Zeit ist Geld – deshalb ist Zeitmanagement in KMU ein wichtiger Erfolgsfaktor. Damit eine Unternehmung profitabel ist, muss die Auslastung der Mitarbeiter mit verrechenbaren Aktivitäten möglichst hoch sein. Verschwendet eine Unternehmung zu viel Zeit für nicht kundenorientierte oder nicht umsatzbringende Aktivitäten, verliert sie Geld. Deshalb sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter möglichst effizient arbeiten können. Ziele, die nicht messbar sind, können sie auch nicht erreichen. Deshalb sollten Sie die Grundlage mit einer guten Zeiterfassung legen.
Wenn Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter nicht erfassen und kontrollieren, dann kann dies z.B. zu folgenden Problemen führen:
- Projekte werden verzögert und überschreiten das Budget
- Rechnungen stimmen nicht mit der aufgewendeten Zeit über ein
- Weil der Lerneffekt ausbleibt, werden neue Projekte falsch budgetiert
All das wird Ihre Kunden auch nicht glücklicher machen. Mit Hilfe einer Zeiterfassung können Sie im Unternehmen schlechtes Zeitmanagement vermeiden oder zumindest verringern. Unternehmen in jeglicher Grösse profitieren von einer Zeiterfassung.
Weshalb die Erfassung für Ihr Zeitmanagement entscheidend ist
Mit der Zeiterfassung können Sie beobachten, wie viel Zeit eine Person, ein Team oder ein Unternehmen für eine bestimmte Arbeit (Dienstleistung, Produkt, Kunden etc.) aufgewendet hat. Die «Leistung» kann auf ein gesamtes Kundenprojekt oder auf Projektaufgaben (z.B. Codierung einer Schaltfläche) granular erfasst werden. Mit einer Zeiterfassung können Unternehmen ihre Zeitmanagementprozesse kontrollieren und verbessern, indem sie Fragen stellen wie:
- Wird die Zeit für die richtigen Arbeiten verwendet?
- Nehmen bestimmte Aufgaben mehr oder weniger Zeit in Anspruch als erwartet?
- Können Prozesse oder Vorgehensweisen angepasst werden, um sicherzustellen, dass die Zeit effizient genutzt wird?
- Müssen wir anders abrechnen, um die Kosten besser kontrollieren zu können?
Sobald Sie ein gutes Gefühl dafür haben, wie Ihre Zeit genutzt wird, können die erfassten Stunden an den Einnahmen gemessen werden.
Wenn Sie zum Beispiel mit einem Projekt CHF 10’000 Umsatz einnehmen, mag ihnen das vielleicht nach viel Umsatz erscheinen. Wenn Sie dann aber bemerken, dass für das Projekt 100 Stunden für das Projekt aufgewendet wurden, dann relativiert sich ggf. ihr gutes Gefühl. Ob Sie so unter einer Vollkostenbetrachtung noch Geld verdienen, ist fraglich. Mit anderen Worten, war das Projekt die Zeit wert, die Sie dafür aufgewendet haben? Oder haben Sie zu wenig berechnet, je nachdem, wie lange das Projekt gedauert hat?
Wenn Zeit effektiv verwaltet wird, verbessert sich die Rentabilität. Die Zeiterfassung hilft Ihnen dabei, dies zu erreichen.
Wie soll ich die Zeit erfassen?
Natürlich können Sie die Zeit im Unternehmen mittels Tabellenkalkulationen oder sogar mit Stift und Papier erfassen. Eine Zeiterfassungs-Software ist jedoch eine effizientere Alternative, die einen besseren Einblick in den Zeitaufwand der einzelnen Teams bietet. Eine Zeiterfassungs-Software (wie TimeStatement) kann in die Buchhaltungs-Lösung von Run my Accounts integriert werden. Auf diese Weise sparen Sie auch Zeit bei weiteren Schritten wie der Erfassung der Rechnungen, der Zahlungskontrolle und der Erfassung in der Buchhaltung.
Bei der Wahl Ihrer Zeiterfassungs-Software sollten Sie z.B. klären, ob folgende Features vorhanden sind:
- Die Zeitdaten sollten an einem zentralen Ort gespeichert sein, so dass Sie nicht zwischen Dateien oder Registerkarten hin und her wechseln müssen
- Die Mitarbeiter oder Teams sollten Ihre Zeiten fortlaufend selber tätigen können. Alles andere ist ineffizient.
- Die Daten sollen möglichst ortsunabhängig erfasst werden können: Auf dem Computer, aber auch auf dem Handy, wenn Ihre Mitarbeiter oft ausserhalb des Büros aktiv sind.
- Einfacher Zugang zu den Projekt- und Mitarbeiter-Daten – am besten aufbereitet in ansprechenden und nützlichen Reports.
- Es sollten Schnittstellen zu Ihren anderen Software-Produkten und Datenablagen vorhanden sein, damit sie die Daten möglichst ohne Medienbruch und live verwenden können.
Bei der Einführung einer Zeiterfassung sollten Sie niemals Ihre Mitarbeiter im Unternehmen vergessen! Lassen Sie diese die verschiedenen Möglichkeiten testen und evaluieren.
So werden Sie durch Zeitmanagement effizienter
Wenn Sie im Dienstleistungs-Geschäft sind und nach Aufwand verrechnen, dann ist die Verwaltung der Zeit Ihrer Mitarbeiter und deren genaue Messung direkt mit dem Geschäftsergebnis verbunden. Wenn Sie nachvollziehen können, wie viel Zeit Aufgaben und Projekte in Anspruch nehmen, können Sie diese Informationen nutzen, um Ihr Geschäft zu verbessern. Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen durch Zeiterfassung die Effizienz steigert:
1. Genauere Schätzung oder Abrechnung
Wenn ein Kunde mit einer Offert Anfrage zu einem neuen Projekt an Sie herantritt, sehen Sie sich die historischen Zeiterfassungsdaten an, die Ihnen aus ähnlichen Projekten vorliegen. So können Sie den Zeitaufwand und somit die offerierten Kosten genauer abschätzen. Auf diese Weise gibt es weniger Diskrepanzen zwischen Schätzungen und dem Resultat.
2. Kapazität genauer planen
Ausgestattet mit den Daten Ihrer früheren Projekte haben Sie einen besseren Einblick in Ihre aktuelle Kapazität. Sie werden wissen, ob Sie neue Projekte oder Kunden aufnehmen können. Und Sie werden die Zeichen erkennen, wenn es an der Zeit ist, sich nach mehr Arbeit – oder mehr Mitarbeitern – umzusehen.
3. Einblick in die Rentabilität gewinnen
Werfen Sie einen Blick auf Ihre Daten nach Kunde, Projekt oder Mitarbeiter sortiert und bewerten Sie, wie gut Ihre Unternehmung wirklich funktioniert. So erkennen Sie rasch, ob Sie zu viel Zeit für unrentable Projekte aufwenden und welche Kunden profitabel sind.
4. Verbesserungspotenzial aufspüren
Die Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu lokalisieren, die zu lange dauern. Sie können untersuchen, warum dies so ist und Korrekturmassnahmen ergreifen.
5. Mit Zeitmanagement die Produktivität erhöhen
Wenn Sie Zeit erfassen, erfahren Sie, wie Ihre Mitarbeiter die Zeit verbringen. Gibt es «tote Zeit» oder Zeit wird zu viel Zeit für nicht verrechenbare oder unprofitable Aktivitäten aufgewendet wird? Werfen Sie einen Blick darauf, welche Zeitverschwender Sie eliminieren können, so dass Zeit vorab für wertvolle Aufgaben verwendet werden kann.
