Neu: Verarbeitung von Belegen ohne Barcodes

Es war ein ganz grosses Anliegen in der letzten Kundenumfrage : PDF Belege an Run my Accounts ohne Barcode zu übermitteln. Wir haben dieses Anliegen aufgenommen, einige fundamentale Änderungen an unserer Software vorgenommen und können ab heute unter den unten aufgeführten Bedingungen PDF Belege ohne Barcodes verarbeiten.

Was ist der Zweck von Barcodes auf Belegen?

Die Barcodes auf Belegen übernehmen im Buchhaltungs-System von Run my Accounts wichtige Funktionen:

1. Sicherstellung der Prüfspur

Eine ordentlich geführte Buchhaltung verlangt, dass zu jeder Buchung ein Beleg gehört. Von einem Beleg soll man eindeutig auf eine Buchung referenzieren können – und umgekehrt. Die MWST Behörde verlangt, dass die Prüfspur gewahrt ist: von der MWST Erklärung soll übers Journal eindeutig auf einen einzelnen Beleg geschlossen werden können. Unsere Barcodes nehmen diese Funktion wahr: Jeder Beleg erhält eine eindeutige aufsteigende Nummer, welche bei jeder Buchung gespeichert wird (Belegnummer).

2. Kennzeichnung des Original-Beleges

Es gibt nur ein Original-Beleg. Der Original-Beleg muss mit der Belegnummer (bei uns unterhalb des Barcodes) gekennzeichnet sein. Dadurch ist gewährleistet, dass ein Beleg nur einmal verbucht resp. auch nur einmal bezahlt wird. Für unsere Kunden ist das nützlich: Ein mit einem Barcode versehener Beleg ist mit hoher Wahrscheinlichkeit bereits zu Run my Accounts gescannt worden. Einer ohne Barcode wahrscheinlich nicht. Ob der Beleg gescannt wurde, kann schnell durch einen Blick in unsere Online-Buchhaltungs-Software verifiziert werden.

3. Identifizierung des Mandanten

Weil jede Barcode-Nummer von Run my Accounts nur einmal vergeben wird, kann ein Beleg automatisch einem Mandanten zugeordnet werden. Dadurch werden Fehler in der Verarbeitung, bei der Zahlung (Gefahr von Doppelzahlungen) wie in der Ablage beim Kunden (Kunde mit mehreren Mandanten) vermieden.

4. Beleg-Trenner

Für Sie als Kunde ist es sehr komfortabel, wenn Sie zahlreiche Belege auf den Scanner-Einzug legen und alle Belege in ein PDF scannen können. Run my Accounts nutzt die Barcodes bei der Verarbeitung als Beleg-Trenner: mit jedem von uns vergebenen Barcode beginnt ein neuer Beleg. Dieser Vorgang geschieht automatisch – Fehler werden dadurch vermieden.

Was ist ein Original-Beleg?

So komfortabel elektronisch ausgestellte Belege auch sind – so lange diese nicht gemäss Gesetz (z.B. mit einem ElDI-V-Zertifikat) digital signiert sind, gelten sie nicht als Original. Und wenn sie nicht als Original gelten, dann riskiert ein Unternehmen das Anrecht, den Vorsteuer-Abzug zu verlieren oder in einem extremen Fall den gesamten Aufwand nicht geltend machen zu können. Bei Belegen aus dem Ausland spielt die Vorsteuer in der Regel keine Rolle. Bei Belegen aus dem Inland hingegen schon. Ausführlich zu diesem Thema hat die WEKA im Artikel Vorsteuerabzug Rechnung: Zulässigkeit von unsignierten PDF-Rechnungen für den Vorsteuerabzug berichtet. Leider ist der überwiegende Teil der heute versendeten PDF-Rechnungen nicht konform signiert.

Bei physischen Belegen stellen die Steuerbehörden geringere Anforderungen an ein Original: es ist ein Stück Papier, welches ein Unternehmen per Post erhalten hat.

Elektronisch erhaltene unsignierte Rechnungen sind als solche meist nicht erkennbar, wenn sie ausgedruckt und abgelegt werden. Das Ausdrucken macht sie allerdings noch lange nicht zu einem Original. Im besten Fall wird der Mangel den Steuerbehörden bei einer Revision einfach nicht offensichtlich gemacht. Der Druck macht also die Situation genau genommen nicht besser, höchstens für die Steuerbehörden schwer erkennbar.

Eine Empfehlung, PDF-Belege zu empfangen, wäre aus unserer Sicht deshalb unseriös, weil dies für unsere Kunden mit einem finanziellen Risiko verbunden sein könnte.

PDF Rechnungsempfang

Wer dennoch PDF Rechnungen empfangen will und bereit ist, ein allfälliges Steuer-Riskio zu tragen, dem bieten wir nun eine entscheidende Vereinfachung: Run my Accounts verarbeitet ab sofort PDF Rechnungen ohne Barcode!

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Sie haben ausserdem die Möglichkeit, die Belege nach der Verarbeitung mit Barcode bei Gelegenheit auszudrucken und im Archiv abzulegen. Dies verbessert zwar die rechtliche Situation nicht, ist aber immerhin einiges einfacher:

• Sie müssen keinen Barcode anbringen.
• Sie können die Belege Batchmässig z.B. einmal pro Jahr ausdrucken.

Anforderungen an Belege

Aufgrund der Dokumenten-Trennfunktion des Barcodes können wir Belege ohne Barcodes nicht in jedem Fall akzeptieren. Es ist uns ein grosses Anliegen, dass wir unseren Kunden auch in Zukunft dabei unterstützen, eine ordnungsgemässe Buchhaltung zu führen. Deshalb haben wir folgende Regeln entwickelt:

1. Bitte senden Sie uns  nur ein Beleg pro PDF Datei
2. Übertragungs-Kanäle: Upload-Widget, Dropbox oder über eine oder mehrere eindeutige, auf einen bestimmten Mandanten registrierte Email-Adresse

Wichtig:

• Bitte senden Sie uns nicht mehrere Belege ohne Barcodes in einer Datei (Dokumenten-Trenn-Funktion von Barcodes). PDFs mit mehreren barcodelosen Dokumenten in einer Datei können nicht verarbeitet werden.
• Senden Sie uns den gleichen Beleg nicht mehrfach zu. Mehrfach gesendete Belege verarbeiten wir, sofern wir nicht offensichtlich erkennen können, dass der Beleg bereits verbucht wurde. Wegen des fehlenden Barcodes können wir bereits verarbeitete Belege nicht erkennen können.

Trotz den Neuerungen: Wir raten dazu, Original-Belege nach wie vor selber mit Barcode zu versehen und nach dem Scannen zu archivieren. Wenn Sie das nicht so tun wollen, dann machen Sie das auf eigenes Risiko.

Run my Accounts Kunden setzen sich bitte mit ihrem Online-Buchhalter in Verbindung, damit wir Ihnen das neue Feature «Scannen ohne Barcode» freischalten können.