Cashflow-Probleme in kleinen und mittleren Unternehmen beheben

Cashflow-Probleme in kleinen und mittleren Unternehmen beheben stehen

Cashflow-Probleme bereiten Unternehmern grosse Sorgen. Tatsächlich sind Cashflow-Probleme ein entscheidender Grund dafür, dass eines von vier Unternehmen das erste Jahr nicht überlebt und warum mehr als die Hälfte nicht über das fünfte Jahr hinauskommen.

Der Cashflow ist das Geld, das in ein Unternehmen rein und raus fliesst. Der Cashflow wird gewöhnlich über festgelegte Zeiträume wie ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr gemessen. Hier zeigen wir einige der Cashflow-Probleme von Schweizer KMU und Lösungsansätze auf.

 

1. Unorganisierte Buchhaltung

Viele Unternehmer legen ihre Buchhaltung beiseite, weil sie mit dem enormen Arbeitsaufwand der Unternehmensgründung oder den laufenden Geschäften völlig ausgelastet sind. Das ist verständlich und oft nachvollziehbar. Aber wenn die Buchhaltung nicht geordnet ist, können schnell dunkle Wolken aufziehen.

Vor ca. 3 Jahren kam ein Landschaftsgärtner auf uns zu. Er war ein ausserordentlich guter Berufsmann. Er machte seinen Kunden sehr gute Angebote und verrechnete fair. Er geriet jedoch mit seinen Lieferanten-Rechnungen in Rückstand und erhielt jede Menge. Es musste sich etwas ändern und kam mit seinem Problem auf uns zu. Er konnte nicht verstehen, wieso er nicht genügend Geld auf seinem Konto hatte, um seine Lieferanten zu bezahlen. Er arbeitete doch hart und verlangte gut kalkulierte Preise. 

Darauf haben wir uns sein Rechnungssystem und seine Methoden zur Eintreibung von Zahlungen von Kunden genauer angesehen. Einige der gefundenen Problembereiche waren: Er verschickte seine Rechnungen mit Excel, vergab wenn überhaupt inkonsistente Rechnungsnummern, hatte Formelfehler in seinen Tabellen, es lag keine strukturierte Aufzeichnung vor, welche Kunden bezahlt hatten und welche nicht.

Wir migrierten den Landschaftsgärtner auf unser System und er nutzt fortan unsere Buchhaltungs-Prozesse. Da er länger schon keine Buchhaltung mehr geführt hatte, arbeiteten wir seine Buchhaltung auch rückwirkend auf. Beim Abgleich seiner Rechnungen mit den Zahlungseingängen mussten wir feststellen, dass einige seiner Kunde ihm noch erhebliche Geldbeträge schuldig waren. Entgegen seiner Annahme hatten viele seiner Kunden sein schlechtes System durchschaut und seine Rechnungen zu oft nicht beglichen. Die Folge war: er verlor viel Geld, was sich letztlich in seinem Cashflow-Problem äusserte. Seit er mit Run my Accounts arbeitet, stimmt sein Cashflow und die Zeit, in der er ständig von seinen Lieferanten gemahnt wurde, sind vorbei.

Es führt nichts daran vorbei, die Buchhaltung ordentlich zu führen. Die Buchhaltung muss vollständig und aktuell sein, damit ein Unternehmen einen ausreichenden und vollständigen Überblick erlangt. Nur dann haben Sie den Überblick, wie viel ihnen jeder Kunde schuldet. Sie werden dann auch nützliche Berichte zur Verfügung haben, damit Sie den Cashflow leichter nachvollziehen können.

2. Kein Gewinn – Cashflow-Problem

Natürlich wird ein Verlust in Ihrer Erfolgsrechnung auch zu einem Mangel an Cash führen. Wie lange es dauert, bis einem Unternehmen das Geld ausgeht, hängt von einer Reihe von Faktoren ab. Letztendlich kann kein Unternehmen auf unbestimmte Zeit Verluste schreiben.

Unternehmen mit grossem Bankkontosaldo aus früheren Gewinnen oder Finanzspritzen oder einer ordentlichen Kreditlinie der Bank können eine Zeit lang ohne Gewinn überleben. Aber eine beständige Zeit mit Verlusten wird Sie schliesslich einholen, unabhängig davon, wie klein oder gross Ihre Barreserven sind.

Wenn Ihr Unternehmen Geld verliert, ist es von entscheidender Bedeutung, die Ursache der Verluste aufzudecken und sie so schnell wie möglich zu beheben. Mögliche Lösungen, um rentabel zu werden, können darin bestehen, Preise zu erhöhen, den Umsatz zu steigern oder eine bessere Kontrolle über Ihre Ausgaben zu erlangen. Dann müssen Sie ihre Fixkosten senken und ein möglicherweise schmerzhaftes Sparprogramm einleiten. Sie werden Ihr Cashflow-Problem nur dann lösen können, wenn Sie über verlässliche Aufzeichnungen Ihrer Umsätze und Aufwände verfügen, damit Sie das Messer am richtigen Ort ansetzen können. 

3. Schlechte Schuldner

Zweifelhafte Forderungen sind von Kunden geschuldete Beträge, die sie aktuell nicht eintreiben können. Wenn Sie viel davon haben, kann dies für ein kleines Unternehmen lähmend sein. Es kann schneller passieren, als Sie denken, wenn Sie nicht frühzeitig ein angemessenes Kreditkontrollsystem einrichten. Über ein Kreditkontrollsystem schaffen Sie es, von Kunden geschuldete Gelder einzutreiben, bevor der Schaden entstanden ist. 

Wenn Ihr Unternehmen eine aktuelle Buchhaltung führt und eine gute Buchhaltungs-Software dazu verwendet, dann ist die Einrichtung eines Kreditkontrollsystems sehr einfach: Versenden Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen in schnellem Rhythmus und zeitnah nach Ablauf des Fälligkeitsdatums der Rechnungen. Was wir Ihnen empfehlen:

  • Zahlungserinnerung 3 Arbeitstage nach Fälligkeit der Rechnung.
  • 1. Mahnung 8 Arbeitstage nach Fälligkeit der Rechnung.
  • Letzte Mahnung 20 Arbeitstage nach Fälligkeit der Rechnung. 
  • Weitergabe ans Inkasso 30 Arbeitstage nach Fälligkeit der Rechnung.

Um die Wahrscheinlichkeit von Forderungsausfällen zu verringern, führen empfehlen wir unserer Kunden Bonitätsprüfungen bei ihren Kunden durchzuführen, bevor Sie diesen ihnen Ihre Dienstleistung oder Produkte anbieten. Genau so sinnvoll ist es auch, die Bonität der bestehenden Kunden laufend zu überwachen. Fall Sie entdecken, dass ein Kunde über eine schlechte Kreditwürdigkeit verfügt, können Sie eine Anzahlung verlangen oder zeitnah Teilrechnungen ausstellen. Zahlt Ihr Kunde nicht pünktlich, stellen Sie Ihre Leistungen ein.

Für Ihre Kunden als Gesamtheit ist ein striktes Mahnwesen positiv, denn dann müssen Sie die Risiken Ihrer schlechten Kunden nicht in Form eines höheren Preises Ihren guten Kunden überwälzen.

Run my Accounts kann Ihnen dank zwei Partnerschaften auf unserem Marktplatz äusserst attraktive Konditionen in diesem Bereich bieten: 

4. Nicht synchronisierte Zahlungsbedingungen

Wenn die Zahlungsbedingungen, die Sie Ihren Kunden vorgegeben haben, nicht mit den Zahlungsbedingungen Ihrer Lieferanten übereinstimmt, kann sich ein negativer Cashflow aufbauen und im Laufe der Zeit verschlimmern.

Wenn Ihre Kunden beispielsweise 30 Tage Zeit haben, um Sie zu bezahlen, Ihre Lieferanten aber innerhalb von 14 Tagen bezahlt werden wollen, kann sich ein Cashflow-Problem aufbauen.

Die beste Lösung in dieser Situation wäre es, die Bedingungen mit Ihren Kunden und/oder Lieferanten neu auszuhandeln. Aber manchmal ist dies nicht sofort möglich. In solchen Fällen gibt es einige Massnahmen, die Sie in Gang setzen können:

  • Factoring: Hierbei leiht ein Finanzinstitut Ihrem Unternehmen kurzfristig Bargeld, das gegen den Wert der von Ihnen ausgestellten Rechnungen abgesichert ist.
  • Anreize für rasche Zahlungen: Sie könnten ein Skonto auf Ihren Rechnungen anbieten, die Ihren Kunden einen finanziellen Anreiz geben, Sie vorzeitig zu bezahlen. In der Regel handelt es sich dabei um eine Reduktion in der Höhe von 2-3% des Gesamtrechnungswertes. Aber aufgepasst: Skonto ist eine enorm teure Massnahme!
  • Bankfinanzierung über einen Kontokorrent-Kredit: Banken gewähren Kreditlinien, damit Sie kurzfristig auch einmal einen negativen Bankkonto-Saldo bis zu einer gewissen Höhe beanspruchen dürfen. Zinsen zahlen Sie nur dann, wenn der Kredit auch tatsächlich beansprucht wird. 

5. Cashflow-Problem durch zu schnelles Wachstum

Die meisten Unternehmer wollen ihr Geschäft ausbauen, aber manchmal kann ein zu schnelles Wachstum zu Cashflow-Problemen führen, die dem Unternehmen schaden.

Wir haben einen Kunden, der ein kleines IT-Unternehmen hatte. Er hat einen grossen Kunden an Land gezogen und wollte ein riesiges Projekt realisieren, das innerhalb von 12 Monaten hätte abgeschlossen werden sollen. Um den Vertrag zu erfüllen, benötigte unser Kunde vier zusätzliche Mitarbeiter, um das Projekt fristgerecht abzuschliessen. Er hatte Glück und fand die benötigten zusätzlichen Mitarbeiter rasch. Beim ersten Zahltag kam es jedoch zum Cashflow-Problem: Das Geld für die Löhne seiner neuen Mitarbeiter war noch nicht vorhanden, weil die erste Zahlung des grossen Kunden noch gar nicht eingetroffen war. 

Um diese Art von Problem zu beheben, könnte man auf eine Kreditlinie der Bank zurückgreifen, z.B. einen Kontokorrent-Kredit. Oder die Beanspruchung eines kurzfristigen Darlehens, z.B. eines unseres Partners Cembra Business. In vielen Fällen ist dies eine pragmatische Option, da die Banken eher bereit sind, einem Unternehmen einen Kredit zu gewähren, wenn sie den Entwurf eines Dienstleistungsvertrags oder einer Absichtserklärung einsehen können.

Sobald der Kunde Sie bezahlt, können Sie das Darlehen zurückzahlen. Das bedeutet, dass Sie der Bank nur für den Zeitraum Zinsen zahlen müssen, für den Sie das Geld tatsächlich benötigten.

6. Fehlende Cashflow-Prognosen

Unserer Meinung nach ist eine Cashflow-Prognose für Unternehmen unerlässlich. Mit einer Cashflow-Prognose können Sie sehen, in welchen Monaten Sie mit einem Cashflow-Problem leben müssen und in welchen Monaten mit einem Überschuss rechnen können. Sie können sich auch eine ziemlich gute Vorstellung davon machen, wie viel Geld Ihr Unternehmen im nächsten Monat oder Jahr benötigen wird, um zu überleben. 

Sie können viele Einblicke in Ihr Unternehmen gewinnen, wenn Sie die tatsächlichen Zahlen mit den von Ihnen prognostizierten Zahlen vergleichen. Wenn Sie Diskrepanzen zwischen den beiden Zahlen sehen, forschen Sie weiter, um zu sehen, was passieren könnte. Am einfachsten geht es, wenn sie Run my Accounts direkt mit Tresio verknüpfen. Tresio bietet Cashflow-Prognosen, umfassende Cashflow-Analysen. Über die Schnittstelle zu Run my Accounts werden Ist-Daten direkt in die Prognose mit einbezogen. Tresio kann so auch bei saisonalen Schwankungen verlässliche Prognosen erstellen. 

Wenn Sie zum Beispiel feststellen, dass Sie doppelt so viel für Strom ausgeben, wie Sie dachten, dann könnten Sie die Effizienz Ihrer Heizung oder anderer Bereiche untersuchen, um Energie zu sparen. Wenn Ihre Telefonrechnung viel höher ist als Sie dachten, prüfen Sie die Möglichkeit zu einem Anbieter mit einem günstigeren Tarif zu wechseln.

Wenn Sie Diskrepanzen feststellen, lernen Sie über die Zeit, wo genau die Treiber liegen. Sie können Ihre Prognosen laufend anpassen, damit sie in Zukunft genauer sind. Eine Cashflow-Prognose ist auch eine grossartige Ressource, die Sie bei wichtigen Entscheidungen unterstützt, z.B. wann Sie eine Investition tätigen oder ob Sie eine Ausgabe kürzen sollen oder nicht. 

Die Grundlage, um Cashflow-Probleme zu vermeiden

Entscheidend um Cashflow-Probleme zu vermeiden ist eine saubere und aktuell geführte Buchhaltung. Genau da möchte Run my Accounts Sie unterstützen. Lassen auch Sie sich wie der Landschaftsgärtner von uns helfen!

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