Wie steht es eigentlich um das Thema Elektronische Archivierung bei der Sozialversicherungsanstalt des Kantons Zürich (SVA)? Die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV – Hauptabteilung MWST hatte in einem Brief an Run my Accounts bereits eine sehr liberale Praxis aufgezeigt. Nach der ESTV gäbe es keine Pflicht zur digitalen Signatur von elektronischen Belegen mehr. Wir wollten wissen, ob auch andere Behörden während einer Kontrolle ein elektronisches Archiv ohne digitale Signaturen akzeptieren würden. Daher haben wir uns unter anderem bei der SVA Zürich erkundigt.
Die SVA Zürich macht im Antwort-Brief an uns deutlich, dass sie keine Pflicht zur digitalen Signatur sieht. Die Erfüllung der Voraussetzungen von GeBüV Art 9 I b sei zwar wünschenswert, aber bei Arbeitgeberkontrollen aus praktischen Gründen nicht Voraussetzung. Der Revisor entscheide vor Ort, so die Sozialversicherungsanstalt des Kantons Zürich (SVA) weiter, ob anhand der vorhanden Unterlagen ‐ unabhängig physisch oder elektronisch – eine ordnungsgemässe Revision durchgeführt werden könne.
Fazit:
Die SVA Zürich sieht laut ihrem Antwortbrief keine Pflicht zur digitalen Signatur, wenn Sie mit einem elektronischem Archiv möchten. Ob andere Ausgleichskassen diese Situation analog sehen, bleibt aber weiterhin offen. Wir raten in jedem Fall dazu, zur Sicherheit bei den entsprechenden Stellen nachzufragen, bevor Sie Original-Papier-Dokumente vernichten.
Hier die vollständige Antwort der Sozialversicherungsanstalt des Kantons Zürich (SVA):
Video-Tipp: Wie funktioniert das Beleg-Archiv?
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