Buchhaltungssoftware für Startups?

Derzeit bieten verschiedene Buchhaltungs-Software Anbieter auf dem Schweizer Markt Business-Software zu Sonderkonditionen für Startups an. Soll ein Startup wirklich ein ERP (Enterprise Ressource Management System) kaufen, um damit Buchhaltung mit Debitoren-, Kreditoren-, Lager- und Lohnbuchhaltung und Address-Management zu machen?

Vordergründig spricht sicher vieles dafür, wenn man eine sehr umfassende Software-Lösung zum startup-verträglichen Sonderpreis erhält. Startups und deren Berater sollten sich aber ebenso fragen, ob es in der Aufbau-Phase Sinn macht, eine solche Monster-Lösung einzuführen, sich dafür zu schulen zu lassen und dann auch noch die Buchführungsarbeit zu erledigen. Oder ob man sich nicht doch gescheiter voll auf den Aufbau der Firma fokussieren soll.

Der „Preis der Buchhaltungs-Software“

Der Preis einer Software-Lizenz für ein Enterprise Ressource Planning System ist im Verhältnis zu den Kosten der Bedienung der Software meist vernachlässigbar. Der ganz grosse Kostenblock liegt bei der Anwendung der Software. Je mehr Features vorhanden sind, je komplexer und umfassender die Software ist, desto grösser wird der Aufwand in der Verwendung. Der Schulungsaufwand, die Einrichtung, aber auch Anpassungen an die eigenen Prozesse können massiv ins Gewicht fallen. Buchhaltungs-Alltag heisst: Belege abtippen, Bankkonten abstimmen, Zahlungen aufbereiten, Zahlungseingänge kontrollieren und verbuchen, MWST Abrechnungen ausfüllen, Belege sortieren und einordnen usw. usf. Ein Sonderangebot ist also nur vordergründig günstig und erleichtert allenfalls den Einstieg. Die „Total Cost of Ownership“ hingegen sind sehr hoch.

Der „Preis der Flexibilität“

Eine umfassende Buchhaltungssoftware einzuführen ist aufwändig – egal ob es klassisch vor Ort auf einem Server oder in der Cloud installiert wird. Die Anwender müssen geschult und das System muss parametrisiert werden. Verschiedene Abteilungen und Anspruchsgruppen müssen das System umfassend nutzen, damit die Anwendung wirklich Sinn macht.

Heute können Daten zwischen Anwendungen auch über standardisierten Web-Schnittstellen zwischen ausgetauscht werden. Es ist sehr einfach, die Vorteile von offenen Schnittstellen in Cloud Apps zu nutzen. So können die unterschiedlichsten Systeme bedarfsgerecht kombiniert werden.

Ein Startup muss sich laufend verändern und dabei flexibel sein können. Ein eingeführtes und auf die damaligen Prozesse des Unternehmens angepasste Buchhaltungs-Software steht quer zur Idee, sich flexibel an neue Anforderungen und Ideen anpassen zu können.

Der „Preis der Verzettelung“

Erfolgreiche Startups fokussieren sich mit voller Kraft auf den Aufbau des Business. Im Vordergrund steht die Entwicklung der eigenen Kernkompetenzen und der Aufbau des Marktes. Administration steht auf der anderen Seite der Prioritäten-Skala. Dennoch ist es wichtig zu wissen, wo man finanziell steht. Das heisst aber nicht, dass diese Arbeit selber gemacht werden muss.

Unter knappen finanziellen Mitteln zu arbeiten, heisst vor allem, dass man effizient arbeiten muss. Effizienter als die Konkurrenz und so effizient, dass man das Business aufgebaut hat, bevor das Geld ausgeht. Dabei sollten effiziente Methoden gerade auch in der Buchhaltung zum Zug kommen.

Der Preis des Treuhänders

Stellen Sie sich vor, Sie schneiden jemanden die Haare. Das Resultat muss danach noch durch einen Profi-Coiffeur ausgebessert werden. Unter dem Strich ist dies viel aufwändiger und das Resultat unbefriedigender, als wenn der Profi von Anfang an die Haare geschnitten hätte.

Genau so – wenn nicht noch extremer – ist dies in der Buchhaltung: Nichts ist so aufwändig, wie in einer schlecht geführten Buchhaltung Differenzen zu suchen, wenn die Buchhaltung nicht aufgeht. Wenn ein Buchhalter einen Abschluss erstellt, dann muss er sich zu hundert Prozent darauf verlassen können, dass die zu Grunde gelegten Daten stimmig sind. Ist er sich nicht sicher, muss er sich Gewissheit verschaffen. Dabei investiert er viele Stunden – Stunden, die am Schluss auch bezahlt werden müssen.

Die Buchhaltung sollte von Anfang an von jemandem gebucht werden, der wirklich etwas davon versteht. Alle anderen Varianten sind meist erheblich teurer. Nur wenn die Buchhaltung von Beginn weg fehlerfrei gebucht ist, lassen sich aufwändige Aufräumaktionen vermeiden.

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