179:0 – Nationalrat nimmt Motion “Digitale Buchführung erleichtern” an

Nationalrat nimmt Motion 'Digitale Buchführung erleichtern' an

Es ist eine kleine Sensation! Der Nationalrat hat gestern am 2. März 2022 die Motion “Digitale Buchführung erleichtern” mit 179 zu 0 Stimmen EINSTIMMIG überwiesen. Die Motion geht auf die Run my Accounts Petition (“KMU modernisieren – Buchhaltung digitalisieren!”) zurück. FDP Nationalrätin Daniela Schneeberger hat den Inhalt unserer Petition zusammen mit Unterstützung von FDP Nationalrat Andri Silberschmidt in eine Motion gegossen. Am 14. Januar 2022 wurde diese von der Rechtskommission des Nationalrates ebenfalls einstimmig angenommen und sofort für die Frühjahrssession 2022 des Nationalrates traktandiert. Die Annahme der Motion im Nationalrat erfolgte entgegen dem Willen des Bundesrates, der die Motion zur Ablehnung empfahl.

Was bezweckt die Motion “Digitale Buchführung erleichtern”?

Die Motion von Daniela Schneeberger ist deckungsgleich zu unserer Petition: Der Bundesrat wird beauftragt, die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und weitere dafür nötige Erlasse anzupassen, um die Digitalisierung der Buchführung zu erleichtern. Unterlagen sollen ohne digitale Signatur oder ähnlichen Verfahren auf veränderbaren Datenträgern aufbewahrt werden können, sofern der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit über die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach OR 957ff erbracht werden kann. Eine digitale Signatur von Belegen oder der Einsatz ähnlicher Verfahren sollen freiwillig sein.

Eine Umsetzung der Motion durch den Bundesrat würde KMU erheblich erleichtern, ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Vorbei wären die Zeiten der Rechtsunsicherheit – KMU könnten ohne weiteres digitale Belege akzeptieren. Sie könnten dabei erst noch erheblich Kosten einsparen und an Effizienz in ihren internen Abläufen gewinnen.

Die Stellungnahme des Bundesrates

Am 23. Februar 2022 hat der Bundesrat seine Stellungnahme veröffentlicht. Darin stellt er zutreffend fest, dass Unternehmen ja nicht verpflichtet seien, ihre Belege zu digitalisieren. Er führt folgende Argumente ins Feld, wieso die GeBüV nicht angepasst werden soll: 

  • Die GeBüV sei bewusst technologieneutral formuliert. Das Verwenden von digitalen Signaturverfahren sei nur eine Möglichkeit, aber keine zwingende Voraussetzung zur Erstellung von digitalen Buchführungsdaten. Dabei gäbe es keine Pflicht zur Verwendung einer digitalen Signatur.
  • Weiter bestehe auch die Möglichkeit, Daten auf unveränderbaren Informationsträgern zu archivieren. Als unveränderbar gälten beispielsweise Datenträger wie WORM-Medien (Write Once, Read Many) oder CD-ROM.

Die Argumente für die Motion “Digitale Buchführung erleichtern”

Wir sind der Meinung, dass der Bundesrat in seiner Stellungnahme an der Realität von KMU vorbei argumentiert.

Was spricht gegen die Anwendung der Archivierung auf WORM-Medien wie CD-ROM?

Es zeugt nicht gerade von einer zukunftsorientieren Haltung, dass der Bundesrat im Zeitalter der Digitalisierung eine Archvierungs-Technologie wie CD-ROM empfiehlt. CD-ROM ist wie Fax längst Vergangenheit! Oder haben Sie noch ein Notebook mit CD-ROM Laufwerk? Ich habe meinen letzten PC mit CD-ROM vor ca. 10 Jahren gekauft. Nicht mal die teuersten Desktop-Computer verfügen heute noch über ein CD-Laufwerk. Die CD-ROM Technologie wurde 1979 erfunden und ist kurz vor dem Aussterben. Es macht keinen Sinn, dass die Geschäftsbücherverordnung, die aufgrund der Aufbewahrungsdauer von Buchungsbelegen über 10 Jahre wirkt, auf Basis einer derart alten Technologie aufbaut.

Natürlich kann man heute auch noch externe CD-ROM Laufwerke kaufen. Allerdings ist es unklar, ob diese auch in 10 Jahren noch funktionsfähig sind (gibt es dann noch USB-Anschlüsse am Computer?), wenn der Revisor einen Blick auf die Daten der CD-ROM werfen will.

Das erschlagendste Argument gegen die CD-ROM ist folgendes: Eine schreibbare CD-R hat eine erwartete Haltbarkeit von max. 5-10 Jahren. Damit ist diese Technologie untauglich zum Speichern von Buchhaltungs-Belegen, welche während 10 Jahren nach Ablauf des Geschäftsjahres aufbewahrt werden müssen.

Mit anderen WORM-Medien ist das so eine Sache: WORM Laufwerke und Medien sind heute kaum verbreitet. Vielleicht können Sie sich an diese Kassetten erinnern, mit denen man früher Backups von Computern erstellt hat? Auf Digitec finden Sie einige Modelle, z.B. ein WORM-Speichermedium oder ein WORM-Schreibgerät. Diese Technologien sind oft proprietär, d.h. wenn Ihr Gerät defekt ist und es der Hersteller in den nächsten 10 Jahren Out of Business geht, dann stehen Sie zwar mit einem Backup da, können es aber nicht mehr lesen. Entsprechende Geräte sind eine Randerscheinung, so dass es ein beträchtliches Risiko gibt, dass ein heute erstelltes Archiv in 10 Jahren nicht mehr lesbar ist.

Eine zeitgemässere Technologie für ein WORM Laufwerk in der Cloud ist AWS Object Lock von Amazon. Doch will uns Schweizer KMU der Bundesrat wirklich nahelegen, unser Archiv im Ausland zu speichern? Und wer garantiert, dass es “AWS Object Lock” von Amazon in 10 Jahren noch gibt?

Zulässigkeit des Archivs auf veränderbaren Datenträgern

Der Bundesrat schreibt in seiner Stellungnahme, dass die Geschäftsbücherverordnung hinsichtlich der Speicherung eines digitalen Archivs auf veränderbaren Datenträgern technologieneutral formuliert sei. Da hat er natürlich absolut recht. Allerdings ist es eben leider faktisch so, dass die digitale Signatur die einzig praktisch anwendbare Technologie ist, welche die Anforderungen sicherstellt und welche die Unveränderbarkeit von Daten beweisen kann.

Eine neue sich abzeichnende Alternative ist, dass KMU zur Archivierung einer Beleg-Datei den “Hashwert” in einer Blockchain speichern und so belegen können, dass die Datei seit der Registrierung in der Blockchain nicht verändert wurde. Derzeit gibt es unseres Wissens allerdings noch kein End-Kunden taugliches Angebot auf dem Markt.

Die Steuerverwaltung ist schon weiter als der Bundesrat

In der Praxis hat die ESTV die Papierrechnung der gescannten Papierrechnung und der elektronischen Rechnung gleichgestellt. Der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit gilt für die ESTV als erbracht, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957 ff OR eingehalten sind. Es ist für uns nicht nachvollziehbar, wieso denn die GeBüV noch immer höhere Anforderungen an die Archivierungs-Belege stellt als die Verwaltung. Die GeBüV ist für viele andere Behörden auch ausserhalb der ESTV relevant und muss deshalb von den KMU angewendet werden – selbst dann, wenn die ESTV tiefere Ansprüche stellt. Dies bedeutet für KMU eine Rechtsunsicherheit, welche darin resultiert, dass überwiegend Papier aufbewahrt wird.

Die heutige komplizierte Regelung der GeBüV hat den Effekt, dass kaum ein KMU die Buchhaltung ausschliesslich digital führt. Deshalb soll es unserer Meinung nach ausreichen, die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung einzuhalten. Das Speichern auf WORM Laufwerken oder das digitale Signieren sollte freiwillig sein. Heute ist eine dieser Methoden jedoch faktisch eine zwingende Grundlage für eine rechtskonforme digitale Archivierung. Deshalb bleibt den meisten seriösen Unternehmen nur die Verwendung von Papierbelegen.

Wie geht es weiter mit der Motion “Digitale Buchführung erleichtern”?

Nach der einstimmigen Verabschiedung durch den Bundesrat geht die Motion nun an den Ständerat weiter. Zuerst wird die Rechtskommission des Ständerates darüber befinden, bevor sie dann im Ständerat behandelt wird. Dies findet frühestens im Sommer 2022 statt, möglicherweise auch erst im Herbst.

Wir sind gespannt, wie der Ständerat über unser Anliegen befinden wird und freuen uns bereits jetzt auf die sorgenfreie papierlose Buchhaltung für alle KMU in der Schweiz – nicht nur für Run my Accounts Kunden!

1 thought on “179:0 – Nationalrat nimmt Motion “Digitale Buchführung erleichtern” an”

  1. Ich bin selbst Geschäftsführer einer KMU und kann die Initiative nur unterstützen (hab ich auch gemacht, via Andri S.’ Spendenkampagne).

    Mittlerweile ist bei meiner KMU die Situation so:
    50% der Rechnungen bekomme ich per Email als “normales” PDF (ohne Signatur) — muss ich diese also ausdrucken? Dann kann ich ja gleich die PDF speichern und erst bei Bedarf ausdrucken…
    25% sind Quittungen, die ich von Restaurants, Tankstellen etc. erhalte — mehrheitlich auf Thermopapier. Wenn ich diese nicht einscanne, sind die schon nach wenigen Jahren zur Unleserlichkeit verblichen. Eigentlich bietet sich dann nur das Einscannen an (Kopie ist ja dasselbe: der Kopierer scannt das Dokument und druckt es auf normales Papier).
    Die restlichen 25% sind tatsächlich auf klassischem Papier gedruckt und können dann auch traditionell abgeheftet werden.
    Mir scheint, dass die Realität so ist, dass selbst mit gutem Willen die Regelung der GeBüV nicht mehr ernsthaft eingehalten werden kann. Selbst die Buchprüfung durch das Steueramt ist auf Basis von eingescannten Dokumenten erfolgt (war im Corona-Zeitraum April 2020, da wollte die Auditorin nicht persönlich vorbeikommen). Mir unerklärlich, warum der Bundesrat solche Widerstände hat, wenn selbst die ESTV hier vergleichsweise grosszügig ist.

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