Buchhaltungs-Hilfe ist online

Wir haben unsere neue Buchhaltungs-Hilfe online gestellt. Sie finden darin viele praktische Tips zur Buchführung im KMU. Darunter gibt es Hinweise zur Bedienung unserer Buchhaltungs-Web-Applikation, zur Nutzung unseres Service, zu den Themen Jahresabschluss und Mehrwertsteuer. Treuhänder und CFO finden in der Sektion FAQ für Treuhänder und CFO wichtige Hinweise zur Abschlusserstellung mit Run my Accounts.

In unserer Run my Accounts Community stellen wir verschiedene Excel Tools zur Verfügung: Vom Budget-Vergleich über die Cash-Flow Planung oder zum einer Datei für die Lohnbuchhaltung finden Sie nützliche Anwendungen zum Gratis Download, welche nicht nur im Zusammenhang mit Run my Accounts nutzen können. Alle Excel Dateien stehen unter der GPL Lizenz.

Vermissen Sie ein Thema oder ein Tool? Oder haben Sie Verbesserungs- oder Erweiterungsvorschläge zu den bestehenden Excel Dateien? Gerne nehmen wir Ihre Anregungen entgegen! Kontaktieren Sie uns unter welcome@runmyaccounts.com.

Mehrwertsteuer – vereinnahmt oder vereinbart?

Wir werden von neuen Kunden immer wieder gefragt, welche Mehrwersteuer-Abrechnungsmethode die vorteilhafteste ist. Oftmals werden wir mit falschen Vorurteilen bezüglich der „optimalen Methode“ konfrontiert.

Vorab eine kurze Erklärung zu den beiden Abrechnungsmethoden:

  • Bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten wird die Mehrwertsteuer zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung fällig. Auch die Vorsteuer können Sie per Zeitpunkt der Rechnungsstellung durch Ihren Lieferanten zurück fordern.
  • Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten ist der Zeitpunkt der Zahlung einer Rechnung relevant für die Steuerbemessung. Die Vorsteuer kann erst mit der Zahlung zurück gefordert werden.

Die Methode nach vereinbarten Entgelten ist die von der Steuerverwaltung angenommene Standard-Methode. Sie macht in einer professionellen, mit Haupt- und Nebenbüchern geführten Buchhaltung (wie dies bei Run my Accounts erfolgt) am meisten Sinn, da die Buchhaltung per se auch vereinbart geführt wird.

Unseres Erachtens eignet sich die Abrechnungsmethode nach vereinnahmten Entgelten ausschliesslich für sehr einfache Finanz-Buchhaltungssysteme (FiBu) ohne Nebenbücher, mit denen nur Zahlungsein- und Ausgänge gebucht werden können.

Da Zahlungsausfälle, Verlust von Kundenguthaben und Skonto-Abzüge bei der vereinbarten Methode über die Ausbuchung der Forderungen berücksichtigt werden, entsteht keine Benachteiligung bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten. Im Resultat bezahlt ein MWST-Pflichtiger mit beiden Methoden über die Zeit hinweg exakt den selben MWST Betrag. Der einzige Unterschied ist  der Zeitpunkt der Zahlung. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die tatsächlichen Unterschiede meist marginal sind.

Wir empfehlen daher in jedem Fall die Mehrwertsteuer nach vereinbarten Entgelten abzurechnen.

Mehr Informationen zur Abrechnung nach vereinbarten und vereinnahmten Entgelten finden Sie in unserer Buchhaltungs- Hilfe.

Lohnbuchhaltung mit Run my Accounts

Für Run my Accounts Kunden gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Lohnbuchhaltung zu führen.

  • Für Betriebe ab 5 Mitarbeitern, empfehlen wir generell den Einsatz einer professionellen Lohn-Buchhaltungs-Software. Ab dieser Firmengrösse werden die Jahres-End-Deklarationen umfassender und die Wahrscheinlichkeit, dass Speziallfälle auftreten, nimmt zu.
  • Statt die Löhne selber zu bearbeiten, können Sie dies auch an einen Treuhänder auslagern. Kontaktieren Sie unsere Treuhandpartner um eine Offerte für die Lohnbuchhaltung zu erhalten. Die meisten unserer Partner bieten dies zu einem Pauschalpreis pro Mitarbeiter und pro Monat an.
  • Für Betriebe bis zu 5 Mitarbeitern, welche nicht der Quellensteuer unterstehen, ist es meist am einfachsten, die Löhne in einer Excel Datei zu berechnen. Die Sozialversicherungsbeiträge werden am Ende des Jahres  addiert und die Formulare von Hand ausgefüllt. Für die Erstellung der Lohnausweise eignet sich die Software eLohnausweis SSK der Schweizerischen Steuerkonferenz, welche gratis heruntergeladen werden kann.

In der Run my Accounts Community stellen wir Ihnen nützliche Tools rund um die Buchhaltung und das Controlling zur Verfügung. Unser neuestes Werkzeug ist ein praktisches Lohn-Berechnungs-XLS, welches Ihnen gratis zum Download zur Verfügung stellen. Mit diesem File können Sie ganz einfach entweder den Bruttolohn (ausgehend vom Nettolohn) oder den Nettolohn (ausgehend vom Bruttolohn) berechnen. Die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers wie auch des Arbeitnehmers werden dabei ausgewiesen. Ausserdem wird gleich ein Buchungsbeleg erstellt, den Sie mit Barcode an Run my Accounts übermitteln können. Die Löhne werden dabei über die Passiven gebucht, die sogenannte Sollstellungs-Methode (Vorteil: Sie sehen in Ihrer Bilanz jederzeit, wie viel Sie den Sozialversicherungen wirklich bezahlen müssen). In einem zusätzlichen Tab gibts ein Lohnblatt, welches Sie Ihrem Mitarbeiter ausdrucken können, damit er die Berechnung seines Lohnes nachvollziehen kann.

Mehr Details zu unserem Lohnberechnungs-File finden Sie in unserer Buchhaltungs-Hilfe.

Wie viel kostet mich eine Buchung?

Der Kostentreiber in einer Buchhaltung ist eindeutig die Anzahl der Buchungen. Dies trifft für kleinere und grössere Buchhaltungen im KMU gleichermassen zu. Man könnte denken, dass mit steigendem Volumen die Kosten sinken. Unsere Erfahrung zeigt, dass genau das Gegenteil der Fall ist: wir haben bei unseren Kunden oftmals gesehen, dass die Kosten pro Beleg eher zunehmen. Grund dafür ist die steigende Komplexität und die Abstimmungsarbeit bei grösserem Belegvolumen.
Schauen wir uns einmal die zu erledigenden Schritte an, wenn eine Lieferantenrechnung von Office World über CHF 25.70 bei Ihnen eintrifft:

1. Die Rechnung trifft per Post ein, wird geöffnet.

2. Die Rechnung wird kontrolliert und allenfalls in einen Liquiditätsplan eingegeben.

3. Die Rechnung muss bezahlt werden: Oftmals geschieht dies im KMU dadurch, indem der Einzahlungsschein direkt im E-Banking abgeschrieben wird.

4. Die Rechnung wird bezahlt und die Bank schickt einen Bank-Zahlungsbeleg, der dieser Rechnung manuell zugeordnet werden muss.

5. Die Rechnung wird kontiert und anschliessend in der Buchhaltung erfasst.

6. Das Rechnungsoriginal wird in einen Ordner, womöglich nach Alphabet, sortiert abgelegt und für 10 Jahre archiviert.

7. Das Bankkonto muss abgestimmt werden.

8. Später wird die MWST Abrechnung erstellt und die MWST-Buchung noch einmal kontrolliert.

9. Auch zum Jahresabschluss werden die Konten in der Regel abgestimmt.

10. Der Revisor schaut sich die Buchhaltung später noch einmal an.

Wie Sie sehen können, ist das Handling einer Rechnung über CHF 25.70 (schlussendlich jeder Rechnung über egal welchen Betrag) mit viel Aufwand verbunden, dem sich entweder interne oder externe Personen annehmen und dafür irgendwie entschädigt werden müssen.

Die Frage, wie viel eine Buchung kostet, ist wie folgt zu beantworten:

1. Wie viele Rechnungen schreiben Sie pro Jahr?

2. Wie viele Rechnungen empfangen Sie pro Jahr?

3. Wie viele Spesenbelege fallen in Ihrem Unternehmen an?

Zählen Sie alles zusammen und rechnen noch einmal rund 10-20% für weitere Buchungen wie Löhne, Zinsen etc. oben drauf und dividieren diese Anzahl durch die Kosten Ihres Treuhänders.

Etablierte Treuhänder rechnen pro FiBu Buchung in der Nachbearbeitung (also ohne Zahlungsabwicklung) über alles gesehen (Buchung, Bankkonto-Abstimmung, Suche nach fehlenden Belegen, MWST Erklärung) mit ca. 7 Minuten pro Beleg. Wenn eine professionelle Buchhaltung mit Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung geführt wird, liegt dieser Wert bei ungefähr 11 Minuten (inkl. Aufbereitung und Kontrolle der Zahlung). Verrechnet Ihnen der Treuhänder einen Stundenansatz von CHF 140 (normaler Satz für einen Buchhaltungssachbearbeiter), kostet Sie eine Buchung zwischen ca. CHF 16.- und CHF 26.-; das Erstaunen über diese hohen Kosten ist durchaus gerechtfertigt!

Auch wenn die Buchhaltung intern erledigt wird, dürfte dieser Preis pro Beleg nicht wesentlich tiefer liegen – sofern die Vollkosten (Lohn, Sozialversicherungen, Buchhaltungs-Softwarelizenzen, Software Wartung, Computer, Führung der Person, keine permanente Auslastung, ständige Weiterbildung im Bereich der Buchhaltung, …) berücksichtigt werden.

Wenn Sie die Buchhaltungskosten reduzieren wollen, gibt es diverse Tipps, die Ihnen weiterhelfen:

1. Reduzieren Sie die Anzahl Ihrer Buchungen. Dieses Ziel erreichen Sie zum Beispiel über folgende Massnahmen:

      • Verlangen Sie von Ihren Lieferanten Sammelrechnungen. Es ist nicht nötig, dass jeder Ihrer Mitarbeiter mit eigenem Handy eine eigene Rechnung erhält. Die Anbieter in der Schweiz können Ihnen Sammelrechnungen ausstellen. Da auch Ihre Lieferanten ihre Administrationskosten tief halten wollen, werden sie Ihnen dankbar sein.
      • Schreiben Sie selber wenn möglich weniger Rechnungen, dafür mit höheren Beträgen.
      • Lassen Sie durch Ihre Mitarbeiter Spesenabrechnungen erstellen, damit Ihr Buchhalter nicht die Kleinbelege einbuchen muss. Noch besser: handeln Sie mit dem Kanton ein genehmigtes Spesenreglement aus und ersetzen Sie Kleinbelege durch Pauschalspesen.

2. Installieren Sie möglichst effiziente Prozesse und automatisieren Sie Ihre Buchführung so stark wie möglich (z.B. Verwendung von ESR Einzahlungsscheinen). Auch bei den Kreditoren und in der Bankkontoführung besteht sehr viel Automatisierungspotenzial, das Sie über einen externen Partner nutzen können.

3. Lassen Sie klug buchen. Über geeignete Buchungsansätze können Sie die Anzahl der Buchungen massiv reduzieren und gleichzeitig die Übersichtlichkeit in der Buchhaltung erhöhen.

Was bringt mir die Buchhaltung, wenn sie Monate hinterherhinkt?

Leider ist es so, dass viele KMUs Ihre Zahlen nicht im Griff haben. Dies gilt sowohl bei interner als auch bei externer Buchführung. So wird die Buchhaltung in die reine Administrationsecke gedrängt und dient eigentlich nur dem Gesetzgeber, der eine ordentlich geführte Buchhaltung verlangt.

Eine tagesaktuelle Buchhaltung hingegen bietet KMUs einen grossen Zusatznutzen jenseits der Administration: man weiss wo man steht, hat spannende Kennzahlen zur Verfügung und kann rechtzeitig gezielte Massnahmen ergreifen, wenn einmal etwas nicht so läuft, wie es sollte. Eine tagesaktuell geführte Buchhaltung kann Sie so erfolgreicher machen.

Bei einer klassisch geführten externen Buchhaltung senden Sie alle relevanten Buchhaltungsbelege an den Treuhänder und bekommen diese erst ein paar Wochen später zurück. Meist bleiben Ihnen die Zahlen verborgen, weil es keine Möglichkeit gibt, darauf zuzugreifen – es sei denn, der Treuhänder sendet Ihnen einen (veralteten) Auszug.

Auch intern geführte Buchhaltungen haben oftmals Mängel und sind nicht immer verlässlich. Allzu oft schiebt man die unangenehme Buchhaltungsarbeit so lange wie möglich auf und gerät dann noch mehr unter Druck, diese lästige Arbeit endlich zu erledigen. Und wer garantiert Ihnen, dass alles korrekt verbucht ist, die MWST-Erklärung stimmt, und ob Sie sich auf die Zahlen verlassen können?

Web-basierte Systeme bieten den entscheidenden Vorteil, dass die Grenze zwischen interner Buchführung und externem Spezialisten verwischt werden. Die Informationen sind jederzeit verfügbar, wo auch immer Sie oder Ihr Partner sich befinden.

Doch das ist nicht alles. Nur wegen einer Online-Buchhaltungssoftware , muss Ihre Buchhaltung nicht unbedingt aktueller oder günstiger werden, wenn die Prozesse dahinter nicht stimmen. Nur wenn Ihnen eine aktuelle Buchführung so einfach wie möglich gemacht wird und sich über geeignete Prozesse einbinden lässt, schaffen Sie es, die Buchhaltung dahin zu führen, wo sie dem Anspruch ein wertvolles Controllinginstrument zu sein gerecht wird. Belege durchscannen, Zahlungen auslösen und auf aktuelle Zahlen zugreifen – das ist heute Realität und bringt Sie hinsichtlich Controlling einen entscheidenden Schritt weiter.

Vorerfassung und der Irrtum über den Spareffekt

Viele Unternehmen erledigen ihre Buchhaltungsarbeiten selber und setzen dazu ein Vorerfassungstool ein. Dahinter steckt die Idee, dass man möglichst viele Buchhaltungsarbeiten in der Unternehmung selber erledigen möchte, um bei der externen Treuhandstelle Kosten zu sparen. Leider ist es in der Regel so, dass nicht nur die internen Kosten der Erfassung massiv unterschätzt werden, sondern auch der Korrekturaufwand des Treuhänders.

Wenn Sie in Ihrer Unternehmung vor dem Entscheid stehen, eine Vorerfassung einzuführen, dann sollten sie sich die folgenden Punkte genau überlegen:

  1. Anschaffungskosten für Software: z.B. diejenige des Marktführers für ca. CHF 900, hinzu kommen die jährlichen Kosten für Wartung.
  2. Betrieb der Vorerfassungssoftware: Installation der Software, Einrichtung (z.B. Ihren Kontenplan), regelmässige Back-ups, Installation der Upgrades.
  3. Schulung: Sie müssen sich mit der Software intensiv auseinander setzen, damit Sie korrekt buchen können.
  4. Als unregelmässiger Benutzer (im Gegensatz zu Ihrem Treuhänder) können Sie in etwa mit 4 Minuten pro Beleg rechnen. Die 4 Minuten beinhalten das Abtippen des Beleges, die Kontierung, die MWST Buchungen, den Abgleich mit anderen Konten (der Schlusssaldo auf Ihrem Bankkonto muss mit dem Schlusssaldo des Buchhaltungskontos übereinstimmen) und die Ablage der Belege. Sie erledigen also ca. 15 Buchungen pro Stunde.
  5. Da die Vorerfassungs-Lösungen in aller Regel kein Kreditoren-Modul beinhalten, müssen Sie die in der Finanzbuchhaltung eingetippten Zahlen ein zweites Mal in Ihrem e-Banking erfassen, um die Zahlung der Lieferantenrechnungen auszulösen. Rechnen Sie dazu noch einmal 3-4 Minuten pro Beleg.
  6. Sie müssen Ihre eingegenbenen Daten exportieren und der Treuhänder muss diese bei seiner Installation wieder importieren. Dieser Prozess ist fehleranfällig.
  7. Der Treuhänder muss alle Buchungen noch einmal genau anschauen und falls nötig korrigieren (gerade bei Betrieben mit MWST-Pflicht ist es essenziell, dass die Vorsteuerabrechnungen stimmen). Dieser Aufwand wird meist unterschätzt. Viele Treuhänder beklagen sich über eine mangelhafte Qualität der Vorerfassung und dass meist im grossen Stil korrigiert werden muss. Oftmals ist es sogar so, dass eine direkte Erfassung durch den Treuhänder am Ende günstiger gewesen wäre, als die Durchführung der Korrekturen (zudem müssen Sie auch die angelaufenen internen Kosten berücksichtigen). Spätestens, wenn die Rechnung des Treuhänders beim Kunden eintrifft, werden diese vermeintlich nicht existierenden Kosten sichtbar.

Zentral ist, ob Sie sich sicher sind, ob Sie oder Ihr Personal langfristig auch wirklich genügend Know-how haben, um die Buchhaltung selber zu erledigen und ob Sie bereit sind, sich mit dem Thema intensiv auseinanderzusetzen und sich stets über alle Gesetzesänderungen auf dem Laufenden halten. Nur dann lassen sich Doppelspurigkeiten und Fehler vermeiden, die kostspielig sind. Wissen Sie zum Beispiel Bescheid über das neue MWST Gesetz, dass per 1. Januar 2010 in Kraft tritt und was dies für Sie resp. die Vorerfassung der Vorsteuer bedeutet?

Das Ziel einer aktuellen Buchhaltung zum kleinen Preis lässt sich auch anders erreichen: über die schlanken Administrationsprozesse von Run my Accounts scan2mailen Sie Ihre Belege. Diese werden sofort verbucht, die Zahlung wird ins e-Banking hochgeladen und der Beleg wird im Online-Dokumenten Management System abgelegt. Detaillierte Reports wie auch die Belege im PDF-Format sind für Sie per Web zugänglich – dies alles zu extrem attraktiven Konditionen, die mit Sicherheit unter Ihren internen und externen Buchhaltungskosten liegen.

Wahl eines GmbH Geschäftsführers

Da Run my Accounts zusammen mit einem Partner Gründungen von Aktiengesellschaften und GmbHs durchführt, sind wir auch immer wieder mit der Frage von Kunden konfrontiert, wie bei einer GmbH ein neuer Geschäftsführer gewählt werden kann. Dazu muss gemäss OR 804 II Ziff. 2 eine Gesellschafterversammlung durchgeführt werden, die den neuen Geschäftsführer bestellt. Sofern die GmbH mehrere Geschäftsführer hat, muss die Gesellschafterversammlung den Vorsitz regeln (OR 809 III). Der neue Geschäftsführer gibt eine schriftliche Wahlannahmeerklärung ab. Das Protokoll der Gesellschafterversammlung muss darauf zusammen mit der Wahlannahmeerklärung und einer Handelsregisteranmeldung, auf der die Unterschrift des neuen Geschäftsleiters notariell beglaubigt wurde (falls noch nicht geschehen) ans Handelsregisteramt eingereicht werden.