Was wir nicht alles zu sehen bekommen! Buchhaltungslösungen wie Sie einst vor 30 Jahren verwendet wurden, heute im Jahr 2021 noch (fast) genau gleich. Unzählige Ordner, Quittungen und sehr viel Papier werden gestapelt und verschwendet. Die Digitalisierung schreitet voran, doch ab und an hat man das Gefühl, dass sich gewisse Unternehmen noch widersetzen. Wir zeigen Ihnen, welche Fehler Sie auf der Suche nach der passenden digitalen Buchhaltungslösung vermeiden sollten!
1. Buchhaltungssoftware = digitale Buchhaltungslösung
Viele Unternehmen, welche ihre Buchhaltung digitalisieren wollen, suchen oft nach einer Software oder einem Online-Tool. Doch wer seine Buchhaltung Online erledigt, hat seine Buchhaltung noch längst nicht digitalisiert! Mit einer Online-Software alleine sind sie möglicherweise keinen Schritt weiter. Eine isolierte Betrachtung einer einzigen Software bringt oft nur Schwierigkeiten mit sich. Um das volle Potential aus einer digitalen Buchhaltungslösung zu erzielen, müssen Sie die Buchhaltungs-Prozesse gezielt anpassen. Dazu gilt es, Medienbrüche zu eliminieren. Besonders gut gelingt dies, wenn es Schnittstellen zwischen der Buchhaltungs-Lösung und verschiedenen anderen Partnern gibt.
2. All-Inclusive Lösungen
Machmal ist weniger mehr. Man soll nicht mit Kanonen auf Spatzen schiessen. Es gibt unglaublich umfassende Buchhaltungs-Software-Produkte mit enormem Funktionsumfang. Oftmals aber überfordern solche Buchhaltungslösungen den Benutzer. Speziell dann, wenn dieser nicht vom Fach ist. Spätestens bei der Anwendung der Software merken Sie, dass eine solche Lösung viel zu komplex, zu zeitintensiv in der Anwendung ist, sie damit viel zu viel Geld kostet. Deshalb investieren Sie lieber etwas Zeit bei der Suche nach der richtigen digitalen Buchhaltungslösung.
3. Zeitintensives Onboarding
Wir sind der Überzeugung, dass es ein seriöses Onboarding braucht, um eine digitale Buchhaltungslösung in Betrieb zu nehmen. Denn eine Lösung kann nur funktionieren, wenn das Geschäftsmodell optimal abgebildet ist. Es gibt hierbei einen Trade-off: entweder optimieren Sie alles bis ins letzte Detail oder sie versuchen, die Prozesse zu standardisieren und somit den Onboarding-Prozess zu entschlacken. Mühsame mehrstündige Schulungen und Recherchen sind nervenzerrend und teuer. Deshalb vertrauen Sie lieber einem Experten, der Erfahrung hat, wo es Optimierungspotential gibt oder wo man es lieber bleiben lässt.
4. Selfmade-Buchhaltungslösung-Variante
Das kann ja nicht so schwierig sein, einfach anmelden, jetzt gratis testen! Das denken sich wahrscheinlich viele. Aber aufgepasst: Buchhaltung ist komplex und fehleranfällig. Probleme können rasch ins Geld gehen. Wenn Sie kein Buchhaltungs-Know-how haben, können Sie rasch vor einem Trümmerhaufen stehen und ernsthafte Probleme mit Behörden bekommen. Aus Gratis kann rasch eine teure Übung mit Fachexperten folgen.
5. Das Digitalisierungsmonster
Trotz allen Risiken: Haben Sie keine Angst vor der Digitalisierung Ihrer Buchhaltungslösung! Seien Sie sich bewusst, dass es Sie etwas Zeit kosten wird und Sie einige Gespräche führen sollten, um die richtige Lösung zu finden. Nutzen Sie dafür Ihr Netzwerk und hören Sie auf Empfehlungen von erfahrenen und kompetenten Personen.
6. Digitalisierung der Buchhaltungslösung erfordert IT Kompetenz – aber nicht nur
Die Digitalisierung hat viel mit Informatik zu tun. Natürlich ist es von Vorteil, wenn Sie einen IT-Spezialisten an Board haben, welcher Sie unterstützt bei der Digitalisierung ihrer Prozesse. Doch aufgepasst: diese Kompetenz alleine reicht nicht aus! Sie benötigen eine Person, welche Ihren Buchhaltungs-Prozess und die damit verbundenen Regulatorien versteht. So finden Sie einen gemeinsamen Weg, die Buchhaltung zu digitalisieren.
7. Gewohnheitstier Mensch: Als Sündenbock
Der Mitarbeiter wird oft als Hindernis der Digitalisierung dargestellt. Mitarbeiter müssen zuerst auf der neuen Lösung geschult werden und den Umgang damit erlernen. Die Herausforderungen liegen oft nicht an den Mitarbeitern, sondern viel mehr an unklaren Prozessen, Strukturen oder den fehlenden Anleitungen. Gibt es richtige Arbeitsanleitungen können diese auch sauber von Mitarbeitenden befolgt und ausgeführt werden.
Die pfannenfertige digitale Buchhaltungslösung?
Run my Accounts ist eine ready-made digitale Buchhaltungslösung. Erfahren Sie in einem ersten Gespräch mehr und analysieren Sie mit uns zusammen, was der beste Weg für die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung ist!
