Wie viel kostet mich eine Buchung?

Der Kostentreiber in einer Buchhaltung ist eindeutig die Anzahl der Buchungen. Dies trifft für kleinere und grössere Buchhaltungen im KMU gleichermassen zu. Man könnte denken, dass mit steigendem Volumen die Kosten sinken. Unsere Erfahrung zeigt, dass genau das Gegenteil der Fall ist: wir haben bei unseren Kunden oftmals gesehen, dass die Kosten pro Beleg eher zunehmen. Grund dafür ist die steigende Komplexität und die Abstimmungsarbeit bei grösserem Belegvolumen.
Schauen wir uns einmal die zu erledigenden Schritte an, wenn eine Lieferantenrechnung von Office World über CHF 25.70 bei Ihnen eintrifft:

1. Die Rechnung trifft per Post ein, wird geöffnet.

2. Die Rechnung wird kontrolliert und allenfalls in einen Liquiditätsplan eingegeben.

3. Die Rechnung muss bezahlt werden: Oftmals geschieht dies im KMU dadurch, indem der Einzahlungsschein direkt im E-Banking abgeschrieben wird.

4. Die Rechnung wird bezahlt und die Bank schickt einen Bank-Zahlungsbeleg, der dieser Rechnung manuell zugeordnet werden muss.

5. Die Rechnung wird kontiert und anschliessend in der Buchhaltung erfasst.

6. Das Rechnungsoriginal wird in einen Ordner, womöglich nach Alphabet, sortiert abgelegt und für 10 Jahre archiviert.

7. Das Bankkonto muss abgestimmt werden.

8. Später wird die MWST Abrechnung erstellt und die MWST-Buchung noch einmal kontrolliert.

9. Auch zum Jahresabschluss werden die Konten in der Regel abgestimmt.

10. Der Revisor schaut sich die Buchhaltung später noch einmal an.

Wie Sie sehen können, ist das Handling einer Rechnung über CHF 25.70 (schlussendlich jeder Rechnung über egal welchen Betrag) mit viel Aufwand verbunden, dem sich entweder interne oder externe Personen annehmen und dafür irgendwie entschädigt werden müssen.

Die Frage, wie viel eine Buchung kostet, ist wie folgt zu beantworten:

1. Wie viele Rechnungen schreiben Sie pro Jahr?

2. Wie viele Rechnungen empfangen Sie pro Jahr?

3. Wie viele Spesenbelege fallen in Ihrem Unternehmen an?

Zählen Sie alles zusammen und rechnen noch einmal rund 10-20% für weitere Buchungen wie Löhne, Zinsen etc. oben drauf und dividieren diese Anzahl durch die Kosten Ihres Treuhänders.

Etablierte Treuhänder rechnen pro FiBu Buchung in der Nachbearbeitung (also ohne Zahlungsabwicklung) über alles gesehen (Buchung, Bankkonto-Abstimmung, Suche nach fehlenden Belegen, MWST Erklärung) mit ca. 7 Minuten pro Beleg. Wenn eine professionelle Buchhaltung mit Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung geführt wird, liegt dieser Wert bei ungefähr 11 Minuten (inkl. Aufbereitung und Kontrolle der Zahlung). Verrechnet Ihnen der Treuhänder einen Stundenansatz von CHF 140 (normaler Satz für einen Buchhaltungssachbearbeiter), kostet Sie eine Buchung zwischen ca. CHF 16.- und CHF 26.-; das Erstaunen über diese hohen Kosten ist durchaus gerechtfertigt!

Auch wenn die Buchhaltung intern erledigt wird, dürfte dieser Preis pro Beleg nicht wesentlich tiefer liegen – sofern die Vollkosten (Lohn, Sozialversicherungen, Buchhaltungs-Softwarelizenzen, Software Wartung, Computer, Führung der Person, keine permanente Auslastung, ständige Weiterbildung im Bereich der Buchhaltung, …) berücksichtigt werden.

Wenn Sie die Buchhaltungskosten reduzieren wollen, gibt es diverse Tipps, die Ihnen weiterhelfen:

1. Reduzieren Sie die Anzahl Ihrer Buchungen. Dieses Ziel erreichen Sie zum Beispiel über folgende Massnahmen:

      • Verlangen Sie von Ihren Lieferanten Sammelrechnungen. Es ist nicht nötig, dass jeder Ihrer Mitarbeiter mit eigenem Handy eine eigene Rechnung erhält. Die Anbieter in der Schweiz können Ihnen Sammelrechnungen ausstellen. Da auch Ihre Lieferanten ihre Administrationskosten tief halten wollen, werden sie Ihnen dankbar sein.
      • Schreiben Sie selber wenn möglich weniger Rechnungen, dafür mit höheren Beträgen.
      • Lassen Sie durch Ihre Mitarbeiter Spesenabrechnungen erstellen, damit Ihr Buchhalter nicht die Kleinbelege einbuchen muss. Noch besser: handeln Sie mit dem Kanton ein genehmigtes Spesenreglement aus und ersetzen Sie Kleinbelege durch Pauschalspesen.

2. Installieren Sie möglichst effiziente Prozesse und automatisieren Sie Ihre Buchführung so stark wie möglich (z.B. Verwendung von ESR Einzahlungsscheinen). Auch bei den Kreditoren und in der Bankkontoführung besteht sehr viel Automatisierungspotenzial, das Sie über einen externen Partner nutzen können.

3. Lassen Sie klug buchen. Über geeignete Buchungsansätze können Sie die Anzahl der Buchungen massiv reduzieren und gleichzeitig die Übersichtlichkeit in der Buchhaltung erhöhen.

Run my Accounts in den Top 100

100 Experten haben im Auftrag vom Institut für Jungunternehmen die 100 innovativsten und erfolgversprechensten Startup-Firmen der Schweiz gewählt. Diese neu lancierte Kampagne wird unter dem Namen TOP 100 in Zukunft jedes Jahr durchgeführt.
Wir von Run my Accounts freuen uns sehr, dass wir unter rund 200’000 Neugründungen seit 2006 in die engere Auswahl gekommen sind. Unser Ansatz, die gesamte Buchführung von KMUs zu übernehmen und mit modernsten Technologien unterstützt effizient abzuwickeln, hat die Experten überzeugt.
Uns freut natürlich auch, dass wir einige der Gewinner bereits als Kunden betreuen dürfen: Top Startups setzen auf Top Startups. Herzliche Gratulation an unsere Kunden.

Online-Buchhalter an der StartMesse

Am Dienstag 7. Juni 2011 findet im Kongresshaus Zürich die grösste Schweizer Messe zu Firmengründung, Franchising und Nachfolge statt. Lernen Sie den Online-Buchhalter kennen und lassen Sie sich Run my Accounts demonstrieren. Wir freuen uns auf Ihren Besuch an unserem Stand.

Mehr zur Startmesse erfahren Sie hier.

Run my Accounts hat über 100 Kunden!

Wir durften vor kurzem unseren 100-sten Kunden, die Firma Terra-Cielo feiern. Terra-Cielo handelt mit Kunstgegenständen. Herr Frizzi bringt mit Terra-Cielo neben der SimAir und Frizzi’s Bar bereits seine 3. Unternehmung zu Run my Accounts.

Unsere Account Managerin Andréina Konic übergibt ihrem neuen Kunden Herrn Gian Andrea Frizzi einen Gutschein für das Set-up:

Unsere Kundenzahl entwickelt sich in diesen Tagen sehr schnell, so dass wir heute bereits den 115. Kunden empfangen konnten.

Unsere Kunden reichen vom 1-Mann-Betrieb bis zu namhaften Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern. Start-ups profitieren von unseren einfachen und transparenten Administrationsprozessen genauso wie grosse und etablierte Unternehmen.

Beobachter-Buch „Ich mache mich selbständig“ jetzt mit Run my Accounts

BEO_bild_selbstaendigDer Beobachter hat letzte Woche die 12. Auflage des Buches „Ich mache mich selbständig“ von Norbert Winistörfer publiziert. Neu enthält das Schweizer Standard-Werk für angehende Unternehmer auch den Tipp, Run my Accounts als zukunftsträchtige Online-Buchführungslösung einzusetzen:

„Run my Accounts bietet Schweizer KMU einen webbasierten Buchführungsservice, der von administrativen Arbeiten entlastet. Konzentrieren Sie sich auf die Gründung Ihrer Firma, Run my Accounts erledigt Ihre Buchhaltung.“

Norbert Winistörfer führt den Unternehmensgründer im Buch von der ersten Idee bis zum ausgefeilten Businessplan. Er zeigt auf, wie man Marktanalysen erstellt, Geschäfts- und Marketingstrategien entwickelt, Steuern und Versicherungen optimiert, die geeignete Rechtsform wählt, die Finanzierung plant und wie man gegenüber Kreditgebern richtig auftritt. Zudem ist eine hilfreiche CD-ROM mit Checklisten, Infoblättern und Vorlagen in der Beilage enthalten.

Das Buch ist für CHF 68 auf der Website des Beobachters oder in jeder Buchhandlung erhältlich.

Die besten Talente setzen auf Run my Accounts

Wir freuen uns die Starmind International AG als neuen Kunden begrüssen zu dürfen.

Starmind hat ein Wissensportal aufgebaut und bildet eine Online-Community von klugen Köpfen. In Zusammenarbeit mit Universitäten und Talentnetzwerken baut Starmind einen Experten-Pool auf, an welchen die User ihre Fragen stellen können. Hat ein User eine Frage, muss er bei der Formulierung eine Prämie festlegen, die er bereit ist zu bezahlen, falls er eine nützliche Antwort eines Experten erhält. Das Run my Accounts Team hat mit der Brainpower von Starmind bereits sehr gute Erfahrungen gemacht: uns wurde zu zahlreichen Fragen aus den Bereichen Marketing und Programmierung geniale Antworten geliefert.

Pascal Kaufmann und Marc Vontobel, die beiden Partner der Starmind International AG, wurden kürzlich von DRS1 im Rahmen der Trend Sommerserie zum Thema „Wie innovative Unternehmen die Welt verändern“ interviewt. Hören Sie den Beitrag unter folgendem Link: Starmind auf DRS1.

Pascal Kaufmann, der VR-Präsident der Starmind International AG über Run my Accounts:

Wir haben uns für Run my Accounts entschieden, weil der Online Buchhaltungsservice extrem gut zu unserer dezentralen Organisation passt. Da kommen uns die Buchhaltungsprozesse von Run my Accounts sehr entgegen: unsere Mitarbeiter scannen ihre Belege egal woher zu Run my Accounts. So haben wir jederzeit den perfekten Überblick und die Kontrolle über unsere Finanzen und können uns voll und ganz auf den Aufbau von www.starmind.com konzentrieren.

13 Gault Millau Punkte bei Run my Accounts

Run my Accounts führt neu die Buchhaltung des Restaurants Bärengasse am Paradeplatz in Zürich.

Die Bärengasse wurde vom Magazin „ZÜRICH GEHT AUS“ als TRENDSETTER Nr. 1 2009 ausgezeichnet und hat bereits kurz nach Eröffnung 13 Gault Millau Punkte erhalten. Die moderne Brasserie an bester Lage lädt ein zum Genuss von argentinischem Rindfleisch und Weinen der argentinischen Farm „OJO DE AGUA“ von Dieter Meier, der die Bärengasse gleich mitbesitzt. Ausserdem gibts diverse Spezialitäten von innovativen Produzenten der Schweiz. Dieter Meier, Nicolas J. Maeder und Patrik Bruderer führen als MBM Gastromanagement GmbH das Restaurant im Lichthof der Credit Suisse am Paradeplatz.

Patrik Bruderer, der Teilinhaber und Geschäftsführer der MBM Gastromanagement GmbH, hat sich für Run my Accounts entschieden, weil…

Run my Accounts uns stark in der Administration entlastet. Auf Rechnungen kleben wir einen Barcode und scan-to-mailen diese ans Service Center von Run my Accounts. Der Online-Buchhalter verarbeitet unsere Belege noch am selben Tag und erfasst die Zahlung im E-Banking. Ich muss die Zahlung nur noch visieren. Mit wenigen Klicks im Webbrowser kann ich detaillierte Auswertungen über unsere Umsätze wie auch unsere Lieferanten erstellen und habe so die Finanzen jeder Zeit unter Kontrolle. Insbesondere schätze ich, dass uns alle Belege im Dokumenten Management System per Volltext-Suche zur Verfügung stehen. Run my Accounts bietet uns einen super Service, den wir regelmässig an (Gastro-) Unternehmer weiterempfehlen.