35 Funktionen, die ein Online ERP fürs KMU haben muss

Online ERP für KMUStehen Sie vor der Evaluation eines neuen ERP (Enterprise Ressource Planning) Systems? Hier beschreiben wir 35 unabkömmliche Funktionen, die ein Online-ERP in einem KMU heute mit an Board haben muss:

  • Offene Schnittstellen: Es ist eine Illusion, dass Sie eine Lösung finden, mit der Sie alle Ihre Geschäfts-Prozesse perfekt abwickeln können. Deshalb sollten Sie darauf achten, dass das ERP Ihrer Wahl offene Schnittstellen (am besten ein REST-API, im schlechten Fall csv) unterstützt. Sie sollten beliebig Daten mit anderen Applikationen austauschen können, um einem Datensilo zu entgehen.
  • Integriertes Debitoren-Modul: Mit einem Debitoren-Modul können Sie bedeutend mehr auswerten, als mit einer simplen Finanzbuchhaltung. Offene Positionen für die Liquiditätsplanung und Überwachung des Zahlungsverhaltens Ihrer Kunden sind zentrale Funktionen. Zudem sollten Sie damit analysieren können, welche Artikel Sie zu welchen Mengen und Preisen verkauft haben.
  • Online: Software as a Service und Cloud Computing sind gross im Kommen. Bis in einigen Jahren werden wahrscheinlich die meisten Software-Applikationen online verfügbar sein. Diesen Schritt sollten Sie bereits heute machen.
  • Integrierte Fakturierung: Um Doppelspurigkeiten zu vermeiden, sollten Rechnungen direkt im ERP geschrieben und danach eingebucht werden können. Sie haben teure Doppelspurigkeiten, wenn Sie ein Rechnungen in einem externen –  nicht mit dem ERP oder der Buchhaltung verbundenen System – schreiben und diese danach noch einmal abgetippt und eingebucht werden müssen.
  • Zahlungsschnittstelle: Sofern Zahlungen direkt aus dem ERP aufbereitet werden können, entfällt eine doppelte Erfassung durch Abtippen des Einzahlungsscheins im E-Banking oder Avisierung per Post.
  • Finanzbuchhaltung: Ein ERP vernachlässigt einen ganz wichtigen Teil, wenn Transaktionen nicht direkt im Finanzbuchhaltungs-Modul verbucht werden können. Ohne Finanzbuchhaltung müssen noch einmal alle Belege in der Buchhaltung erfasst werden.
  • Run-my-Accounts-Kreditoren-mit-ArchivIntegriertes Archiv: Es ist praktisch, wenn bei den Buchungen auch immer das entsprechende Dokument als digital signiertes PDF abgelegt ist. Ein integriertes PDF Archiv bringt Ihnen genau diese Funktion. Achten Sie darauf, dass die Ablage der Dokumente nicht allzu zeitintensiv ist. Grössere PDFs sollten automatisch in einzelne Dokumente (Rechnungen, Bankbelege, etc.) aufgetrennt werden. 
  • Einfach: ein ERP im KMU soll nicht für einen Buchhalter da sein, sondern primär für den Unternehmer. Der Unternehmer soll sich einfach Zugang zu aktuellen Zahlen verschaffen und so ein gutes Bild über den Zustand seiner Unternehmung bekommen können. Die Buchhaltung soll keine Black-Box sein.
  • Zapier.com Schnittstelle: Zapier.com ermöglicht Ihnen, ein ERP an derzeit schon über 195 andere der führenden Business-Web-Apps anzuschliessen. Damit werden Ihre Business-Prozesse durchgängig und doppelter Erfassungsaufwand entfällt.
  • Mahnwesen: Leider zahlen nicht alle Ihre Kunden pünktlich. Deshalb ist es wichtig, dass Sie ein funktionierendes Mahnwesen haben. Grundlage dafür ist eine perfekt abgestimmte Debitoren-Buchhaltung.
  • Open Source: Eine Abhängigkeit von einem Lieferanten kann schmerzhaft sein. Ein Anbieter kann Konkurs gehen, seine Bedingungen ändern, Preise erhöhen oder die Software nicht mehr weiterentwickeln. Ein Aus- oder Umstieg kann dann teuer zu stehen kommen. Wenn sich Ihre Anforderungen ändern,  ist es von Vorteil, wenn Sie diese auch ohne das ok des Software-Herstellers vornehmen können. Mehr über den Einsatz von Open Source ERP-Software bei Run my Accounts.
  • Dashboard im ERPDashboard: grafische Auswertungen erleichtern Ihnen die Übersicht. Damit wird die für viele Menschen komplexe und komplizierte Buchhaltung leichter verständlich.
  • Kreditoren-Buchhaltung: Sie vereinfacht Ihnen das Buchhaltungs-Leben und sie erhöht die Transparenz massiv. Ein gutes Kreditoren-Modul besticht dadurch, dass alle Daten nur einmal erfasst werden müssen: Die Buchung in den Aufwand, die Bereitstellung der Zahlung in einem DTA File und die Zahlungsbuchung. Daher lässt sich direkt aus der Buchhaltung sehen, welche Zahlungen zu einem Stichpunkt noch offen sind. Damit erübrigt sich eine separate kurzfristige Liquiditätsplanung. Und für den Jahresabschluss ersparen Sie sich einen Haufen Zeit.
  • Integriertes Auftragswesen: Einzelne Aufträge sollen erfasst und bei Bedarf zu einer Rechnung zusammengefügt werden können.
  • Mandantenfähigkeit: Ein ERP sollte es zulassen, Buchhaltungen verschiedener Unternehmen über das gleiche System zu führen. So ersparen Sie sich parallele Installationen und zusätzliche Wartungsarbeiten.
  • ESR Einzahlungsscheine: bereits ab ca. 10 Debitoren-Rechnungen pro Monat kann sich der Einsatz von orangen Einzahlungsscheinen mit Referenznummer (ESR) lohnen. Die Banken stellen diese Referenznummern zum Download zur Verfügung. Damit kann der Grossteil der offenen Positionen automatisch geschlossen werden und es passieren weniger Fehlbuchungen.
  • Browser-Basiert: Web-Browser gehören heute zu den leistungsfähigsten und universell einsetzbaren Programmen. Die meisten modernen Business Applikationen sind daher im Web-Browser lauffähig. Damit ist auch ein Zugriff von jedem beliebigen Handy oder Tablet-Computer möglich.
  • Rollenbasierte Benutzerverwaltung: Finanzdaten sind vertraulich. Mitarbeiter sollten nur diejenigen Zahlen einsehen können, welche ihren Kompetenzbereich abdecken. Deshalb sollen die Berechtigungen der Benutzer-Zugängen frei parametrisiert werden können.

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  • Automatisierung: Natürlich ist es von Nutzen, wenn Text-Elemente automatisch aus PDFs ausgelesen und in die Datenfelder abgefüllt werden. Das Abtippen sollte entfallen. Run my Accounts erledigt über die eigene Automatisierungs-Software all diese Tätigkeiten für Sie.
  • Fremdwährungen: Auch KMU sind heute international tätig. Deshalb ist es wichtig, dass beliebige Fremdwährungen im ERP genutzt werden können.
  • Excel-Export: Jeder Report sollte für weitere Berechnungen in Excel exportiert werden können.
  • Kostenstellen und Profit Center: Ab einer gewissen Firmengrösse wird eine genauere Auswertung auf Profit-Center oder Kostenstellen-Ebene relevant. Deshalb sollten diese Funktionen direkt im ERP in allen Modulen genutzt werden können.
  • Schnittstelle zum CRM: Kundendaten werden meist in spezialisierten CRM (Customer Relations Management) Systemen gemanagt. Daten sollten sowohl aus der Buchhaltung ins CRM und umgekehrt verknüpft werden können, damit eine redundante Datenhaltung möglich wird.
  • Direkter Zugriff des Treuhänders / Steuerberaters: Damit eine enge Betreuung Ihres Treuhänders gewährleistet ist, soll er direkt auf Live-Finanz-Daten zurückgreifen können. So kann Sie Ihr Treuhänder perfekt beraten.
  • Wiederkehrende Faktura: Damit Sie Abos oder wiederkehrende Rechnungen abwickeln können, sollten Sie Zeitpläne und Alerts hinter einzelnen Rechnungsvorlagen hinterlegen können.
  • Integriertes Offertwesen: Besonders praktisch ist es, wenn Sie Offerten im ERP schreiben und verwalten können, damit eine Überwachung des Verkaufserfolges möglich wird. Eine Offerte sollte beim Zuschlag direkt in eine Rechnung umgewandelt werden können.
  • Workflow-Modul: dieses erlaubt Ihnen, Belege effizient und papierlos durch Ihre Organisation zu schleusen. Ihre Mitarbeiter können so z.B. Rechnungen inhaltlich kontrollieren und freigeben. Idealerweise können Sie hinterlegen, welche Mitarbeiter in welcher Reihenfolge Rechnungen von welchen Lieferanten über welchen Rechnungsbetrag freigeben dürfen und bilden damit Ihre eigene Organisationstruktur ab.
  • Buchhaltungs-Dashboard im iPadMobiler Zugang: In einer Welt der Smartphones und Tablets wird erwartet, dass der Zugang auf aktuelle Finanzzahlen Orts- und Zeitunabhängig passieren kann. Eine mobile Arbeitsweise muss unterstützt werden – am besten ohne umständlichen VPN Zugriff, USB Tokens, sondern direkt über den Web-Browser.
  • Sprachen: der Einsatz von verschiedenen Sprachen sollte möglich sein. Rechnungsvorlagen, Offerten, Mahnungen, aber auch Kontenpläne und Erfassungsmasken sollen in beliebigen Sprachen zur Verfügung stehen.
  • Integriertes Messaging: eine effiziente Arbeitsweise ermöglicht die Kommunikation zu einzelnen Buchungsvorfällen direkt in der Buchhaltungs-Software. Nur so bleibt es nachvollziehbar, wer aus welchem Grund welche Dokumente entsprechend verbucht hat.
  • Projekt-Abrechnungen: Über Projekt-Abrechnungen sollten Sie Umsätze wie auch Aufwände direkt einzelnen Projekten zuweisen können. Damit lässt sich eine Projekt-Erfolgsrechnung erstellen.
  • Bankenschnittstelle: Ist Ihr ERP über eine direkte Schnittstelle mit der Bank verbunden, können Sie erfasste Zahlungen im DTA Format zur Ausführung ins E-Banking hochladen. Genauso sollte der Download von Zahlungsdaten (wie Swift MT940, Swift MT942 oder v11 Dateien mit ESR Daten) funktionieren.
  • Unterstützung aller Mehrwertsteuer-Methoden: Ein ERP sollte alle möglichen MWST Abrechnungsmethoden unterstützen: die effektiv vereinbarte und vereinnahmte Methode, wie auch Saldosteuersatz vereinbart und vereinnahmt müssen abgebildet werden können.
  • Schnittstelle zum Webshop: E-Commerce wir immer wichtiger. Deshalb sollte ein ERP über geeignete Schnittstellen zu den gängigsten Shop Systemen verfügen.
  • Sicherheit: Das ERP sollte allen Sicherheits-Anforderungen entsprechen. Die Lösung sollte möglichst in 2 Rechenzentren gleichzeitg und gespiegelt laufen und beim Ausfall eines Rechenzentrums problemlos weiter laufen.

Und das Beste: all diese Funktionen haben Sie bei Run my Accounts für nur CHF 29 pro Monat mit dabei!

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