Durch eine vermeintlich kundenorientierte Verrechnungsanzeige von Gutschriften und Rechnungen der SVA entsteht bei Arbeitgebenden unnötiger Mehraufwand.

Als Arbeitgebende erhalten unsere Kunden und auch wir selbst die Sozialversicherungsbeiträge (AHV/ALV/IV/EO/FAK) durch die Sozialversicherunganstalten (SVA) oder Verbandsausgleichskassen in Rechnung gestellt. Sehr viele unserer Kunden sind der SVA Zürich angeschlossen und erhalten monatlich oder quartalsweise die entsprechende Abrechnung.

Erhält der Arbeitgeber nun eine Gutschrift, wie zum Beispiel im Zusammenhang mit der  CO2 Rückvergütung oder mit korrigierten Lohnsummen ist es logisch, diese erhaltene Gutschrift mit den fälligen Rechnungen zu verrechnen. Die SVA Zürich und andere Ausgleichskassen haben hier jedoch eine Praxis eingeführt welche bei allen Arbeitgebenden, die Ihre Rechnungen per Fälligkeit begleichen, zu unverständlichem und unnötigem Mehraufwand führt. Nach Erhalt der Rechnungen erhält der Kunde von der SVA ein zweites Schreiben mit dem Titel „Verbuchen einer Gutschrift“. Darin verrechnet die SVA die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Gutschrift. In den meisten Fällen erhält der Arbeitgeber mit dieser Verrechnungsanzeige einen neuen Einzahlungsschein.

Die Arbeitgeber können aufgrund der aufgeführten Rechnungsnummern und dem Inhalt dieser Verrechnungsanzeige auch nach genauem Hinsehen oft nicht erkennen ob die ausgewiesene Differenz nun zu zahlen ist und sind verwirrt, da die eigentliche Rechnung bereits bezahlt wurde. Nicht selten wird daher auch der Differenzbetrag bezahlt, was im Folgemonat (wiederum nach der eigentlichen Fälligkeit der Rechnung) zu einer neuen Verrechnungsanzeige der SVA und weiterer Verwirrung führt. Dieses Spiel hätte ohne Intervention kein Ende und neben allen Rechnungen und Gutschriften erhält der Kunde jeden Monat zusätzlich das Schreiben „Verbuchen einer Gutschrift“.

Gemäss unserer telefonischen Nachfrage bei der SVA Zürich liegt die Ursache dieses Problems darin, dass die Beitragserhebung zeitlich und räumlich getrennt von der Gutschriftenverrechnung erfolgt. Auch der Postversand dieser Verrechnungsanzeigen werde gesammelt und daher eher spät durchgeführt. Wir sind der Meinung, dass die SVA mit dieser Praxis unnötig viel Verwirrung, Papier und administrativen Aufwand produziert. Die Lösung des Problems wird durch einige, wohl etwas durchdachtere Systeme von anderen Ausgleichskassen aufgezeigt. Richtig verstandener Kundenservice findet dann statt wenn auf der Folgerechnung das Guthaben der Vorperiode abgezogen wird.

Bis eine solche Praxis auch bei der SVA Zürich eingeführt wird, bleibt den Kunden der SVA nichts anderes übrig, als den Überblick über die Rechnungen und Gutschriften selbst zu haben. Meist gelingt das nur, wenn man die Belege der SVA nicht allzu schnell verarbeitet oder die Anzeigen „Verbuchen einer Gutschrift“ nicht beachtet und die Rechnungen selbst mit den Gutschriften verrechnet.

Wir empfehlen unseren Kunden den Überblick selbst zu behalten, die Originalrechnungen zu bezahlen und die Gutschriften selbst von der nächsten Abrechnung abzuziehen.

Im Kontenplan werden die Buchhaltungskonten systematisch gruppiert. Der Kontenplan hat damit eine ganz zentrale Rolle bei der Auswertung der Zahlen einer Unternehmung. Damit die Buchhaltung möglichst transparent und bedarfsgerecht ausgewertet werden kann, muss der Kontenplan den individuellen Anforderungen der Unternehmung genügen.

Damit auch über verschiedene Unternehmungen hinaus möglichst gute Auswertungen und Vergleiche erstellt werden können, wurden Kontenrahmen entwickelt. Der in der Schweiz am meisten verbreitete Kontenrahmen ist der Kontenrahmen KMU von Walter Sterchi. Der Käfer-Kontenplan hingegen wird immer seltener verwendet.

Die Individualisierung der Kontenpläne erachten wir als wichtig. Vor allem im Bereich der Ertrags- und direkten Aufwandskonten ist es unabdingbar, dass das Geschäftsmodell abgebildet wird und auf Erfolgsrechnungs-Stufe entsprechende Auswertungen erstellt werden können. Im Bereich des sonstigen Betriebsaufwandes hingegen schlagen wir unseren Kunden in der Regel vor, den Kontenrahmen von Sterchi 1:1 zu übernehmen.

Wenn wie bei Run my Accounts die Buchhaltung professionell über Nebenbücher geführt wird, gibt es den Vorteil, dass einzelne Lieferanten und Kunden direkt im Kreditoren- oder Debitoren-Modul mit allen Details ausgewertet werden können. Es ist so nicht mehr notwendig, für einzelne Lieferanten und Kunden spezifische Konti zu eröffnen, welche schliesslich nur die Buchhaltung aufblähen.

Run my Accounts passt die Kontenpläne für die Kunden individuell an. Das Ziel ist, unseren Kunden eine möglichst grosse Transparenz in den Zahlen zu gewährleisten.

Detaillierte Informationen zum Thema haben wir in unserer Buchhaltungs-Hilfe unter Kontenplan im KMU zusammengefasst.

Wir werden von neuen Kunden immer wieder gefragt, welche Mehrwersteuer-Abrechnungsmethode die vorteilhafteste ist. Oftmals werden wir mit falschen Vorurteilen bezüglich der „optimalen Methode“ konfrontiert.

Vorab eine kurze Erklärung zu den beiden Abrechnungsmethoden:

• Bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten wird die Mehrwertsteuer zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung fällig. Auch die Vorsteuer können Sie per Zeitpunkt der Rechnungsstellung durch Ihren Lieferanten zurück fordern.
• Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten ist der Zeitpunkt der Zahlung einer Rechnung relevant für die Steuerbemessung. Die Vorsteuer kann erst mit der Zahlung zurück gefordert werden.

Die Methode nach vereinbarten Entgelten ist die von der Steuerverwaltung angenommene Standard-Methode. Sie macht in einer professionellen, mit Haupt- und Nebenbüchern geführten Buchhaltung (wie dies bei Run my Accounts erfolgt) am meisten Sinn, da die Buchhaltung per se auch vereinbart geführt wird.

Unseres Erachtens eignet sich die Abrechnungsmethode nach vereinnahmten Entgelten ausschliesslich für sehr einfache Finanz-Buchhaltungssysteme (FiBu) ohne Nebenbücher, mit denen nur Zahlungsein- und Ausgänge gebucht werden können.

Da Zahlungsausfälle, Verlust von Kundenguthaben und Skonto-Abzüge bei der vereinbarten Methode über die Ausbuchung der Forderungen berücksichtigt werden, entsteht keine Benachteiligung bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten. Im Resultat bezahlt ein MWST-Pflichtiger mit beiden Methoden über die Zeit hinweg exakt den selben MWST Betrag. Der einzige Unterschied ist  der Zeitpunkt der Zahlung. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die tatsächlichen Unterschiede meist marginal sind.

Wir empfehlen daher in jedem Fall die Mehrwertsteuer nach vereinbarten Entgelten abzurechnen.

Mehr Informationen zur Abrechnung nach vereinbarten und vereinnahmten Entgelten finden Sie in unserer Buchhaltungs- Hilfe.