Oberflächlich denkt man beim Thema Buchführung an den eigentlichen Buchungsvorgang selbst: Die Erfassung einer Soll/Haben Buchung. Dies ist jedoch ein marginaler Anteil der gesamten Tätigkeiten. Buchführung ist viel umfassender und besteht darin, Lieferanten Rechnungen, Debitoren-Rechnungen, Bankbelege, Steuererklärungen, Lohnbelege und Kassenquittungen zu sortieren, zu kontrollieren und abzutippen. Ist dies erledigt, stehen viele «Buchhalter» vor der Herausforderung, dass ihre Buchhaltung „nicht aufgeht“. In stundenlanger Fleissarbeit werden daher Differenzen ausgebügelt, bis alles auf den letzten Rappen stimmt. Daneben gilt es den Zahlungsverkehr abzuwickeln: Rechnungen müssen bezahlt, Zahlungseingänge vermerkt werden. Rechnungen schreiben und das Mahnwesen zu pflegen kommt noch hinzu. Nicht zuletzt stellt sich noch die Herausforderung im Bereich der Mehrwertster. Auch hier sind Genauigkeit, aktuelles Fachwissen und Fleiss gefragt.
Um die Buchhaltungs-Kosten zu reduzieren, gibt es primär zwei Stossrichtungen:
1. Reduktion der Anzahl Buchungen
2. Verbesserung der Prozesse
Reduktion der Anzahl Buchungen
Natürlich kann man nicht einfach nur die Hälfte der Buchungsbelege einbuchen. Jedoch lässt sich das Buchungsvolumen an der Quelle durch geschickt gewählte Massnahmen reduzieren:
Tip Nr. 1: Lassen Sie sich Sammelrechnungen ausstellen.
Lieferanten, wie zum Beispiel die Swisscom oder die Sunrise senden normalerweise für jeden Mitarbeiter eine Handy-Rechnung. Hinzu kommt noch die Festnetz- oder die Internet-Rechnung. Das ist eigentlich gar nicht nötig: Auch Ihre Lieferanten können Geld sparen, wenn sie ihnen eine Sammelrechnung senden – und das machen sie in der Regel gerne.
Tip Nr. 2: Lassen Sie sich Rechnungen über längere Perioden ausstellen.
Die meisten Lieferanten senden Ihnen für jede Bestellung eine Rechnung. Dies ist im Gastgewerbe sehr oft der Fall. Der Metzger stellt mit jeder täglichen Fleischlieferung eine separate Rechnung aus. Auch Bauhandwerker erhalten nahezu für jede Bestellung eine separate Rechnung. Verhandeln Sie mit Ihren Lieferanten einen anderen Rechnungsrhythmus: durch eine 2-wöchentliche, monatliche oder gar quartalsweise Rechnungsstellung gelangen Sie zu massiv tieferen Buchhaltungskosten. Zudem haben Sie einen weiteren Vorteil bei Ihrer Liquidität, da Sie diese Rechnungen in der Regel erst später bezahlen müssen.
Tip Nr. 3: Fassen Sie Spesenquittungen in einer Spesenabrechnung zusammen.
Kleine Beträge sind in der Verbuchung nicht günstiger als grosse. Spesenquittungen müssen nicht nur verbucht werden. Es gilt auch hier, die Spesenkonten (wie Kreditkarten, Kontokorrent Konten, Kassenbücher, …) abzustimmen. Die angefallene Vorsteuer muss ebenfalls kontrolliert werden. Das Volumen dieser Buchungen hat wiederum einen Einfluss auf die Komplexität der MWST Erklärung. Im Bereich der Spesen können Sie massgebend Buchhaltungs-Kosten sparen, in dem Sie durch Ihre Mitarbeiter korrekte Spesenabrechnungen (und damit Sammelbuchungen, siehe oben) erstellen lassen. Dies hat ausserdem den Vorteil, dass Sie als Vorgesetzter schneller den Überblick darüber haben, welcher Mitarbeiter welche Spesenkosten verursacht.
Tip Nr. 4: Zahlen Sie Pauschalspesen aus.
Wann immer möglich, sollten Sie für sich und Ihre Mitarbeiter Pauschalspesen einführen. Dazu reichen Sie bei der kantonalen Steuerverwaltung ein Spesenreglement zur Genehmigung ein. Durch ein Spesenreglement wird die Deckung von Kleinst-Spesen bis z.B. CHF 50 pro Beleg durch eine Spesenpauschale ermöglicht. Dies reduziert vor Allem bei spesenintensiven Aussendienstmitarbeitern den Aufwand massgeblich. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel über Spesen. Achtung: Pauschalspesen können nicht einfach so ausbezahlt werden. Sie brauchen dazu die Genehmigung der kantonalen Steuerverwaltung!
Tip Nr. 5: Schreiben Sie weniger dafür grössere Rechnungen.
Was auf Lieferantenseite gilt, lässt sich auch auf Sie übertragen. Rechnungen zu verschicken kostet Sie einen Haufen Geld: Eine Rechnung muss erst einmal geschrieben, verpackt und verschickt werden. Dann gilt es, den Zahlungseingang zu überwachen, allenfalls müssen Sie mahnen. Der selbe Vorgang findet in der Buchhaltung statt: die Rechnung muss kontiert, eingebucht und das Bankkonto abgestimmt werden. Danach folgt die Erstellung der MWST Erklärung. Wenn Sie eine gute Balance zwischen der Anzahl der verschickten Rechnungen und einer Cash Flow Betrachtung finden, können Sie gewinnen.
Verbesserung des Buchführungsprozesses
Nicht nur über die Anzahl der Buchungen lassen sich Buchführungskosten sparen, sondern auch, wenn Sie den Buchführungsprozess verbessern.
Tip Nr. 6: Nutzen Sie zur Rechnungsstellung ein Debitoren-Modul.
In Word oder Excel erstellte Rechnungen sehen meist nicht nur unprofessionell aus, oftmals ist die Erstellung auch fehleranfällig (z.B. falsch ausgerechnete MWST Beträge, falsche Summen, usw.) und sehr aufwändig. Im optimalen Fall nutzen Sie ein Fakturierungs-Modul, welches direkt mit der Buchhaltung verknüpft ist. Run my Accounts Kunden können Rechnungen direkt mit professionellem Layout und orangem Einzahlungschein (ESR) aus unserer Buchhaltungs-Web-App heraus erstellen. Die Rechnungen werden im gleichen Vorgang in die Finanz-Buchhaltung eingebucht und so entfallen Doppelspurigkeiten. Durch den Einsatz von ESR wird die Zahlungskontrolle vereinfacht: Die Banken liefern die Referenznummern beim Zahlungseingang aus und dadurch können die bezahlten Rechnungen sogleich geschlossen werden. Run my Accounts informiert Sie täglich über Ihre Zahlungseingänge per Mail oder im persönlichen Dashboard. Bei Bedarf steht sogar ein RSS-Feed zur Verfügung.
Tip Nr. 7: Nutzen Sie ein Kreditoren-Modul.
Wenn Sie ein Kreditoren-Modul nutzen, entfallen viele Doppelspurigkeiten: Sie müssen eine Rechnung nicht mehr getrennt in der Liquiditätsplanung, dem E-Banking und dann noch einmal in die Buchhaltung tippen. Anhand der einmal erfassten Daten im Kreditoren-Modul wird eine Rechnung in die FiBu gebucht, anhand der selben Daten eine Zahlung aufbereitet und die kurzfristige Liquiditätsplanung ist im gleichen Schritt sicher gestellt. Auch Run my Accounts führt für Sie ebenfalls ein Kreditoren-Modul, in dem Ihre Kreditoren eingebucht werden. Die aufwändige Verarbeitung nehmen wir Ihnen ab und sie können bequem einzelne Lieferantenbeziehungen auswerten und deren Rechnungen analysieren. Die Zahlungen erfassen wir für Sie im E-Banking, damit sie diese nur noch freigeben können.
Tip Nr. 8: Verbuchen Sie Kreditkarten-Umsätze nicht einzeln.
Die Problematik bei Kreditkarten-Umsätzen besteht darin, dass Sie das Geld 1. zu einem späteren Zeitpunkt 2. gesammelt auf Ihr Bankkonto erhalten und 3. die Kreditkarten-Kommissionen abgezogen sind. Es ist also nur unter grossem Aufwand möglich, die einzelnen Umsatz-Transaktionen mit den Zahlungseingängen zu verbinden. Die blosse Verbuchung der Einzahlung als Umsatz ist ebenfalls nicht statthaft, weil es sich hier um Nettoumsätze (abzüglich Kommission) handelt (Sie müssen den Bruttoumsatz verbuchen). Je nach Geschäft ist der MWST Satz für den Zahlungseingang nicht à priori klar ist (unterschiedliche MWST Sätze / Exporte). Hier bietet sich eine Verbuchung über Durchlaufkonten an. Damit können Sie sich sehr viele komplexe Buchungs-Transaktionen einsparen.
Tip Nr. 9: Vermeiden Sie Doppelspurigkeiten und Medienbrüche.
Bei Run my Accounts legen wir sehr viel Wert darauf, höchst effizient zu arbeiten. Die Belege werden schon von Beginn weg digitalisiert. Über den gesamten Prozess hinweg (Buchung der offenen Position, Aufbereitung der Zahlung, Verbuchung der Zahlung, Reporting) greifen wir auf die selbe digitalisierte Zahlenbasis zurück. Das macht die Buchführung effizent und eliminiert Doppelspurigkeiten. In vielen Buchhaltungen ist es so, dass die gleiche Zahl auf einem Beleg immer wieder von neuem erfasst wird: zuerst für die Liquiditätsplanung im Excel, dann für die Zahlungserfassung im E-Banking, dann noch einmal in der Buchhaltung. Damit steigt der Aufwand mit einem Schlag aufs Dreifache an. Es gibt kaum ein Bereich, in dem so viele Medienbrüche geschehen wie in der Buchhaltung: Rechnungen, Buchungsbelege, Bankbelege, MWST Abrechnung usw. sind immer wieder neue Papierbelege, die für die gleichen Buchungsvorfälle neu gruppiert, sortiert, eingebucht und abgestimmt werden müssen.
Tip Nr. 10: Setzen Sie von Beginn weg auf Qualität.
Es bringt nichts, Buchungen zu machen, bei denen Sie sich nicht sicher sind. Eine Buchhaltung im Nachhinein aufzuräumen ist viel aufwändiger, als wenn von Beginn weg alles richtig eingebucht ist. Oftmals kommen neue Kunden zu Run my Accounts, welche bisher eine Vorerfassungs-Lösung oder ein Web-Buchhaltung in Betrieb hatten. Die Arbeit zwischen Kunden und Treuhänder wurde dann gesplittet: der Kunde hat die Fleissarbeit bei den Buchungen übernommen. Der Treuhänder hat alles aufgeräumt, die Qualität überprüft und danach die MWST Abrechnung erstellt. Viele wundern sich dann, dass die Rechnung des Treuhänders höher ausfällt als erwartet . Dies hat damit zu tun, dass ein Treuhänder nicht einfach eine Buchhaltung absegnen kann, bei der die Qualität nicht stimmt. Die Fehlersuche gestaltet sich wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen und ist deshalb sehr aufwendig und teuer.
Tip Nr. 11: Automatisieren Sie Ihre Buchhaltung so weit wie möglich.
Gewisse Geschäftsvorfälle können Sie mit kleinem Aufwand in der Buchhaltung automatisieren:
- Nutzen Sie orange Einzahlungsschiene mit Referenznummern (ESR): Zahlungseingänge werden automatisch gebucht. Run my Accounts stellt allen Kunden die Nutzung von ESR zur Verfügung. Auf diesen Buchungen geben wir aus Effizienzgründen sogar einen Rabatt!
- Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Lösung, ob diese genügend offen ist und standardisierte Schnittstellen zu anderen Systemen bietet. Wir haben ein offenes REST-API an, mit dem man fast jedes System über eine webbasierte Schnittstelle an unsere Buchhaltungs-Lösung anbinden kann.
Run my Accounts setzt darüber hinaus in der Verarbeitung der Buchhaltungs-Belege auf Automatisierung: wir lesen Belege mit intelligenten Algorithmen aus und füllen ca. 30 verschiedene Felder pro Rechnung ab. Unsere Online-Buchhalter haben dann nur noch die Aufgabe, das Resultat zu kontrollieren, anstatt Belege abzutippen. Somit können wir die Effizienz massiv steigern und diesen Vorteil in Form von attraktiven Preisen für die Buchführung an unsere Kunden weitergeben.
Bei Run my Accounts erreichen wir, die Kosten der Buchführung für unsere Kunden so tief wie möglich zu halten. Schon bei der Offertstellung entwickeln wir eine Outsourcing-Lösung, die möglichst effizient und kostengünstig ist. Da wir nach Journal-Einträgen verrechnen, führen die oben aufgeführten Massnahmen unmittelbar zu Kosteneinsparungen.
Update 21. Januar 2015: Wir haben ein E-Book 25 Tipps, wie Sie im KMU die Buchhaltungskosten senken veröffentlicht. Hier geht’s zum Download.
