Buchführung in Zukunft Teil 3: Automatisierung der Buchhaltung

Buchführung in Zukunft - Thomas BrändleDie 4 teilige Blog-Reihe „Buchführung in Zukunft“ basiert auf einem Vortrag, den ich anlässlich des Davos Kongress Treuhand des Unternehmer Forum Schweiz im September 2015 in vor ca. 200 Treuhändern gehalten habe. Im Dritten Teil der Reihe „Buchführung in Zukunft“ gehe ich auf das Thema Automatisierung der Buchhaltung ein.

Die Digitalisierung bietet ein viel grösseres Potential als nur eine Software im Internet zu betreiben: Mit der steigenden Digitalisierung im Bereich der Buchhaltung steigt auch das Potential für eine Automatisierung der Buchhaltung. Die Digitalisierung bietet medienbruchfreie Datenerfassung. Belege müssen nicht abgetippt – sondern können nahtlos in die Buchhaltung eingelesen werden.

Faktoren, welche die Automatisierung der Buchhaltung begünstigen sind folgende:

Buchführung in Zukunft - Automatisierung der Buchhaltung

ISO 20022

Der Zahlungsverkehr wird derzeit auf internationaler Eben einem neuen Standard (ISO 20022) unterzogen. Schon ab 2018 ist ISO 20022 im Interbankenverkehr zwingend – jede Bank wird das neue Format anbieten müssen. Bereits ab 2020 werden die alten Formate (DTA, EZAG) nicht mehr unterstützt.

Die alten Zahlungsformate stammen aus einer Zeit, als der Speicherplatz noch knapp bemessen war. Der Inhalt dieser Formate ist äusserst limitiert (z.B. auf 20 Zeichen pro Feld oder auch weniger); nur die für die Zahlung notwendigsten Daten sind enthalten. ISO 20022 ist ein XML Format, welches wesentlich mehr Informationsgehalt enthält und längere Felder unterstützt.

Der entscheidende Vorteil von ISO 20022 für die Buchhaltung ist die „End-to-End-Referenz“: wird eine Zahlung ins E-Banking hochgeladen, dann erhält der Nutzer auf elektronischem Weg die selbe Referenz zurück, wenn die Transaktion den Status wechseln (z.B. bezahlt wird). Damit können offene Positionen wesentlich automatischer geschlossen werden als heute. Ein Bankkonto-Abgleich wird mit ISO 20022 kaum noch von Hand erfolgen müssen.

Auch wenn sich heute das ISO 20022 Format noch nicht durchgesetzt hat – bei Run my Accounts arbeiten wir bereits seit Jahren mit einer solchen Technologie: wir beziehen elektronische Bankdaten und schliessen damit täglich die offenen Positionen in der Buchhaltung.

Automatische Beleg-Verarbeitung

Bei Run my Accounts setzen wir eine eigene Technologie ein, welche bereits heute 96% aller Datenfelder korrekt aus gescannten Buchungsbelegen ausliest (100% geht noch nicht, weil OCR nicht so präzise ist). Dies bedeutet, dass nur noch 5% aller Daten von Hand nacherfasst werden müssen – dies ist um Faktoren effizienter als eine vollständige manuelle Datenerfassung.

E-Rechnung

Wenn E-Rechnungen eines Tages eine stärkere Verbreitung finden (wir haben gerade im Business-to-Business Umfeld aufgrund strenger regulatorischer Anforderungen der Steuerbehörden lange darauf gewartet), dann ist das Auslesen von Belegen kein Thema mehr. Daten werden dannzumal vollständig automatisch aus den E-Rechnungen ausgelesen.

Zusammen mit dem ISO 20022 Format ist im Bereich der Eingangsrechnungen eine vollständige Automatisierung realistisch.

Neue Zahlungs-Anwendungen

Auch im Bereich der Spesen ist eine Digitalisierung der Buchführung realistisch und nicht mehr so weit entfernt: Zahlungssysteme per Handy der Schweizer Banken wie Paymit oder Twint werden eine automatische Einspeisung von Daten in die Buchhaltung früher oder später ermöglichen.

Aber: Automatisierung der Buchhaltung lohnt sich nur im Grossen

Und sie lohnt sich schon gar nicht für kleinere Betriebe. Immer mehr Buchhaltungssysteme versprechen, dass die Buchhaltung automatisch erfolgen kann. Doch weit gefehlt: bis man die Möglichkeit zur Automatisierung nur schon eingerichtet hat, vergeht viel Zeit. Schnell einmal hat man 7 Bankbuchungen von Hand selber gebucht, bevor die Automatisierung ihr Ziel erreicht hat.

Automatisierung bei KMU lohnt sich nur dann, wenn diese über eine Fabrik produziert wird. Eine solche Fabrik poolt viele kleine Unternehmen und schafft in der Verarbeitung Effekte wie in einem Grossunternehmen:

  • Stetige Grundauslastung, weil laufend Belege eintreffen und verarbeitet werden können.
  • Schwankungen im Belegvolumen können über verschiedene Unternehmen oder Branchen viel besser ausgeglichen werden als in einem kleinen Unternehmen.
  • Spezialisierung: Mehr Volumen bedeutet effizienteres Arbeiten.
  • Skaleneffekte: Automatisierung wird durch Grösse getrieben.

Deshalb gehe ich davon aus, dass eine Automatisierung der Buchhaltung nicht im Unternehmen selber erfolgen wird, sondern über eine Fabrik (resp. ein Business Process Outsourcing), welche auf IT und Prozesse im Bereich der Buchführung spezialisiert ist und diese KMU zur Verfügung stellt. Automatisierung fördert technisches Spezialistenwissen: Nicht mehr primär Buchhaltungsthemen sind relevant, sondern IT und Prozesse.

Bei Run my Accounts machen wir genau diese Erfahrung: Wir können dank einem Pooling von hunderten von KMU enorme Effizienz-Vorteile erzielen, wie es einzelne Unternehmen niemals könnten.

Was heisst das nun für die Treuhand-Branche? Im Teil 4 der Blog-Reihe „Buchführung in Zukunft“ wage ich eine Prognose, wie der Treuhänder 2.0 aussehen wird.

Zu den anderen Blogs dieser Reihe:

 

Gra

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