Unternehmenswert steigern leicht gemacht: 7 Mittel zum Erfolg (Teil 5)

Den Unternehmenswert nachhaltig zu steigern lohnt sich! Dies auch für KMU in der Schweiz. Insbesondere durch den verstärkten Wettbewerb im Inland, aber auch aus dem Ausland, sollten Unternehmen versuchen Ihre Position im Marktumfeld zu verbessern. In dieser Blogreihe zeigen wir Ihnen, wie Sie dies mit 7 einfachen Mitteln erreichen können. Die ersten vier Mittel, die Reduktion des negativen Cash-Flows, Preisanpassungen, Umsatzkosten, sowie Gemeinkosten, haben wir Ihnen bereits in den letzten Wochen vorgestellt. Im heutigen Blog stellen wir Ihnen das fünfte Mittel vor, wie Sie Ihren Unternehmenswert steigern können: Ausstandsdauer Debitoren.

 

Mittel Nr. 5: Ausstandsdauer Debitoren

Bei der Ausstandsdauer Debitoren handelt es sich um die durchschnittliche Zeit bis eine Forderung von Ihren Debitoren beglichen wird. Wenn Sie Ihren Cash-Flow betrachten, können Sie diesen massiv verbessern, wenn Ihre Kunden früher bezahlen bzw. die Ausstandsdauer der Forderungen kurz gehalten wird.

Sie können die Zahlungsmoral Ihrer Kunden verbessern, indem Sie die Aufmerksamkeit auf Ihre Debitorenbuchhaltung legen und ein Inkasso-Verfahren implementieren. Die Investition in eine gute Buchhaltungs-Lösung, in der alle Kunden und deren Zahlungseingänge ersichtlich sind, lohnt sich. So können Sie ganz einfach sehen, welcher Kunde schnell zahlt und welche Kunden allenfalls noch viele ausstehende Rechnungen nicht beglichen haben. Mit diesen Informationen können Sie Ihren Prozess der Rechnungsstellung analysieren und verbessern.

Bei schnell wachsenden Firmen ist die Beobachtung der durchschnittlichen Ausstandsdauer der Debitoren in Anzahl Tagen besonders empfehlenswert. Wenn Ihr Umsatz rapide wächst und die Zahlungsmoral Ihrer Kunden nachlässt, können Sie sehr schnell in Cash-Flow-Schwierigkeiten geraten, was bedeutet, dass Sie dann Ihr Betriebskapital aufbrauchen. Als schnell wachsendes Unternehmen sind sie viel stärker auf eine gute Zahlungsmoral Ihrer Kunden angewiesen, da Sie laufend neue Ausgaben und Investitionen tätigen müssen können. Dafür benötigen Sie finanzielle Mittel, die bei einer schlechten Zahlungsmoral Ihrer Kunden nicht rechtzeitig verfügbar sind.

Mahnungen versenden, sowie Inkasso-Unternehmen beauftragen ist mühsam. Dieser Prozess ist immer auch mit vielen negativen Emotionen verbunden. Es ist aber sehr wichtig, dass Sie diesen Prozess strikt angehen, denn Ihr Geld liegt dann effektiv noch auf dem Bankkonto von einem Ihrer Kunden. Sie geraten damit in Cash-Flow-Schwierigkeiten und können im schlimmsten Fall Ihre Rechnungen sowie die Löhne Ihrer Mitarbeiter nicht mehr bezahlen. Doch wie stellt man als Unternehmen sicher, dass ein Prozess etabliert wird, der dies verhindern kann?

Im folgenden Abschnitt stellen wir Ihnen 9 Mittel vor, mit denen Sie die Ausstandsdauer der Debitoren minimieren können:

1. Verständliche allgemeine Geschäftsbedingungen formulieren

Stellen Sie sicher, dass Kunden Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen verstehen. Formulieren Sie diese so deutlich wie möglich. Die Bestimmungen in Zusammenhang mit der Bezahlung Ihrer Produkte oder Dienstleistungen ist hier besonders hervorzuheben. Eine unklare Formulierung kann für Sie im Verlauf viel Aufwand und finanzielle Probleme bedeuten.

2. Bonitätsprüfungen durchführen

Wissen Sie wer Ihre Kunden sind? Sie können sich einiges an Aufwand ersparen, wenn Sie die Bonität Ihrer Kunden im Voraus (bevor diese bei Ihnen Kunde werden) prüfen. In der Schweiz können Sie dies ganz einfach via Crediweb machen. Die Investition in eine gute Bonitätsprüfung zahlt sich schnell aus. Dies ist im Vergleich zu einem möglichen Zahlungsausfall viel weniger aufwändig und erspart Ihnen erhebliche Kosten. Wenn ein Kunde ein schlechtes Kreditrating hat (weniger als 60 von 100 Punkten), dann sollten Sie sich überlegen, ob Sie diesen Kunden überhaupt möchten. Wenn Sie trotzdem nicht auf den Kunden verzichten wollen, sollten Sie allenfalls Vorauszahlungen verlangen. Diese Abklärungen stehen natürlich auch im Verhältnis zu den Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung. Sind diese niedrig ist es einfacher einen Zahlungsausfall zu verkraften als wenn die entsprechenden Beträge mehrere Hundert Franken oder mehr betragen.

3. Kundenbeziehungen stärken

Eine gute Kundenbeziehung wird sich nicht nur positiv in der Kundenloyalität, sondern auch in der Zahlungsmoral äussern. Wenn der Kunde einen guten Draht zu Ihnen hat, wird Ihre Rechnung unter allen anderen auch priorisiert. Versuchen Sie entsprechend in eine gute Beziehung zu all Ihren Kunden zu investieren. Dies kann sich auf verschiedenen Ebenen auszahlen.

4. Zeitnahe Rechnungsstellung einführen

Desto schneller Sie eine Rechnung nach vollendeter Dienstleistung oder Produktlieferung senden, desto schneller kommen Sie auch an Ihr Geld. Vergessen Sie nicht die Zahlungsfrist auf Ihren Rechnungen klar und gut ersichtlich zu platzieren. So können Sie Missverständnisse vermeiden.

5. Debitoren-Managementsystem nutzen

Führen Sie ein Debitoren-Managementsystem ein. Wenn Sie nur in der Schweiz Rechnungen versenden, bietet sich der Rechnungsversand mit einem referenzierten Einzahlungsschein (ESR, oranger Einzahlungsschein) an. Die ESR-Zahlungseingänge können Sie aus Ihrem E-Banking beziehen und einfach mit dem Debitoren-Managementsystem abgleichen. So sparen Sie Zeit. Wenn Sie den Service von Run my Accounts nutzen, erhalten Sie einen umfassenden Treuhandservice inkl. Debitoren-Managementsystem. Wir ersparen Ihnen mit unserer Lösung den manuellen Aufwand des Abgleichens. Durch eine Direktanbindung können wir die ESR- sowie IBAN-Zahlungseingänge aus Ihrem E-Banking auslesen und schliessen direkt die entsprechenden, offenen Positionen. Und dies erst noch tagesaktuell! Sie werden zudem bei Bedarf über die Schliessung der offenen Buchhaltungs-Position per E-Mail informiert, wodurch Sie immer und überall den vollen Überblick zu noch ausstehenden Zahlungen haben.

6. Nachfassen bei ausstehenden Debitoren

Ist ein Debitor bereits über das Zahlungsdatum hinweg ausstehend? Hier gilt: Umso schneller Sie nachfassen, desto schneller kommen Sie an Ihr Geld bzw. desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie überhaupt an Ihr Geld kommen. Kleinere Beträge können Sie via Brief oder E-Mail anfordern, bei grösseren Beträgen lohnt sich ein Anruf. Bestimmen Sie jemanden in Ihrem Unternehmen, der fürs Nachfassen zuständig ist. Der Aufwand lohnt sich, da Sie mit diesem Prozess Ihren Cash-Flow verbessern.

7. Machen Sie es Ihren Kunden einfach

Je einfacher der Zahlungsweg für den Kunden ist, desto wahrscheinlicher ist der Zahlungs-Eingang. Allenfalls ist für Ihre Kunden die Möglichkeit, Rechnungen mit Kreditkarte zu bezahlen interessant.? Der Kunde kann dabei sofort und an Ort und Stelle bezahlen. Zudem sind die Kommissionen dafür günstiger im Vergleich zum Aufwand wenn Sie eine Rechnung senden und spät bezahlt bekommen. Diesbezüglich kann sich eine Auswertung der beliebten Zahlungsformen Ihrer Kunden lohnen. Hier kann auch ein Vergleich mit Ihren Wettbewerbern hilfreich sein. Kann man bei Ihren Konkurrenten bereits mit Kreditkarte bezahlen? Dies ist ein Hinweis dafür, dass Kunden für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung auch mit Kreditkarte bezahlen möchten. Wir haben Ihnen zur Vereinfachung für die Buchung von Kreditkarten-Zahlungseingängen bereits ein Buchungskonzept zusammengestellt.

8. Teilzahlungen einführen

Falls sich Ihre Dienstleistung über einen längeren Zeitraum abspielt, sollten Sie nicht auf Einlagen-Zahlungen verzichten. So ermöglichen Sie dem Kunden die Kosten Anteilsmässig zu zahlen. Es ist meist nicht möglich, erst nach einer längeren Dienstleistungs-Periode bezahlt zu werden, da Sie als Unternehmer laufende Kosten haben, die Sie decken müssen.

9. Hartnäckigkeit zahlt sich aus

Fassen Sie mit Mahnläufen regelmässig bei den offenen Debitoren nach. Es ist ratsam, die ausstehenden Debitoren-Forderungen erst dann abzuschreiben, wenn auch das Inkasso-Unternehmen die Forderung nicht mehr eintreiben konnte.

Wie sie sehen gibt es einige Punkte, an denen man mit einem gezielten Vorgehen und einem vordefinierten Prozess einiges einsparen kann. Es zahlt sich aus die Ausstandsdauer der Debitoren möglichst kurz zu halten, denn so haben Sie die Möglichkeit Ihre Einnahmen optimal einzusetzen.

Gra

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