Über 60% der KMU planen, in den nächsten drei Jahren, ihr Archiv zu digitalisieren. Dies zeigt eine kürzlich von RICOH Europe in Auftrag gegebene Studie.
Damit Sie die Dokumentendigitalisierung in Ihrem Unternehmen erfolgreich abwickeln können, möchten wird Ihnen in diesem Beitrag eine einführende Anleitung zur Verfügung stellen und aufzeigen, was Sie bei der Digitalisierung bedenken müssen.
Archiv digitalisieren: Relevanz ist entscheidend
Um Ihre Ressourcen möglichst optimal einzusetzen, sollten Sie bei der Digitalisierung des Archivs drauf achten, vorwiegend Dokumente zu digitalisieren, die Ihnen in digitaler Form einen grossen Mehrwert bringen. Digitalisieren Sie möglichst die relevanten Dokumente,
- auf die Sie und Ihre Kollegen oft zugreifen.
- auf die eine grosse Anzahl von Mitarbeitenden Zugriff haben müssen.
- welche innert kürzester Zeit verfügbar sein müssen.
- welche ihre Lesbarkeit mit der Zeitdauer verlieren (bspw. Kassenbelege).
- welche aufgrund von gesetzlichen Vorgaben bedeutend sind.
Fortlaufende Prozessoptimierung
Nachdem Sie die Digitalisierung Ihres Archivs abgeschlossen haben, sollten Sie – um Medienbrüche zu vermeiden – einen Prozess zur laufenden Digitalisierung von neu dazukommenden Dokumenten implementieren. Entweder digitalisieren Sie Dokumente bereits bei Posteingang (Front-Scanning) oder nachdem ein Beleg einen Geschäftsprozess physisch durchlaufen hat und das Dokument in die Ablage überführt wird (Back-Scanning). Wir empfehlen, Dokumente so früh wie möglich zu digitalisieren. Nur so können Sie von den Vorteilen der Digitalisierung in allen Arbeitsschritten des gesamten Dokumentenverarbeitungsprozesses profitieren.
Mit der passenden Software-Lösung können Belege in einem digitalen Workflow schneller verarbeitet werden. Jeder einzelne Schritt wird automatisch dokumentiert. Der Geschäftsprozess bleibt nachweisbar. Auch ein Verlust von Dokumenten kann somit verhindert werden.
Der Ansatz von Run my Accounts
Run my Accounts hat eine einfache Buchführungslösung inkl. PDF Archiv und Workflow für Schweizer KMU entwickelt. Mit unserem Partner, der Schweizerischen Post, werden Ihre Dokumente bereits im Briefverteilzentrum digitalisiert. Die Belege gelangen direkt in unsere Online-Buchhaltungs-Lösung, womit sie im Rahmen eines elektronischen Workflows in Ihrem Unternehmen kontrolliert und freigegeben werden können. Der digitale Beleg trifft im Unternehmen ein. Die zuständigen Personen oder Abteilungen in Ihrem Unternehmen visieren Belege und geben sie zur Zahlung frei. Danach wird die Zahlung durch Run my Accounts ins eBanking zu Ihrer Freigabe hochgeladen. Im digitalen Archiv stehen Ihnen online sämtliche Dokumente zur Verfügung – verlinkt mit dem Buchungssatz und mit einer Volltextsuche ausgestattet. Das Archiv lässt sich per WebDAV nahtlos in den Windows Explorer oder Apple Finder integrieren.
Die Online Buchhaltungs-Lösung von Run my Accounts macht Ihnen das Leben einfach! Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und haben jederzeit Einsicht in Ihre Finanzen. Tagesaktuell. Online. Einfach.
