MWST Anmeldung neu vollständig online möglich

Die Eidgenössische Steuerverwaltung hat den Prozess für die MWST-Anmeldung vereinfacht. Ab sofort ist es möglich, den Fragebogen zur MWST-Pflicht vollständig online auszufüllen und einzureichen. Bis vor kurzem mussten die Daten zwar auf der Website erfasst werden, dann wurde aber ein PDF Formular erzeugt, welches man unterzeichen und per Post an die Eidg. Steuerverwaltung senden musste. Dieser Medienbruch entfällt nun. Darüber hinaus sind auch zusätzliche Formulare für die Beantragung der Saldosteuersatz-Methode oder der Methode nach vereinnahmten Entgelten in die Anmeldung eingebunden. Falls nicht alle notwendigen Daten vorliegen, soll sich der Prozess gemäss Angaben der Steuerverwaltung sogar unterbrechen und später fortsetzen lassen. Ein kurzer Test hat gezeigt, dass dies jedoch nur dann funktioniert, wenn der selbe Browser verwendet wird – die Daten werden im Browser lokal gespeichert. Weiterlesen

Keine Aktivierung der Gründungs- und Organisationskosten mehr ab 2013

Neues GesetzAm 1. Januar 2013 tritt das neue Rechnungslegungsgesetz in Kraft. Eine Änderung, welche für Startups relevant ist, betrifft die bis anhin gängige Aktivierung der Gründungskosten.

Der bis zum 31. Dezember 2012 gültige OR Artikel 664 bestimmte, dass Gründungs-, Kapitalerhöhungs- und Organisationskosten bilanziert werden durften. Diese Kosten wurden im KMU Kontenplan von Sterchi im Konto 1800 (Gründungs-, Kapitalerhöhungs- und Organisationsaufwand) ausgewiesen und gemäss OR innerhalb von fünf Jahren abgeschrieben. Weiterlesen

Buchhaltungssoftware für Startups?

Derzeit bieten verschiedene Buchhaltungs-Software Anbieter auf dem Schweizer Markt Business-Software zu Sonderkonditionen für Startups an. Soll ein Startup wirklich ein ERP (Enterprise Ressource Management System) kaufen, um damit Buchhaltung mit Debitoren-, Kreditoren-, Lager- und Lohnbuchhaltung und Address-Management zu machen?

Vordergründig spricht sicher vieles dafür, wenn man eine sehr umfassende Software-Lösung zum startup-verträglichen Sonderpreis erhält. Startups und deren Berater sollten sich aber ebenso fragen, ob es in der Aufbau-Phase Sinn macht, eine solche Monster-Lösung einzuführen, sich dafür zu schulen zu lassen und dann auch noch die Buchführungsarbeit zu erledigen. Oder ob man sich nicht doch gescheiter voll auf den Aufbau der Firma fokussieren soll.

Der „Preis der Buchhaltungs-Software“

Der Preis einer Software-Lizenz für ein Enterprise Ressource Planning System ist im Verhältnis zu den Kosten der Bedienung der Software meist vernachlässigbar. Der ganz grosse Kostenblock liegt bei der Anwendung der Software. Je mehr Features vorhanden sind, je komplexer und umfassender die Software ist, desto grösser wird der Aufwand in der Verwendung. Der Schulungsaufwand, die Einrichtung, aber auch Anpassungen an die eigenen Prozesse können massiv ins Gewicht fallen. Buchhaltungs-Alltag heisst: Belege abtippen, Bankkonten abstimmen, Zahlungen aufbereiten, Zahlungseingänge kontrollieren und verbuchen, MWST Abrechnungen ausfüllen, Belege sortieren und einordnen usw. usf. Ein Sonderangebot ist also nur vordergründig günstig und erleichtert allenfalls den Einstieg. Die „Total Cost of Ownership“ hingegen sind sehr hoch.

Der „Preis der Flexibilität“

Eine umfassende Buchhaltungssoftware einzuführen ist aufwändig – egal ob es klassisch vor Ort auf einem Server oder in der Cloud installiert wird. Die Anwender müssen geschult und das System muss parametrisiert werden. Verschiedene Abteilungen und Anspruchsgruppen müssen das System umfassend nutzen, damit die Anwendung wirklich Sinn macht.

Heute können Daten zwischen Anwendungen auch über standardisierten Web-Schnittstellen zwischen ausgetauscht werden. Es ist sehr einfach, die Vorteile von offenen Schnittstellen in Cloud Apps zu nutzen. So können die unterschiedlichsten Systeme bedarfsgerecht kombiniert werden.

Ein Startup muss sich laufend verändern und dabei flexibel sein können. Ein eingeführtes und auf die damaligen Prozesse des Unternehmens angepasste Buchhaltungs-Software steht quer zur Idee, sich flexibel an neue Anforderungen und Ideen anpassen zu können.

Der „Preis der Verzettelung“

Erfolgreiche Startups fokussieren sich mit voller Kraft auf den Aufbau des Business. Im Vordergrund steht die Entwicklung der eigenen Kernkompetenzen und der Aufbau des Marktes. Administration steht auf der anderen Seite der Prioritäten-Skala. Dennoch ist es wichtig zu wissen, wo man finanziell steht. Das heisst aber nicht, dass diese Arbeit selber gemacht werden muss.

Unter knappen finanziellen Mitteln zu arbeiten, heisst vor allem, dass man effizient arbeiten muss. Effizienter als die Konkurrenz und so effizient, dass man das Business aufgebaut hat, bevor das Geld ausgeht. Dabei sollten effiziente Methoden gerade auch in der Buchhaltung zum Zug kommen.

Der Preis des Treuhänders

Stellen Sie sich vor, Sie schneiden jemanden die Haare. Das Resultat muss danach noch durch einen Profi-Coiffeur ausgebessert werden. Unter dem Strich ist dies viel aufwändiger und das Resultat unbefriedigender, als wenn der Profi von Anfang an die Haare geschnitten hätte.

Genau so – wenn nicht noch extremer – ist dies in der Buchhaltung: Nichts ist so aufwändig, wie in einer schlecht geführten Buchhaltung Differenzen zu suchen, wenn die Buchhaltung nicht aufgeht. Wenn ein Buchhalter einen Abschluss erstellt, dann muss er sich zu hundert Prozent darauf verlassen können, dass die zu Grunde gelegten Daten stimmig sind. Ist er sich nicht sicher, muss er sich Gewissheit verschaffen. Dabei investiert er viele Stunden – Stunden, die am Schluss auch bezahlt werden müssen.

Die Buchhaltung sollte von Anfang an von jemandem gebucht werden, der wirklich etwas davon versteht. Alle anderen Varianten sind meist erheblich teurer. Nur wenn die Buchhaltung von Beginn weg fehlerfrei gebucht ist, lassen sich aufwändige Aufräumaktionen vermeiden.

Run my Accounts für Startups

Run my Accounts bietet für Startups eine wirklich optimale Lösung. Mehr als 10% der von einer Expertenjury gewählten Top 100 Startups 2011 setzen auf Run my Accounts. Wir entlasten Jungunternehmen vollständig von der lästigen Administrationsarbeit und bieten in unserer umfassenden Web-Applikation dennoch tagesaktuelle Zahlen. Auch unserer Preise sind äusserst Startup-Kompatibel: meist kostet die gesamte Buchführung bei uns weniger als bei Software-Anbietern allein die Lizenzgebühren.

Lesen Sie, wieso 10 der Top 100 Startups ihre Buchhaltung von Run my Accounts führen lassen.

Kundenportrait: Musikschule Instrumentor.ch

Gerade bei Startup-Unternehmen ist Schlankheit und Effizienz gefordert. Die Gründer müssen sich auf die schnelle Entwicklung ihrer Produkte konzentrieren  und sind deswegen froh, wenn sie sich um Dinge, die peripher zu ihrer Produktentwicklung liegen, nicht kümmern müssen.

Einer unserer neusten Kunden ist die Musikschule Instrumentor.ch. Sie hat sich zum Ziel gesetzt, für jeden Musikschüler einen möglichst passenden Musiklehrer zu finden. Im Moment bietet Instrumentor Gitarrenunterricht, Schlagzeugunterricht, Gesangsunterricht, Klavierunterricht und Bassunterricht in Zürich und Winterthur an.

Für die Gründer von Instrumentor war von Anfang an klar, dass sie lediglich die Ressourcen haben, um die Kern-Applikation ihres Geschäftes selber zu entwickeln und wo immer möglich auf kostengünstige oder kostenlose Applikationen und Dienstleistungen von Dritten zu setzen.

So nutzt Instrumentor beispielsweise das kostenlose Google-Apps für Mail und Office-Anwendungen, Schülerbefragungen, Stundentracking, etc., Highrise fürs Kundenmanagement, Dropbox für Data-Storage und Backup, WordPress als Content Management-System, Drupal als Applikationsframework – und Run my Accounts für die Buchhaltung.

Wie Siro Müller, Mit-Gründer von Instrumentor, sagt, ist gerade der Wegfall von mühseligen Buchhaltungsaufgaben eine Befreiung. Zwar hat er während seinem Studium auch eine vertiefte Ausbildung in Rechnungswesen genossen. Dennoch ist für ihn klar, dass er die kostbare Zeit, die er fürs Buchen, Archivieren, Software erlernen und Buchungsfehler ausbügeln bräuchte, lieber für die wirklich geschäftsrelevanten Aufgaben einsetzt. Dazu gehört die Akquisition von neuen talentierten Musiklehrern, sowie das Gewinnen von neuen Schülern.

Run my Accounts ist für ihn deswegen ein zentraler Bestandteil für ein schlankes Unternehmen, da es wie andere Cloudservices die Arbeit stark erleichtert und den Unternehmern ermöglich den Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge zu legen. Dank dem konsequent schlanken und einfachen Setup, konnten die Gründer von Instrumentor mit wenig Kapitaleinsatz ein Geschäft eröffnen und nach kurzer Zeit den Breakeven schaffen.

Wie viel kostet mich eine Buchung?

Der Kostentreiber in einer Buchhaltung ist eindeutig die Anzahl der Buchungen. Dies trifft für kleinere und grössere Buchhaltungen im KMU gleichermassen zu. Man könnte denken, dass mit steigendem Volumen die Kosten sinken. Unsere Erfahrung zeigt, dass genau das Gegenteil der Fall ist: wir haben bei unseren Kunden oftmals gesehen, dass die Kosten pro Beleg eher zunehmen. Grund dafür ist die steigende Komplexität und die Abstimmungsarbeit bei grösserem Belegvolumen.
Schauen wir uns einmal die zu erledigenden Schritte an, wenn eine Lieferantenrechnung von Office World über CHF 25.70 bei Ihnen eintrifft:

1. Die Rechnung trifft per Post ein, wird geöffnet.

2. Die Rechnung wird kontrolliert und allenfalls in einen Liquiditätsplan eingegeben.

3. Die Rechnung muss bezahlt werden: Oftmals geschieht dies im KMU dadurch, indem der Einzahlungsschein direkt im E-Banking abgeschrieben wird.

4. Die Rechnung wird bezahlt und die Bank schickt einen Bank-Zahlungsbeleg, der dieser Rechnung manuell zugeordnet werden muss.

5. Die Rechnung wird kontiert und anschliessend in der Buchhaltung erfasst.

6. Das Rechnungsoriginal wird in einen Ordner, womöglich nach Alphabet, sortiert abgelegt und für 10 Jahre archiviert.

7. Das Bankkonto muss abgestimmt werden.

8. Später wird die MWST Abrechnung erstellt und die MWST-Buchung noch einmal kontrolliert.

9. Auch zum Jahresabschluss werden die Konten in der Regel abgestimmt.

10. Der Revisor schaut sich die Buchhaltung später noch einmal an.

Wie Sie sehen können, ist das Handling einer Rechnung über CHF 25.70 (schlussendlich jeder Rechnung über egal welchen Betrag) mit viel Aufwand verbunden, dem sich entweder interne oder externe Personen annehmen und dafür irgendwie entschädigt werden müssen.

Die Frage, wie viel eine Buchung kostet, ist wie folgt zu beantworten:

1. Wie viele Rechnungen schreiben Sie pro Jahr?

2. Wie viele Rechnungen empfangen Sie pro Jahr?

3. Wie viele Spesenbelege fallen in Ihrem Unternehmen an?

Zählen Sie alles zusammen und rechnen noch einmal rund 10-20% für weitere Buchungen wie Löhne, Zinsen etc. oben drauf und dividieren diese Anzahl durch die Kosten Ihres Treuhänders.

Etablierte Treuhänder rechnen pro FiBu Buchung in der Nachbearbeitung (also ohne Zahlungsabwicklung) über alles gesehen (Buchung, Bankkonto-Abstimmung, Suche nach fehlenden Belegen, MWST Erklärung) mit ca. 7 Minuten pro Beleg. Wenn eine professionelle Buchhaltung mit Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung geführt wird, liegt dieser Wert bei ungefähr 11 Minuten (inkl. Aufbereitung und Kontrolle der Zahlung). Verrechnet Ihnen der Treuhänder einen Stundenansatz von CHF 140 (normaler Satz für einen Buchhaltungssachbearbeiter), kostet Sie eine Buchung zwischen ca. CHF 16.- und CHF 26.-; das Erstaunen über diese hohen Kosten ist durchaus gerechtfertigt!

Auch wenn die Buchhaltung intern erledigt wird, dürfte dieser Preis pro Beleg nicht wesentlich tiefer liegen – sofern die Vollkosten (Lohn, Sozialversicherungen, Buchhaltungs-Softwarelizenzen, Software Wartung, Computer, Führung der Person, keine permanente Auslastung, ständige Weiterbildung im Bereich der Buchhaltung, …) berücksichtigt werden.

Wenn Sie die Buchhaltungskosten reduzieren wollen, gibt es diverse Tipps, die Ihnen weiterhelfen:

1. Reduzieren Sie die Anzahl Ihrer Buchungen. Dieses Ziel erreichen Sie zum Beispiel über folgende Massnahmen:

      • Verlangen Sie von Ihren Lieferanten Sammelrechnungen. Es ist nicht nötig, dass jeder Ihrer Mitarbeiter mit eigenem Handy eine eigene Rechnung erhält. Die Anbieter in der Schweiz können Ihnen Sammelrechnungen ausstellen. Da auch Ihre Lieferanten ihre Administrationskosten tief halten wollen, werden sie Ihnen dankbar sein.
      • Schreiben Sie selber wenn möglich weniger Rechnungen, dafür mit höheren Beträgen.
      • Lassen Sie durch Ihre Mitarbeiter Spesenabrechnungen erstellen, damit Ihr Buchhalter nicht die Kleinbelege einbuchen muss. Noch besser: handeln Sie mit dem Kanton ein genehmigtes Spesenreglement aus und ersetzen Sie Kleinbelege durch Pauschalspesen.

2. Installieren Sie möglichst effiziente Prozesse und automatisieren Sie Ihre Buchführung so stark wie möglich (z.B. Verwendung von ESR Einzahlungsscheinen). Auch bei den Kreditoren und in der Bankkontoführung besteht sehr viel Automatisierungspotenzial, das Sie über einen externen Partner nutzen können.

3. Lassen Sie klug buchen. Über geeignete Buchungsansätze können Sie die Anzahl der Buchungen massiv reduzieren und gleichzeitig die Übersichtlichkeit in der Buchhaltung erhöhen.

Run my Accounts in den Top 100

100 Experten haben im Auftrag vom Institut für Jungunternehmen die 100 innovativsten und erfolgversprechensten Startup-Firmen der Schweiz gewählt. Diese neu lancierte Kampagne wird unter dem Namen TOP 100 in Zukunft jedes Jahr durchgeführt.
Wir von Run my Accounts freuen uns sehr, dass wir unter rund 200’000 Neugründungen seit 2006 in die engere Auswahl gekommen sind. Unser Ansatz, die gesamte Buchführung von KMUs zu übernehmen und mit modernsten Technologien unterstützt effizient abzuwickeln, hat die Experten überzeugt.
Uns freut natürlich auch, dass wir einige der Gewinner bereits als Kunden betreuen dürfen: Top Startups setzen auf Top Startups. Herzliche Gratulation an unsere Kunden.

Online-Buchhalter an der StartMesse

Am Dienstag 7. Juni 2011 findet im Kongresshaus Zürich die grösste Schweizer Messe zu Firmengründung, Franchising und Nachfolge statt. Lernen Sie den Online-Buchhalter kennen und lassen Sie sich Run my Accounts demonstrieren. Wir freuen uns auf Ihren Besuch an unserem Stand.

Mehr zur Startmesse erfahren Sie hier.