Sozialversicherungsanstalt SVA – Verbuchen einer Gutschrift

Durch eine vermeintlich kundenorientierte Verrechnungsanzeige von Gutschriften und Rechnungen der SVA entsteht bei Arbeitgebenden unnötiger Mehraufwand.

Als Arbeitgebende erhalten unsere Kunden und auch wir selbst die Sozialversicherungsbeiträge (AHV/ALV/IV/EO/FAK) durch die Sozialversicherunganstalten (SVA) oder Verbandsausgleichskassen in Rechnung gestellt. Sehr viele unserer Kunden sind der SVA Zürich angeschlossen und erhalten monatlich oder quartalsweise die entsprechende Abrechnung.

Erhält der Arbeitgeber nun eine Gutschrift, wie zum Beispiel im Zusammenhang mit der  CO2 Rückvergütung oder mit korrigierten Lohnsummen ist es logisch, diese erhaltene Gutschrift mit den fälligen Rechnungen zu verrechnen. Die SVA Zürich und andere Ausgleichskassen haben hier jedoch eine Praxis eingeführt welche bei allen Arbeitgebenden, die Ihre Rechnungen per Fälligkeit begleichen, zu unverständlichem und unnötigem Mehraufwand führt. Nach Erhalt der Rechnungen erhält der Kunde von der SVA ein zweites Schreiben mit dem Titel „Verbuchen einer Gutschrift“. Darin verrechnet die SVA die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Gutschrift. In den meisten Fällen erhält der Arbeitgeber mit dieser Verrechnungsanzeige einen neuen Einzahlungsschein.

Die Arbeitgeber können aufgrund der aufgeführten Rechnungsnummern und dem Inhalt dieser Verrechnungsanzeige auch nach genauem Hinsehen oft nicht erkennen ob die ausgewiesene Differenz nun zu zahlen ist und sind verwirrt, da die eigentliche Rechnung bereits bezahlt wurde. Nicht selten wird daher auch der Differenzbetrag bezahlt, was im Folgemonat (wiederum nach der eigentlichen Fälligkeit der Rechnung) zu einer neuen Verrechnungsanzeige der SVA und weiterer Verwirrung führt. Dieses Spiel hätte ohne Intervention kein Ende und neben allen Rechnungen und Gutschriften erhält der Kunde jeden Monat zusätzlich das Schreiben „Verbuchen einer Gutschrift“.

Gemäss unserer telefonischen Nachfrage bei der SVA Zürich liegt die Ursache dieses Problems darin, dass die Beitragserhebung zeitlich und räumlich getrennt von der Gutschriftenverrechnung erfolgt. Auch der Postversand dieser Verrechnungsanzeigen werde gesammelt und daher eher spät durchgeführt. Wir sind der Meinung, dass die SVA mit dieser Praxis unnötig viel Verwirrung, Papier und administrativen Aufwand produziert. Die Lösung des Problems wird durch einige, wohl etwas durchdachtere Systeme von anderen Ausgleichskassen aufgezeigt. Richtig verstandener Kundenservice findet dann statt wenn auf der Folgerechnung das Guthaben der Vorperiode abgezogen wird.

Bis eine solche Praxis auch bei der SVA Zürich eingeführt wird, bleibt den Kunden der SVA nichts anderes übrig, als den Überblick über die Rechnungen und Gutschriften selbst zu haben. Meist gelingt das nur, wenn man die Belege der SVA nicht allzu schnell verarbeitet oder die Anzeigen „Verbuchen einer Gutschrift“ nicht beachtet und die Rechnungen selbst mit den Gutschriften verrechnet.

Wir empfehlen unseren Kunden den Überblick selbst zu behalten, die Originalrechnungen zu bezahlen und die Gutschriften selbst von der nächsten Abrechnung abzuziehen.

FiBu oder doch Haupt- und Nebenbücher?

Immer wieder werden wir gefragt, was der Unterschied zwischen einer reinen Finanzbuchhaltung (FiBu) und der professionelleren Buchführung mit Haupt- und Nebenbüchern ist. Kurz auf den Punkt gebracht unterscheiden sich die beiden Arten wie folgt:

  • eine nur in der FiBu geführte Buchführung ist trivial lässt neben Erfolgsrechnung und Bilanz keine weiteren Auswertungen zu. Die meisten Treuhänder führen bloss eine solche Buchhaltung. So werden die gesetzlichen Mindestanforderungen zwar erfüllt, darüber hinausgehende Auswertungen sind jedoch in der Regel nicht möglich.
  • Eine mit Nebenbüchern geführte Buchhaltung ist sehr professionell und kann, im Gegensatz zu einer reinen Finanzbuchhaltung mit offenen Posten geführt werden. Auswertungen sind viel detaillierter und vielfältiger, da viel mehr Informationen und Felder erfasst werden. Klar ist der Erfassungsaufwand damit höher. Dafür gibt es aber auch einen beträchtlichen Mehrnutzen aus diesen zusätzlich erfassten Daten.

Mögliche Beispiele für Nebenbücher sind Debitoren-, Kreditoren-, oder auch die Lohnbuchhaltung. In den Nebenbüchern werden umfassende Informationen erfasst, die weit über die normalen Soll- und Haben-Buchungen hinaus gehen.

Das Debitoren-Nebenbuch

Das Debitoren-Nebenbuch ist ein Fakturierungs-Modul: In diesem Modul werden Kundenstämme erfasst. Diese beinhalten neben den Adressdaten auch Informationen zu Zahlungsfristen, zuständigem Verkäufer, bevorzugten Währungen, Bankkonten usw. Neben den Kundenstämmen gibt es meist Artikelstämme. Die von einer Firma verkauften Artikel werden dort systematisch erfasst und mit Preisen, Kontierungs- und MWST Informationen hinterlegt.

Die Hauptaufgabe des Fakturierungs-Moduls ist es, Rechnungen zu schreiben und Zahlungseingänge zuzuordnen. Daneben gibt es meist auch ein integriertes Mahnwesen.

Die darin gesammelten Daten lassen sich detailliert auswerten:

  • Welche Artikel verkaufen sich wie gut?
  • Welche Ihrer Kunden sind die profitabelsten? Welche sind die grössten?
  • Welche Kunden zahlen pünktlich? Welche nicht?
  • Wer hat wann welchen Artikel bestellt?
  • usw.

Das Kreditoren-Nebenbuch

Im Kreditoren-Nebenbuch können die Lieferanten-Daten verwaltet werden. Neben der Adressverwaltung, Bankverbindungsinformationen können auch Währungen und Zahlungsfristen hinterlegt werden.

Üblicherweise werden die darin erfassten Rechnungen auch gleich mit dem Modul zur Zahlung aufbereitet.

Genau gleich wie beim Debitorenmodul können im Kreditorenmodul aufgrund der vorhandenen Daten detaillierte Auwertungen zu den Lieferanten erstellt werden.

Fazit

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist die Buchhaltung mit Nebenbüchern bedeutend sinnvoller. Aus der Buchhaltung können wichtige Schlüsse gezogen werden und sie kann hohe Anforderungen an die Aktualität erfüllen. Eine Buchhaltung im Hauptbuch hingegen erfüllt bloss die gesetzlichen Mindestanforderungen und kann nur nach Zahlungsverkehr nachgebucht werden. Der Vorteil der Buchung übers Hauptbuch liegt klar im Erfassungsaufwand des Treuhänders. Unter Berücksichtigung des Gesamtaufwandes (Separate Aufbereitung von Zahlungen, Liquiditätsplanung, Budgetierung) erweist sich, dass eine Buchhaltung im Hauptbuch meist ineffizienter ist, da es viele Doppelspurigkeiten gibt.

Mit Run my Accounts wird Ihre Buchhaltung professionell mit Nebenbüchern gebucht. Dank den industrialisierten Prozessen häufig einiges günstiger, als ein von einem Treuhänder geführten Hauptbuch. Kontaktieren Sie uns.

Einen ausführlichen Artikel zu Haupt- und Nebenbüchern finden Sie in unserer Buchhaltungs-Hilfe.

Welche Rolle spielt der Kontenplan im KMU?

Im Kontenplan werden die Buchhaltungskonten systematisch gruppiert. Der Kontenplan hat damit eine ganz zentrale Rolle bei der Auswertung der Zahlen einer Unternehmung. Damit die Buchhaltung möglichst transparent und bedarfsgerecht ausgewertet werden kann, muss der Kontenplan den individuellen Anforderungen der Unternehmung genügen.

Damit auch über verschiedene Unternehmungen hinaus möglichst gute Auswertungen und Vergleiche erstellt werden können, wurden Kontenrahmen entwickelt. Der in der Schweiz am meisten verbreitete Kontenrahmen ist der Kontenrahmen KMU von Walter Sterchi. Der Käfer-Kontenplan hingegen wird immer seltener verwendet.

Die Individualisierung der Kontenpläne erachten wir als wichtig. Vor allem im Bereich der Ertrags- und direkten Aufwandskonten ist es unabdingbar, dass das Geschäftsmodell abgebildet wird und auf Erfolgsrechnungs-Stufe entsprechende Auswertungen erstellt werden können. Im Bereich des sonstigen Betriebsaufwandes hingegen schlagen wir unseren Kunden in der Regel vor, den Kontenrahmen von Sterchi 1:1 zu übernehmen.

Wenn wie bei Run my Accounts die Buchhaltung professionell über Nebenbücher geführt wird, gibt es den Vorteil, dass einzelne Lieferanten und Kunden direkt im Kreditoren- oder Debitoren-Modul mit allen Details ausgewertet werden können. Es ist so nicht mehr notwendig, für einzelne Lieferanten und Kunden spezifische Konti zu eröffnen, welche schliesslich nur die Buchhaltung aufblähen.

Run my Accounts passt die Kontenpläne für die Kunden individuell an. Das Ziel ist, unseren Kunden eine möglichst grosse Transparenz in den Zahlen zu gewährleisten.

Detaillierte Informationen zum Thema haben wir in unserer Buchhaltungs-Hilfe unter Kontenplan im KMU zusammengefasst.

Buchhaltungs-Hilfe ist online

Wir haben unsere neue Buchhaltungs-Hilfe online gestellt. Sie finden darin viele praktische Tips zur Buchführung im KMU. Darunter gibt es Hinweise zur Bedienung unserer Buchhaltungs-Web-Applikation, zur Nutzung unseres Service, zu den Themen Jahresabschluss und Mehrwertsteuer. Treuhänder und CFO finden in der Sektion FAQ für Treuhänder und CFO wichtige Hinweise zur Abschlusserstellung mit Run my Accounts.

In unserer Run my Accounts Community stellen wir verschiedene Excel Tools zur Verfügung: Vom Budget-Vergleich über die Cash-Flow Planung oder zum einer Datei für die Lohnbuchhaltung finden Sie nützliche Anwendungen zum Gratis Download, welche nicht nur im Zusammenhang mit Run my Accounts nutzen können. Alle Excel Dateien stehen unter der GPL Lizenz.

Vermissen Sie ein Thema oder ein Tool? Oder haben Sie Verbesserungs- oder Erweiterungsvorschläge zu den bestehenden Excel Dateien? Gerne nehmen wir Ihre Anregungen entgegen! Kontaktieren Sie uns unter welcome@runmyaccounts.com.

Mehrwertsteuer – vereinnahmt oder vereinbart?

Wir werden von neuen Kunden immer wieder gefragt, welche Mehrwersteuer-Abrechnungsmethode die vorteilhafteste ist. Oftmals werden wir mit falschen Vorurteilen bezüglich der „optimalen Methode“ konfrontiert.

Vorab eine kurze Erklärung zu den beiden Abrechnungsmethoden:

  • Bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten wird die Mehrwertsteuer zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung fällig. Auch die Vorsteuer können Sie per Zeitpunkt der Rechnungsstellung durch Ihren Lieferanten zurück fordern.
  • Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten ist der Zeitpunkt der Zahlung einer Rechnung relevant für die Steuerbemessung. Die Vorsteuer kann erst mit der Zahlung zurück gefordert werden.

Die Methode nach vereinbarten Entgelten ist die von der Steuerverwaltung angenommene Standard-Methode. Sie macht in einer professionellen, mit Haupt- und Nebenbüchern geführten Buchhaltung (wie dies bei Run my Accounts erfolgt) am meisten Sinn, da die Buchhaltung per se auch vereinbart geführt wird.

Unseres Erachtens eignet sich die Abrechnungsmethode nach vereinnahmten Entgelten ausschliesslich für sehr einfache Finanz-Buchhaltungssysteme (FiBu) ohne Nebenbücher, mit denen nur Zahlungsein- und Ausgänge gebucht werden können.

Da Zahlungsausfälle, Verlust von Kundenguthaben und Skonto-Abzüge bei der vereinbarten Methode über die Ausbuchung der Forderungen berücksichtigt werden, entsteht keine Benachteiligung bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten. Im Resultat bezahlt ein MWST-Pflichtiger mit beiden Methoden über die Zeit hinweg exakt den selben MWST Betrag. Der einzige Unterschied ist  der Zeitpunkt der Zahlung. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die tatsächlichen Unterschiede meist marginal sind.

Wir empfehlen daher in jedem Fall die Mehrwertsteuer nach vereinbarten Entgelten abzurechnen.

Mehr Informationen zur Abrechnung nach vereinbarten und vereinnahmten Entgelten finden Sie in unserer Buchhaltungs- Hilfe.

Lohnbuchhaltung mit Run my Accounts

Für Run my Accounts Kunden gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Lohnbuchhaltung zu führen.

  • Für Betriebe ab 5 Mitarbeitern, empfehlen wir generell den Einsatz einer professionellen Lohn-Buchhaltungs-Software. Ab dieser Firmengrösse werden die Jahres-End-Deklarationen umfassender und die Wahrscheinlichkeit, dass Speziallfälle auftreten, nimmt zu.
  • Statt die Löhne selber zu bearbeiten, können Sie dies auch an einen Treuhänder auslagern. Kontaktieren Sie unsere Treuhandpartner um eine Offerte für die Lohnbuchhaltung zu erhalten. Die meisten unserer Partner bieten dies zu einem Pauschalpreis pro Mitarbeiter und pro Monat an.
  • Für Betriebe bis zu 5 Mitarbeitern, welche nicht der Quellensteuer unterstehen, ist es meist am einfachsten, die Löhne in einer Excel Datei zu berechnen. Die Sozialversicherungsbeiträge werden am Ende des Jahres  addiert und die Formulare von Hand ausgefüllt. Für die Erstellung der Lohnausweise eignet sich die Software eLohnausweis SSK der Schweizerischen Steuerkonferenz, welche gratis heruntergeladen werden kann.

In der Run my Accounts Community stellen wir Ihnen nützliche Tools rund um die Buchhaltung und das Controlling zur Verfügung. Unser neuestes Werkzeug ist ein praktisches Lohn-Berechnungs-XLS, welches Ihnen gratis zum Download zur Verfügung stellen. Mit diesem File können Sie ganz einfach entweder den Bruttolohn (ausgehend vom Nettolohn) oder den Nettolohn (ausgehend vom Bruttolohn) berechnen. Die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers wie auch des Arbeitnehmers werden dabei ausgewiesen. Ausserdem wird gleich ein Buchungsbeleg erstellt, den Sie mit Barcode an Run my Accounts übermitteln können. Die Löhne werden dabei über die Passiven gebucht, die sogenannte Sollstellungs-Methode (Vorteil: Sie sehen in Ihrer Bilanz jederzeit, wie viel Sie den Sozialversicherungen wirklich bezahlen müssen). In einem zusätzlichen Tab gibts ein Lohnblatt, welches Sie Ihrem Mitarbeiter ausdrucken können, damit er die Berechnung seines Lohnes nachvollziehen kann.

Mehr Details zu unserem Lohnberechnungs-File finden Sie in unserer Buchhaltungs-Hilfe.

Wie viel kostet mich eine Buchung?

Der Kostentreiber in einer Buchhaltung ist eindeutig die Anzahl der Buchungen. Dies trifft für kleinere und grössere Buchhaltungen im KMU gleichermassen zu. Man könnte denken, dass mit steigendem Volumen die Kosten sinken. Unsere Erfahrung zeigt, dass genau das Gegenteil der Fall ist: wir haben bei unseren Kunden oftmals gesehen, dass die Kosten pro Beleg eher zunehmen. Grund dafür ist die steigende Komplexität und die Abstimmungsarbeit bei grösserem Belegvolumen.
Schauen wir uns einmal die zu erledigenden Schritte an, wenn eine Lieferantenrechnung von Office World über CHF 25.70 bei Ihnen eintrifft:

1. Die Rechnung trifft per Post ein, wird geöffnet.

2. Die Rechnung wird kontrolliert und allenfalls in einen Liquiditätsplan eingegeben.

3. Die Rechnung muss bezahlt werden: Oftmals geschieht dies im KMU dadurch, indem der Einzahlungsschein direkt im E-Banking abgeschrieben wird.

4. Die Rechnung wird bezahlt und die Bank schickt einen Bank-Zahlungsbeleg, der dieser Rechnung manuell zugeordnet werden muss.

5. Die Rechnung wird kontiert und anschliessend in der Buchhaltung erfasst.

6. Das Rechnungsoriginal wird in einen Ordner, womöglich nach Alphabet, sortiert abgelegt und für 10 Jahre archiviert.

7. Das Bankkonto muss abgestimmt werden.

8. Später wird die MWST Abrechnung erstellt und die MWST-Buchung noch einmal kontrolliert.

9. Auch zum Jahresabschluss werden die Konten in der Regel abgestimmt.

10. Der Revisor schaut sich die Buchhaltung später noch einmal an.

Wie Sie sehen können, ist das Handling einer Rechnung über CHF 25.70 (schlussendlich jeder Rechnung über egal welchen Betrag) mit viel Aufwand verbunden, dem sich entweder interne oder externe Personen annehmen und dafür irgendwie entschädigt werden müssen.

Die Frage, wie viel eine Buchung kostet, ist wie folgt zu beantworten:

1. Wie viele Rechnungen schreiben Sie pro Jahr?

2. Wie viele Rechnungen empfangen Sie pro Jahr?

3. Wie viele Spesenbelege fallen in Ihrem Unternehmen an?

Zählen Sie alles zusammen und rechnen noch einmal rund 10-20% für weitere Buchungen wie Löhne, Zinsen etc. oben drauf und dividieren diese Anzahl durch die Kosten Ihres Treuhänders.

Etablierte Treuhänder rechnen pro FiBu Buchung in der Nachbearbeitung (also ohne Zahlungsabwicklung) über alles gesehen (Buchung, Bankkonto-Abstimmung, Suche nach fehlenden Belegen, MWST Erklärung) mit ca. 7 Minuten pro Beleg. Wenn eine professionelle Buchhaltung mit Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung geführt wird, liegt dieser Wert bei ungefähr 11 Minuten (inkl. Aufbereitung und Kontrolle der Zahlung). Verrechnet Ihnen der Treuhänder einen Stundenansatz von CHF 140 (normaler Satz für einen Buchhaltungssachbearbeiter), kostet Sie eine Buchung zwischen ca. CHF 16.- und CHF 26.-; das Erstaunen über diese hohen Kosten ist durchaus gerechtfertigt!

Auch wenn die Buchhaltung intern erledigt wird, dürfte dieser Preis pro Beleg nicht wesentlich tiefer liegen – sofern die Vollkosten (Lohn, Sozialversicherungen, Buchhaltungs-Softwarelizenzen, Software Wartung, Computer, Führung der Person, keine permanente Auslastung, ständige Weiterbildung im Bereich der Buchhaltung, …) berücksichtigt werden.

Wenn Sie die Buchhaltungskosten reduzieren wollen, gibt es diverse Tipps, die Ihnen weiterhelfen:

1. Reduzieren Sie die Anzahl Ihrer Buchungen. Dieses Ziel erreichen Sie zum Beispiel über folgende Massnahmen:

      • Verlangen Sie von Ihren Lieferanten Sammelrechnungen. Es ist nicht nötig, dass jeder Ihrer Mitarbeiter mit eigenem Handy eine eigene Rechnung erhält. Die Anbieter in der Schweiz können Ihnen Sammelrechnungen ausstellen. Da auch Ihre Lieferanten ihre Administrationskosten tief halten wollen, werden sie Ihnen dankbar sein.
      • Schreiben Sie selber wenn möglich weniger Rechnungen, dafür mit höheren Beträgen.
      • Lassen Sie durch Ihre Mitarbeiter Spesenabrechnungen erstellen, damit Ihr Buchhalter nicht die Kleinbelege einbuchen muss. Noch besser: handeln Sie mit dem Kanton ein genehmigtes Spesenreglement aus und ersetzen Sie Kleinbelege durch Pauschalspesen.

2. Installieren Sie möglichst effiziente Prozesse und automatisieren Sie Ihre Buchführung so stark wie möglich (z.B. Verwendung von ESR Einzahlungsscheinen). Auch bei den Kreditoren und in der Bankkontoführung besteht sehr viel Automatisierungspotenzial, das Sie über einen externen Partner nutzen können.

3. Lassen Sie klug buchen. Über geeignete Buchungsansätze können Sie die Anzahl der Buchungen massiv reduzieren und gleichzeitig die Übersichtlichkeit in der Buchhaltung erhöhen.