Ein gutes Setup bildet die beste Grundlage für ein später perfekt ablaufendes Buchführungs-Mandat. Ein reibungsloses und schnelles Onboarding ist sowohl für unsere neuen Kunden als auch für Run my Accounts zentral.
In unserem service-orientierten Modell wollen wir die Kunden möglichst von administrativen Arbeiten entlasten. Dies gilt auch beim Aufsetzen. Unsere neuen Kunden sollen sich nicht mit dem Einrichten von Kontenplänen, MWST Problemen, ordnungsgemässer Buchführung, Bankverbindungen, Einrichtung des ERP, Rechnungs- und Gutschrifts-Layout, Parametrisierung des ESR-Einzahlungsscheins, etc. befassen müssen. Ein Mindestmass an Aufwand auf Kundenseite ist aber notwendig, weil wir einige Informationen von brauchen und auch schulen müssen.
Der Setup-Prozess ist durch Beratung geprägt. Schon im Verkauf unserer Buchhaltungs-Lösung geht es hauptsächlich darum, eine massgeschneiderte Lösung für unsere Kunden zu finden und diese zu offerieren. Wir sehen es als unsere Aufgabe, die Situation unserer Kunden zu erfassen und die Prozesse für sie zu optimieren – Buchhaltung soll schliesslich einfach werden. Die massgeschneiderte Lösung wird im Setup Prozess umgesetzt. Deshalb spielt auch unser Verkaufs-Berater im Onboarding eine wichtige Rolle: die Lösung, die er für den Kunden entwickelt hat, wird umgesetzt. Unsere Verkaufs-Berater begleiten über den Vertragsabschluss hinaus, bis alles aufgesetzt, geklärt und dokumentiert ist und das Mandat an den persönlichen Kundenbetreuer übergeben ist.
Unser Setup läuft wie folgt ab:
1. Einholen von Informationen
Nachdem unser neuer Kunde den 1-seitigen Buchhaltungs-Vertrag unterzeichnet hat, wird er vom Run my Accounts Setup-Team kontaktiert. Wir holen als erstes ein paar grundlegende Informationen ein, welche wir bis zum Kick-off Meeting brauchen, um alles aufzusetzen:
- Bankverbindungen: IBAN, Einzahlungsscheine, Zahlungsmodus (z.B. auf Fälligkeit, Monatsende, 5 Tage nach Fälligkeit, …)
- Welche Benutzer sollen welche Berechtigung in der Buchhaltung haben?
- Vorlagen und Wünsche zum Rechnungs-Layout, damit unsere neuen Kunden in der Web-App perfekt gestylte Rechnungen schreiben können ein.
- Infos zu Jahresabschlüssen und MWST Erklärungen.
2. Bankanbindung
Damit ein reibungsloser, rascher und effizienter Zahlungsverkehr sichergestellt ist, verbinden wir uns direkt mit dem E-Banking unserer Kunden. Wir haben derzeit mit ca. 50 Banken im In- und Ausland Verträge abgeschlossen. So sind wir direkt ans Banken-System angeschlossen und können elektronische Bankdaten der von uns betreuten Bankkonti beziehen. Ebenso haben wir eine Einstellberechtigung und können unseren Kunden Zahlungen zur Freigabe im E-Banking aufbereiten, damit diese keine Einzahlungsscheine mehr abtippen müssen.
Unsere Kunden berechtigen uns für diese Bankzugriffe. Dazu bereiten wir Briefe an den Bankberater unserer Kunden vor. Die Zürcher Kantonalbank hat ein Run my Accounts Anmeldeformular eingeführt, welches wir unseren Kunden abgegeben dürfen.
3. Kick-off Meeting
Sobald alles eingerichtet ist und der Bankkonto-Zugriff funktioniert – normalerweise 2 bis 3 Wochen nach Vertragsunterzeichnung – führen wir mit dem neuen Kunden ein Kick-off Meeting durch. Daran nimmt von unserer Seite der Verkaufs-Berater und der persönliche Online-Buchhalter teil. Das Vorgehen ist sehr strukturiert, damit möglichst alle kritischen Punkte im Detail besprochen werden und das Mandat später auf beiden Seiten problemlos abgewickelt werden kann. Am Kick-off haben wir folgende Ziele:
- Persönliche Vorstellung Kunde – Run my Accounts Kundenbetreuer
- Besprechung und allenfalls Anpassung / Optimierung des Kontenplans: Unsere Kunden sollen die für sie relevanten Informationen aus der Erfolgsrechnung lesen können.
- Analyse der Kontierung und des Zahlungsverkehrs
- Regelung der Vorgehensweise bei Spesen
- Konfiguration des Scanners
- Gemeinsame Einrichtung des Debitoren-Moduls, damit der Kunde sofort Rechnungen schreiben kann.
- Klärung der Verantwortlichkeiten rund um den Jahresabschluss
- Allfällige Umstellung der MWST Abrechnungs-Methode
- Lohnbuchhaltung, allenfalls Erklärung unseres Lohn Excel Sheets
4. Jetzt kann es losgehen!
Nach dem Kick-off geht’s los und wir führen die Buchhaltung unserer Kunden ab sofort tagesaktuell. Im Normalfall dauert es 1-2 Monate, bis sich alles perfekt eingespielt hat. Unser Ziel ist, dass wir nach dem Kick-off möglichst wenig Kontakt brauchen und alles so weit eingespielt ist, damit sich unsere Kunden keine Minute zu viel mit dem Thema Buchhaltung befassen müssen.
