Wie steht es eigentlich um das Thema Elektronische Archivierung bei der Sozialversicherungsanstalt des Kantons Zürich (SVA)? Die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV – Hauptabteilung MWST hatte in einem Brief an Run my Accounts bereits eine sehr liberale Praxis aufgezeigt. Nach der ESTV gäbe es keine Pflicht zur digitalen Signatur von elektronischen Belegen mehr. Wir wollten wissen, ob auch andere Behörden während einer Kontrolle ein elektronisches Archiv ohne digitale Signaturen akzeptieren würden. Daher haben wir uns unter anderem bei der SVA Zürich erkundigt.
Brief an die SVA – Elektronische Archivierung:
Antworten der SVA – Elektronische Archivierung:
Die SVA Zürich schreibt schon auf Ihrer Webseite, dass dem Revisor elektronische Unterlagen zur Verfügung gestellt werden können. Doch was heisst das genau? Gemäss Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) Art. 9 Abs. 1 b dürfen elektronische Unterlagen nur unter Anforderung einer digitalen Signatur aufbewahrt werden. Muss ein KMU demzufolge ein aufwändiges und teures elektronisches Signaturverfahren nutzen? Oder reichen auch unsignierte PDF’s aus?
Die SVA Zürich macht im Antwort-Brief an uns deutlich, dass sie keine Pflicht zur digitalen Signatur sieht. Die Erfüllung der Voraussetzungen von GeBüV Art 9 I b sei zwar wünschenswert, aber bei Arbeitgeberkontrollen aus praktischen Gründen nicht Voraussetzung. Der Revisor entscheide vor Ort, so die Sozialversicherungsanstalt des Kantons Zürich (SVA) weiter, ob anhand der vorhanden Unterlagen ‐ unabhängig physisch oder elektronisch – eine ordnungsgemässe Revision durchgeführt werden könne.
Fazit:
Die SVA Zürich sieht laut ihrem Antwortbrief keine Pflicht zur digitalen Signatur, wenn Sie mit einem elektronischem Archiv möchten. Ob andere Ausgleichskassen diese Situation analog sehen, bleibt aber weiterhin offen. Wir raten in jedem Fall dazu, zur Sicherheit bei den entsprechenden Stellen nachzufragen, bevor Sie Original-Papier-Dokumente vernichten.
Hier die vollständige Antwort der Sozialversicherungsanstalt des Kantons Zürich (SVA):
