Wie schreibe ich eine korrekte Rechnung?

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Wie schreibe ich eine korrekte RechnungEine Rechnung muss inhaltlichen und formellen Anforderungen genügen, damit sie von der Steuerbehörde als korrekt anerkannt wird.

Wichtig ist nicht nur Inhalt einer Rechnung, sondern auch die Form. Immer mehr Rechnungssteller versenden ihre Rechnungen im PDF Format. Das ist ok, sofern diese Rechnungen mit einer Signatur nach ElDI-V (Verordnung des EFD vom 11. Dezember 2009 über elektronische Daten und Informationen) oder mit einer Suisse-ID digital unterzeichnet sind. Leider ist dies nur ganz selten der Fall und viele KMU in der Schweiz setzen sich damit einem erheblichen Steuerrisiko aus. Das Gesetz verlangt, dass während der gesamten 10 Jahre lange dauernden Archivierungspflicht mittels Prüfung der digitalen Signatur die Authentizität und Integrität der Daten verifiziert werden kann.

Eine korrekt ausgestellte Rechnung muss zwingend folgende inhaltliche Angaben enthalten: Read more

Wie Sie die Zahlungsmoral Ihrer Kunden positiv beeinflussen können

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Hohe Debitoren-Ausstände der Kunden gehören leider bei vielen KMU zum Alltag. Die Zahlungsmoral wird seit einiger Zeit auch in der Schweiz immer schlechter. Verspätete Zahlungen oder gar Debitorenverluste sind ein erhebliches Risiko für viele Unternehmen geworden. Jede ausgefallene Zahlung braucht sehr viele korrekt bezahlende Kunden um kompensiert werden zu können.

Ein hoher Debitoren-Ausstand ist teuer, weil er Kapital bindet. Der Unternehmung werden dadurch flüssige Mittel entzogen, welche für die Bezahlung der eigenen Löhne und der Lieferanten überlebenswichtig sind. Oftmals müssen sich Unternehmen über Bankkredite finanzieren oder brauchen mehr Eigenkapital, was die unternehmerische Freiheit einschränkt.

Als Buchführungs-Dienstleister von mittlerweile sehr vielen Unternehmen haben wir einen tiefen Einblick in die Problematik (Kunden welche sowohl Rechungen schreiben und auch bezahlen). Der Umgang mit schlecht zahlenden Kunden gehört sicher zum unangenehmeren im Geschäftsleben. Eine professionelle und bestimmte Abwicklung solcher Fälle hilft, das Risiko zu vermindern.

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Skonto ist teuer: 2 % Skonto = 36 % Zins!

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Die Zahlungsmoral in der Schweiz hat sich in den letzten Jahren rapide verschlechtert. Dies bringt viele Unternehmer auf die Idee, den Kunden Skonto (Preisnachlass auf den Rechnungsbetrag bei Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist) zu gewähren, um die Debitorenausstände zu verringern. In vielen Branchen (Bau, Gewerbe, …) ist Skonto-Gewährung nach wie vor sehr beliebt.

Dass Skonto jedoch eine enorm teure Finanzierungsform ist, ist leider nur wenigen bewusst. Deshalb möchten wir Ihnen in diesem Artikel vorrechnen, wie viel Sie Skonto kostet.

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Was ist die Saldosteuersatz-Methode?

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Firmen in der Schweiz, die der Mehrwertsteuer unterstehen, haben verschiedene Möglichkeiten, die Mehrwertsteuer abzurechnen. Über die effektive Methode und den Unterschied zwischen der vereinnahmten und der vereinbarten Methode haben wir in diesem Blog bereits geschrieben. Als Alternative gibt die eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) Firmen die Möglichkeit, mit Saldosteuersätzen (auch Saldomethode) abzurechnen.

Der Gedanke hinter den Saldosteuersätzen ist es, die administrativen Arbeiten rund um die Mehrwertsteuer für Firmen zu vereinfachen. Dies geschieht einerseits, weil die Vorsteuerabrechnung entfällt und andererseits, indem die MWST-Abrechnung nur einmal im Semester (bei effektiver Methode: einmal im Quartal) erstellt werden muss.
Konkret sieht das so aus, dass Firmen, die mit der Saldosteursatz-Methode abrechnen, jeweils einen gewissen Prozentsatz ihres MWST-pflichtigen Umsatzes an die ESTV abliefern. Die Sätze sind dabei nach Branchen verschieden und basieren auf Erfahrungwerten. So gilt für ein Sanitärgeschäft der Steuersatz von 2.9% oder für eine Anwaltsbüro der Satz von 6,1%. Je nach individuellem Geschäftsmodell und -verlauf kann die abgelieferte Steuer höher oder tiefer als mit der effektiven Methode ausfallen.

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Wie werden Verkehrsbussen korrekt verbucht?

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Immer wieder werden wir von unseren Kunden mit Belegen, die aus Übertretungen im Strassenverkehr hervorgehen, konfrontiert: Verkehrsbussen. Die Frage ist jeweils, auf welches Aufwandskonto diese Bussen gebucht werden sollen. Die Antwort ist einfach: Verkehrsbussen dürfen nicht in den Aufwand gebucht werden, da sie nicht geschäftlich begründet werden können. Ordnungsbussen, die wegen Verletzung der Strassenverkehrsregeln entstehen, sollen ein Fehlverhalten sanktionieren und den Täter persönlich treffen. Es ist also nicht legal, Verkehrsbussen in den Aufwand zu buchen. Verkehrsbussen haben in der Buchhaltung nichts verloren! Wer Bussen als Geschäftsaufwand verbucht, begeht eine Falschbeurkundung (da nicht Geschäftsaufwand). Denn die Buchhaltung ist eine Urkunde, wie das Bundesgericht festgestellt hat!

Wenn wir von unseren Kunden eine Verkehrsbusse erhalten gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder wir löschen den Beleg wieder und der Verursacher bezahlt den Betrag privat. Oder die Busse wird vom Firmenkonto bezahlt und dem Kontokorrent des Verursachers belastet. Beide Varianten halten sich an die gesetzlichen Vorgaben und sind vollkommen unbedenklich.

Die Vermietung von Parkplätzen ist mehrwertsteuerpflichtig

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MWST-pflichtige Unternehmen vermieten oft Parkplätze an Mitarbeiter oder an Drittpersonen. Dabei wird vielfach angenommen, dass diese Vermietung wie die von Wohn- und Geschäftsräumen generell von der Mehrwertsteuer ausgenommen sei.

Das stimmt aber nicht! Gemäss dem Mehrwertsteuergesetz (Art. 21 Abs. 2 Ziff. 21 MWSTG) ist die Vermietung von nicht im Gemeingebrauch stehenden Plätzen für das Abstellen von Fahrzeugen sogar ausdrücklich MWST-pflichtig.

Achten Sie darauf, dass Sie bei der Vermietung von Parkplätzen die MWST bereits im Vertrag berücksichtigen (exklusive MWST) und verrechnen Sie die Mieteinnahmen korrekt unter Ausweis der entsprechenden Mehrwertsteuer.

Sozialversicherungsanstalt SVA – Verbuchen einer Gutschrift

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Durch eine vermeintlich kundenorientierte Verrechnungsanzeige von Gutschriften und Rechnungen der SVA entsteht bei Arbeitgebenden unnötiger Mehraufwand.

Als Arbeitgebende erhalten unsere Kunden und auch wir selbst die Sozialversicherungsbeiträge (AHV/ALV/IV/EO/FAK) durch die Sozialversicherunganstalten (SVA) oder Verbandsausgleichskassen in Rechnung gestellt. Sehr viele unserer Kunden sind der SVA Zürich angeschlossen und erhalten monatlich oder quartalsweise die entsprechende Abrechnung.

Erhält der Arbeitgeber nun eine Gutschrift, wie zum Beispiel im Zusammenhang mit der  CO2 Rückvergütung oder mit korrigierten Lohnsummen ist es logisch, diese erhaltene Gutschrift mit den fälligen Rechnungen zu verrechnen. Die SVA Zürich und andere Ausgleichskassen haben hier jedoch eine Praxis eingeführt welche bei allen Arbeitgebenden, die Ihre Rechnungen per Fälligkeit begleichen, zu unverständlichem und unnötigem Mehraufwand führt. Nach Erhalt der Rechnungen erhält der Kunde von der SVA ein zweites Schreiben mit dem Titel „Verbuchen einer Gutschrift“. Darin verrechnet die SVA die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Gutschrift. In den meisten Fällen erhält der Arbeitgeber mit dieser Verrechnungsanzeige einen neuen Einzahlungsschein.

Die Arbeitgeber können aufgrund der aufgeführten Rechnungsnummern und dem Inhalt dieser Verrechnungsanzeige auch nach genauem Hinsehen oft nicht erkennen ob die ausgewiesene Differenz nun zu zahlen ist und sind verwirrt, da die eigentliche Rechnung bereits bezahlt wurde. Nicht selten wird daher auch der Differenzbetrag bezahlt, was im Folgemonat (wiederum nach der eigentlichen Fälligkeit der Rechnung) zu einer neuen Verrechnungsanzeige der SVA und weiterer Verwirrung führt. Dieses Spiel hätte ohne Intervention kein Ende und neben allen Rechnungen und Gutschriften erhält der Kunde jeden Monat zusätzlich das Schreiben „Verbuchen einer Gutschrift“.

Gemäss unserer telefonischen Nachfrage bei der SVA Zürich liegt die Ursache dieses Problems darin, dass die Beitragserhebung zeitlich und räumlich getrennt von der Gutschriftenverrechnung erfolgt. Auch der Postversand dieser Verrechnungsanzeigen werde gesammelt und daher eher spät durchgeführt. Wir sind der Meinung, dass die SVA mit dieser Praxis unnötig viel Verwirrung, Papier und administrativen Aufwand produziert. Die Lösung des Problems wird durch einige, wohl etwas durchdachtere Systeme von anderen Ausgleichskassen aufgezeigt. Richtig verstandener Kundenservice findet dann statt wenn auf der Folgerechnung das Guthaben der Vorperiode abgezogen wird.

Bis eine solche Praxis auch bei der SVA Zürich eingeführt wird, bleibt den Kunden der SVA nichts anderes übrig, als den Überblick über die Rechnungen und Gutschriften selbst zu haben. Meist gelingt das nur, wenn man die Belege der SVA nicht allzu schnell verarbeitet oder die Anzeigen „Verbuchen einer Gutschrift“ nicht beachtet und die Rechnungen selbst mit den Gutschriften verrechnet.

Wir empfehlen unseren Kunden den Überblick selbst zu behalten, die Originalrechnungen zu bezahlen und die Gutschriften selbst von der nächsten Abrechnung abzuziehen.