Immer wieder werden wir von unseren Kunden mit Belegen, die aus Übertretungen im Strassenverkehr hervorgehen, konfrontiert: Verkehrsbussen. Die Frage ist jeweils, auf welches Aufwandskonto diese Bussen gebucht werden sollen. Die Antwort ist einfach: Verkehrsbussen dürfen nicht in den Aufwand gebucht werden, da sie nicht geschäftlich begründet werden können. Ordnungsbussen, die wegen Verletzung der Strassenverkehrsregeln entstehen, sollen ein Fehlverhalten sanktionieren und den Täter persönlich treffen. Es ist also nicht legal, Verkehrsbussen in den Aufwand zu buchen. Verkehrsbussen haben in der Buchhaltung nichts verloren! Wer Bussen als Geschäftsaufwand verbucht, begeht eine Falschbeurkundung (da nicht Geschäftsaufwand). Denn die Buchhaltung ist eine Urkunde, wie das Bundesgericht festgestellt hat!

Wenn wir von unseren Kunden eine Verkehrsbusse erhalten gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder wir löschen den Beleg wieder und der Verursacher bezahlt den Betrag privat. Oder die Busse wird vom Firmenkonto bezahlt und dem Kontokorrent des Verursachers belastet. Beide Varianten halten sich an die gesetzlichen Vorgaben und sind vollkommen unbedenklich.

Durch eine vermeintlich kundenorientierte Verrechnungsanzeige von Gutschriften und Rechnungen der SVA entsteht bei Arbeitgebenden unnötiger Mehraufwand.

Als Arbeitgebende erhalten unsere Kunden und auch wir selbst die Sozialversicherungsbeiträge (AHV/ALV/IV/EO/FAK) durch die Sozialversicherunganstalten (SVA) oder Verbandsausgleichskassen in Rechnung gestellt. Sehr viele unserer Kunden sind der SVA Zürich angeschlossen und erhalten monatlich oder quartalsweise die entsprechende Abrechnung.

Erhält der Arbeitgeber nun eine Gutschrift, wie zum Beispiel im Zusammenhang mit der  CO2 Rückvergütung oder mit korrigierten Lohnsummen ist es logisch, diese erhaltene Gutschrift mit den fälligen Rechnungen zu verrechnen. Die SVA Zürich und andere Ausgleichskassen haben hier jedoch eine Praxis eingeführt welche bei allen Arbeitgebenden, die Ihre Rechnungen per Fälligkeit begleichen, zu unverständlichem und unnötigem Mehraufwand führt. Nach Erhalt der Rechnungen erhält der Kunde von der SVA ein zweites Schreiben mit dem Titel „Verbuchen einer Gutschrift“. Darin verrechnet die SVA die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Gutschrift. In den meisten Fällen erhält der Arbeitgeber mit dieser Verrechnungsanzeige einen neuen Einzahlungsschein.

Die Arbeitgeber können aufgrund der aufgeführten Rechnungsnummern und dem Inhalt dieser Verrechnungsanzeige auch nach genauem Hinsehen oft nicht erkennen ob die ausgewiesene Differenz nun zu zahlen ist und sind verwirrt, da die eigentliche Rechnung bereits bezahlt wurde. Nicht selten wird daher auch der Differenzbetrag bezahlt, was im Folgemonat (wiederum nach der eigentlichen Fälligkeit der Rechnung) zu einer neuen Verrechnungsanzeige der SVA und weiterer Verwirrung führt. Dieses Spiel hätte ohne Intervention kein Ende und neben allen Rechnungen und Gutschriften erhält der Kunde jeden Monat zusätzlich das Schreiben „Verbuchen einer Gutschrift“.

Gemäss unserer telefonischen Nachfrage bei der SVA Zürich liegt die Ursache dieses Problems darin, dass die Beitragserhebung zeitlich und räumlich getrennt von der Gutschriftenverrechnung erfolgt. Auch der Postversand dieser Verrechnungsanzeigen werde gesammelt und daher eher spät durchgeführt. Wir sind der Meinung, dass die SVA mit dieser Praxis unnötig viel Verwirrung, Papier und administrativen Aufwand produziert. Die Lösung des Problems wird durch einige, wohl etwas durchdachtere Systeme von anderen Ausgleichskassen aufgezeigt. Richtig verstandener Kundenservice findet dann statt wenn auf der Folgerechnung das Guthaben der Vorperiode abgezogen wird.

Bis eine solche Praxis auch bei der SVA Zürich eingeführt wird, bleibt den Kunden der SVA nichts anderes übrig, als den Überblick über die Rechnungen und Gutschriften selbst zu haben. Meist gelingt das nur, wenn man die Belege der SVA nicht allzu schnell verarbeitet oder die Anzeigen „Verbuchen einer Gutschrift“ nicht beachtet und die Rechnungen selbst mit den Gutschriften verrechnet.

Wir empfehlen unseren Kunden den Überblick selbst zu behalten, die Originalrechnungen zu bezahlen und die Gutschriften selbst von der nächsten Abrechnung abzuziehen.