Business Angels Schweiz auf Run my Accounts

Wir freuen uns, dass sich die Business Angels Schweiz (BAS) für die Buchhaltungslösung von Run my Accounts entschieden haben.

Die Business Angels Schweiz (BAS) organisieren auf monatlicher Basis sogenannte Dinner Meetings, an welchen sich Start-ups einer ausgewählten Schar von Investoren vorstellen können. Entscheidet sich mindestens ein Investor für ein persönliches Engagement, kann das Start-up mit einer Finanzierung aber auch mit einer geballten Ladung an Know-how zum Aufbau der Firma rechnen, das über den Business Angel einfliessen kann.

Die Business Angels haben 2 Sektionen, eine in der Deutschen Schweiz, eine in der Romandie. Run my Accounts ist für diese Konstellation eine optimale Lösung: anstatt wie bisher zwei Mandaten zu führen und eine komplizierte Konsolidierung durchzuführen, nutzen die Business Angels die Kostenstellen-Funktion von Run my Accounts. Damit lassen sich die beiden Rechnungen bei Bedarf jederzeit getrennt darstellen. Dank des Einsatzes des Run my Accounts Debitoren-Moduls sparen sich die Verantwortlichen im Vorstand viel Zeit bei der Kontrolle, welches Mitglied seinen Beitrag bezahlt hat. Die Rechnungsdaten werden dabei direkt aus der Mitgliederverwaltung der Business Angels eingelesen.

„Ich bin begeistert“, sagt der Geschäftsführer Jan Fülscher. „Die Buchhaltung wurde für uns einfacher und übersichtlicher und Run My Accounts hat für alle unsere Sonderwünsche Lösungen gefunden. Ich kann Run My Accounts guten Gewissens empfehlen und weise auch Startups immer wieder auf die Firma hin.“

Kontakt: Jan Fülscher, jan.fuelscher@businessangels.ch.

Vorerfassung und der Irrtum über den Spareffekt

Viele Unternehmen erledigen ihre Buchhaltungsarbeiten selber und setzen dazu ein Vorerfassungstool ein. Dahinter steckt die Idee, dass man möglichst viele Buchhaltungsarbeiten in der Unternehmung selber erledigen möchte, um bei der externen Treuhandstelle Kosten zu sparen. Leider ist es in der Regel so, dass nicht nur die internen Kosten der Erfassung massiv unterschätzt werden, sondern auch der Korrekturaufwand des Treuhänders.

Wenn Sie in Ihrer Unternehmung vor dem Entscheid stehen, eine Vorerfassung einzuführen, dann sollten sie sich die folgenden Punkte genau überlegen:

  1. Anschaffungskosten für Software: z.B. diejenige des Marktführers für ca. CHF 900, hinzu kommen die jährlichen Kosten für Wartung.
  2. Betrieb der Vorerfassungssoftware: Installation der Software, Einrichtung (z.B. Ihren Kontenplan), regelmässige Back-ups, Installation der Upgrades.
  3. Schulung: Sie müssen sich mit der Software intensiv auseinander setzen, damit Sie korrekt buchen können.
  4. Als unregelmässiger Benutzer (im Gegensatz zu Ihrem Treuhänder) können Sie in etwa mit 4 Minuten pro Beleg rechnen. Die 4 Minuten beinhalten das Abtippen des Beleges, die Kontierung, die MWST Buchungen, den Abgleich mit anderen Konten (der Schlusssaldo auf Ihrem Bankkonto muss mit dem Schlusssaldo des Buchhaltungskontos übereinstimmen) und die Ablage der Belege. Sie erledigen also ca. 15 Buchungen pro Stunde.
  5. Da die Vorerfassungs-Lösungen in aller Regel kein Kreditoren-Modul beinhalten, müssen Sie die in der Finanzbuchhaltung eingetippten Zahlen ein zweites Mal in Ihrem e-Banking erfassen, um die Zahlung der Lieferantenrechnungen auszulösen. Rechnen Sie dazu noch einmal 3-4 Minuten pro Beleg.
  6. Sie müssen Ihre eingegenbenen Daten exportieren und der Treuhänder muss diese bei seiner Installation wieder importieren. Dieser Prozess ist fehleranfällig.
  7. Der Treuhänder muss alle Buchungen noch einmal genau anschauen und falls nötig korrigieren (gerade bei Betrieben mit MWST-Pflicht ist es essenziell, dass die Vorsteuerabrechnungen stimmen). Dieser Aufwand wird meist unterschätzt. Viele Treuhänder beklagen sich über eine mangelhafte Qualität der Vorerfassung und dass meist im grossen Stil korrigiert werden muss. Oftmals ist es sogar so, dass eine direkte Erfassung durch den Treuhänder am Ende günstiger gewesen wäre, als die Durchführung der Korrekturen (zudem müssen Sie auch die angelaufenen internen Kosten berücksichtigen). Spätestens, wenn die Rechnung des Treuhänders beim Kunden eintrifft, werden diese vermeintlich nicht existierenden Kosten sichtbar.

Zentral ist, ob Sie sich sicher sind, ob Sie oder Ihr Personal langfristig auch wirklich genügend Know-how haben, um die Buchhaltung selber zu erledigen und ob Sie bereit sind, sich mit dem Thema intensiv auseinanderzusetzen und sich stets über alle Gesetzesänderungen auf dem Laufenden halten. Nur dann lassen sich Doppelspurigkeiten und Fehler vermeiden, die kostspielig sind. Wissen Sie zum Beispiel Bescheid über das neue MWST Gesetz, dass per 1. Januar 2010 in Kraft tritt und was dies für Sie resp. die Vorerfassung der Vorsteuer bedeutet?

Das Ziel einer aktuellen Buchhaltung zum kleinen Preis lässt sich auch anders erreichen: über die schlanken Administrationsprozesse von Run my Accounts scan2mailen Sie Ihre Belege. Diese werden sofort verbucht, die Zahlung wird ins e-Banking hochgeladen und der Beleg wird im Online-Dokumenten Management System abgelegt. Detaillierte Reports wie auch die Belege im PDF-Format sind für Sie per Web zugänglich – dies alles zu extrem attraktiven Konditionen, die mit Sicherheit unter Ihren internen und externen Buchhaltungskosten liegen.

Run my Accounts bei GRYPS

Die beiden Gründerinnen von GRYPSGaby Staeheli und Priska Schoch haben sich die Buchhaltungs-Lösung von Run my Accounts angesehen und berichten darüber in ihrem Gründerinnen Tagebuch.

Wahl eines GmbH Geschäftsführers

Da Run my Accounts zusammen mit einem Partner Gründungen von Aktiengesellschaften und GmbHs durchführt, sind wir auch immer wieder mit der Frage von Kunden konfrontiert, wie bei einer GmbH ein neuer Geschäftsführer gewählt werden kann. Dazu muss gemäss OR 804 II Ziff. 2 eine Gesellschafterversammlung durchgeführt werden, die den neuen Geschäftsführer bestellt. Sofern die GmbH mehrere Geschäftsführer hat, muss die Gesellschafterversammlung den Vorsitz regeln (OR 809 III). Der neue Geschäftsführer gibt eine schriftliche Wahlannahmeerklärung ab. Das Protokoll der Gesellschafterversammlung muss darauf zusammen mit der Wahlannahmeerklärung und einer Handelsregisteranmeldung, auf der die Unterschrift des neuen Geschäftsleiters notariell beglaubigt wurde (falls noch nicht geschehen) ans Handelsregisteramt eingereicht werden.