Buchhaltung: Welche Möglichkeiten gibt es für KMU?

Möglichkeiten der Buchhaltung Schweizer KMU, Run my Accounts

Ein KMU hat ganz unterschiedliche Möglichkeiten mit dem Thema Buchhaltung umzugehen. Zur Erledigung der Buchhaltung gibt es verschiedene Software-Typen, Online- und Offline-Lösungen aber auch die Auswahl von In- oder Outsourcing-Lösungen, welche in Fragen kommen können. Diese Vielfalt wollen wir in diesem Blog beschreiben, damit Sie über eine gute Entscheidungsgrundlage verfügen und eine für Sie passende Lösung anstreben können.

Verschiedene Möglichkeiten zur Erledigung der Buchhaltung eines Schweizer KMU

 

Verschiedene Software-Typen

Die Finanzbuchhaltung (FiBu)

Eine FiBu erfüllt einfachste Anforderungen. Die Buchhaltung wird im Modus der „Nacherfassung“ geführt. Der Buchhalter geht anhand eines Bankkonto-Auszuges vor. Zu jeder einzelnen Transaktion wird jeweils das Gegenkonto zum Bankkonto bestimmt und die MWST oder Vorsteuer gebucht. Die Buchhaltung wird nach der vereinnahmten Methode geführt, d.h. es werden ausschliesslich Zahlungsein- und Zahlungsausgänge erfasst. Die FiBu erfasst die Geschäftsvorfälle nur in der Dimension des Kontenplanes. Der Vorteil einer Finanzbuchhaltung: jeder der einmal in der Schule Buchhaltung gelernt hat, versteht diese sofort, denn es werden klassische Soll-Haben Buchungen erstellt. Die Aussagekraft ist aber auf Auswertungen der Bilanz- und Erfolgsrechnung beschränkt und es fehlen, mangels Erfassung, Kunden-Statistiken und Zahlungseingangs-Kontrollen.

Die in Nebenbüchern geführte Buchhaltung

Nebenbücher (Debitoren, Kreditoren, Lohn, …) dienen dazu, bestimmte Hauptbuchkonten der FiBu detaillierter zu erläutern. Das am meisten verwendete Nebenbuch ist das Debitoren-Nebenbuch, welches für die Fakturierung verwendet wird. In Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltungen werden Rechnungen per Rechnungsdatum erfasst und mit deren Entstehung als offene Position in die Buchhaltung eingebucht. Mit dem Zahlungsein- oder ausgang wird die offene Position gegen das Debitoren- oder Kreditoren Konto der FiBu sowie gegen das Bankkonto geschlossen. Der Vorteil von Nebenbüchern; die FiBu wird sozusagen im Hintergrund geführt, während die aus- und eingehenden Rechnungen erfasst werden. Der Nachteil: die wesentlich höhere Komplexität und die damit einhergehende fachliche Anforderung an den Anwender der Buchhaltungssoftware. Eine mit Nebenbüchern geführte Buchhaltung verfügt über fast doppelt so viele Buchungen wie eine simple Finanzbuchhaltung.

In- oder Outsourcing

Die „Schuhschachtel Buchhaltung“

Für ein Unternehmen, das keine aktuelle Buchhaltung benötigt, kann eine sogenannte Schuhschachtel Buchhaltung ausreichend sein. Dabei sammelt man die anfallenden Belege und Rechnungen und gibt diese von Zeit zu Zeit an den Treuhänder weiter. Der Treuhänder führt für seinen Mandanten eine Finanzbuchhaltung (siehe oben) und erstellt die MWST Abrechnungen und Jahresabschlüsse. Weil durch die FiBu bedeutend weniger Erfassungsaufwand anfällt, ist diese Art des Outsourcings in der Regel wesentlich günstiger, als wenn der Treuhänder eine Nebenbücher-Buchhaltung führt.

Flexible Arbeitsteilung: MWST und Abschluss an den Treuhänder auslagern

Als weitere Variante kann man die Buchhaltung im Unternehmen selber vorerfassen und die fachlichen Arbeiten wie Abstimmung, MWST-Abrechnungen, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen dem Treuhänder in Auftrag geben.

Wenn mehrere Personen an der gleichen Buchhaltung arbeiten, ist jedoch Vorsicht geboten. Durch die interpersonelle Schnittstelle können vermehrt Fehler entstehen, welche in Nachlauf oft nur aufwändig zu finden sind. Eine Fehler in einer Buchhaltung zu finden, gleicht oft der Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Entscheidend für das Funktionieren einer solchen Zusammenarbeit sind klare Absprachen, wer für was die Verantwortung übernimmt. Denn: Zu viele Köche verderben den Brei. Aber noch wichtiger: Die Kooperation funktioniert dann reibungslos, wenn im Unternehmen genügend fachliches Know-how und Zeit zur Verfügung stehen.

Buchhaltung im Unternehmen führen

Die Buchhaltung komplett selber zu erledigen, macht in folgenden Fällen Sinn:

  1. In grösseren Unternehmen, wenn jemand über fundierte Fach- und Allrounder-Kenntnisse in Bereich der Buchhaltung verfügt. Ein Fachausweis („Fachmann/-frau Finanz- und Rechnungswesen mit eidg. Fachausweis‎“) oder eine gleichwertige Ausbildung bilden dafür die Grundvoraussetzung. Nur grössere Unternehmen werden sich eine eigene Fachkraft leisten können.
  2. In Personengesellschaften oder ganz kleinen Verhältnissen ohne MWST Pflicht.

Möglichkeiten der Buchhaltung für Schweizer KMU, Run my Accounts

 

Online oder Offline

Offline-Buchhaltungs-Software

Auch heute noch werden viele Buchhaltungen in Offline-Systemen geführt. Die Gründe dafür sind unterschiedlich:

  1. Der Kreis der Nutzer einer Buchhaltungs-Software in einem KMU ist oft limitiert, weil gar nicht jeder Mitarbeiter darauf zugreifen darf. Die Finanzzahlen sind dem Buchhalter und Geschäftsführer vorbehalten.
  2. Buchhaltungs-Software ist sehr umfassend und es ist nicht einfach, die kompletten Funktionalitäten in ein Web-Frontend zu portieren.
  3. Die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten mögen auf den ersten Blick mit dem Internet und dessen öffentliche Zugänglichkeit im Konflikt stehen.
  4. Buchhalter setzen gerne auf bereits bewährte Lösungen.
  5. Es gibt sehr viele Offline-Lösungen auf dem Markt.

Remote-Desktop-Systeme

Viele eigentliche Offline-Buchhaltungs-Lösungen werden mittlerweile auch auf Remote-Desktop Systemen z.B. über Citrix-Technologie angeboten. Damit ist die Buchhaltungs-Software auf einem zentralen Server ausserhalb der Firma in Betrieb und der Nutzer greift über einen Fernzugriff auf die Software zu. Damit entfällt der Betrieb der Software. Solche Systeme werden meist in einem Mietmodell angeboten. In der Anwendung unterscheiden sich diese Lösungen aber nicht von den zugrunde liegenden Offline-Buchhaltungs-Systemen.

Online-Buchhaltungssoftware

Dabei handelt es sich um für’s Internet entwickelte Buchhaltungs-Systeme, welche über den Webbrowser geräte- und ortsunabhängig bedient werden können (SaaS). Solche Systeme folgen modernen Webstandards und bieten den Vorteil, dass sie laufend weiterentwickelt und auf dem Stand der Technik gehalten werden können. Weil heute generell Online-Software die Normalität ist, erwarten die meisten Nicht-Buchhalter eine Online-Buchhaltungs-Software zur Erledigung der Buchhaltung.

Ein Online-Buchhaltungsprogramm ist gerade dann sinnvoll, wenn mehrere Parteien an einer Buchhaltung arbeiten. Zum Beispiel wenn eine Arbeitsteilung zwischen Unternehmen und Treuhänder stattfindet.

Wo platziert sich die Lösung von Run my Accounts?

Run my Accounts bietet ein Outsourcing der Buchhaltung auf Grundlage einer eigenen Online-Buchhaltungssoftware mit Nebenbüchern an. Wir übernehmen die gesamte Verantwortung über die Buchhaltung unserer Kunden: Vom Einlesen von Spesen, Rechnungen, Banktransaktionen über die MWST Abrechnung bis zum Jahresabschluss. Run my Accounts hat die Vision, die Buchhaltung von KMU gänzlich für die Kunden zu übernehmen. Dafür arbeiten wir sehr stark prozessorientiert und standardisiert. Belege lesen wir automatisiert, anhand eines eigen entwickelten Algorithmus ein. Zur Sicherstellung der Qualität verfügen wir über ein Service Center. Alle buchhalterischen sowie auch treuhänderischen Arbeiten sind aufeinander abgestimmt und gehen Hand in Hand.
Dadurch erhalten unsere Kunden von uns aktuelle Zahlen Ihrer Buchhaltung zu tiefen Kosten. Unter folgendem Link finden Sie den Ablauf unserer Dienstleistung in sechs Schritten.

Obwohl wir oft mit den erhältlichen Online-Buchhaltungssoftware verglichen werden, sind wir diesen gar nicht so ähnlich. Wir bieten die Erledigung der Buchhaltung (Dienstleistung) gegenüber dem Angebot einer Online Software (Programm), welche Sie bei der Erledigung Ihrer Buchhaltung unterstützt. Diesen Unterschied werden wir im nächsten Blogbeitrag näher beleuchten.

Auf was sie bei der Wahl Ihrer Lösung achten sollten

Welche Buchhaltungs-Lösung für Sie ideal ist, muss individuell entschieden werden. Für verschiedene Konstellationen sind unterschiedliche Lösungen passend. Generell lässt sich sagen:

  • Für kleinere Unternehmen eignet sich eine FiBu besser als eine Nebenbücher-Buchhaltung.
  • Unternehmen ab fünf Mitarbeitern sollten die Buchführung über Nebenbücher in Betracht ziehen.
  • Ein Online-Buchhaltungsprogramm ist dann sinnvoll, wenn mindestens ein teilweises Outsourcing der Buchhaltung in Frage kommt.
  • Run my Accounts eignet sich aufgrund tiefer Gesamtkosten sowohl für kleinere als auch für grössere Unternehmen, für welche ein Standard-Prozess in der Buchhaltung passend ist.

1 reply
  1. Max Boesch
    Max Boesch says:

    Grüezi

    Ihr tönt interessant.
    Wir sind ein Kleinbetrieb, welcher mangels Nachfolge am aufhören ist (ich bin 72).
    Eine Sparte, , die Heizungen möchte ich noch weiterführen, den Beschlägehandel soweit, bis ich ggf. einen Nachfolger gefunden habe, die Produktion einstellen. Aktuell sind wir auf der Suche und Evaluation geeigneter Lieferanten.

    Nachdem ich jetzt mehrmals mit Treu- und anderen -händern auf die Nase gefallen bin, suche ich nach einer besseren Alternative. Ihr System ercheint mir intelligent und praktikabel.

    Bitte rufen Sie mich gegen Ende der Woche an (0930 – 1145 und 1430 bis 1730), damit wir uns darüber unteerhalten können, noch besser wäre ein ADMitarbeiter.

    Freundliche Grüsse

    Max Boesch

    Antworten

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.