertung der Zahlen einer Unternehmung. Damit die Buchhaltung möglichst transparent und bedarfsgerecht ausgewertet werden kann, muss der Kontenplan den individuellen Anforderungen der Unternehmung genügen.

Damit auch über verschiedene Unternehmungen hinaus möglichst gute Auswertungen und Vergleiche erstellt werden können, wurden Kontenrahmen entwickelt. Der in der Schweiz am meisten verbreitete Kontenrahmen ist der Kontenrahmen KMU von Walter Sterchi. Der Käfer-Kontenplan hingegen wird immer seltener verwendet.

Die Individualisierung der Kontenpläne erachten wir als wichtig. Vor allem im Bereich der Ertrags- und direkten Aufwandskonten ist es unabdingbar, dass das Geschäftsmodell abgebildet wird und auf Erfolgsrechnungs-Stufe entsprechende Auswertungen erstellt werden können. Im Bereich des sonstigen Betriebsaufwandes hingegen schlagen wir unseren Kunden in der Regel vor, den Kontenrahmen von Sterchi 1:1 zu übernehmen.

Wenn wie bei Run my Accounts die Buchhaltung professionell über Nebenbücher geführt wird, gibt es den Vorteil, dass einzelne Lieferanten und Kunden direkt im Kreditoren- oder Debitoren-Modul mit allen Details ausgewertet werden können. Es ist so nicht mehr notwendig, für einzelne Lieferanten und Kunden spezifische Konti zu eröffnen, welche schliesslich nur die Buchhaltung aufblähen.

Run my Accounts passt die Kontenpläne für die Kunden individuell an. Das Ziel ist, unseren Kunden eine möglichst grosse Transparenz in den Zahlen zu gewährleisten.

Detaillierte Informationen zum Thema haben wir in unserer Buchhaltungs-Hilfe unter Kontenplan im KMU zusammengefasst.